Getty

Pokud jste jako mnozí z nás, množství papíru, který vstupuje do vašeho domova je těžké zvládnout občas. Od pošty přes účtenky až po dokumenty, je to výzva, aby to všechno bylo organizované., Zatímco mnoho podniků se pohybují směrem bezpapírové systémy, to nemá pocit, že způsob, když se podíváte na hromady finančních dokumentů ve vaší domácnosti.

při rozhodování o životě a financích je obvykle papírová stopa. Totéž platí, když něco kupujete, prodáváte nebo pojistíte. A po zdanění každý rok, je tu další stoh dokumentů přidat do souborů. Co byste měli ušetřit a co je v pořádku hodit do této týdenní sbírky odpadků-tím máme na mysli, co je třeba řádně skartovat a zlikvidovat?,

hlavním důvodem pro podání finančních dokumentů je být schopen bránit vaše roční daňové přiznání v případě potřeby, ale existují i jiné důvody pro uložení určitých typů papírování. Zde je stručný návod, co dělat s vašimi finančními dokumenty: jak dlouho potřebujete uložit ty důležité, jak ukládat dokumenty, které si uchováváte, a jak bezpečně zlikvidovat zbytek.

jak dlouho byste měli uchovávat finanční dokumenty?

některé finanční dokumenty by měly být uchovávány dlouhodobě. Zde je rozpis dokumentů, které je třeba uložit, na základě času, kdy by měly být uchovávány.,

sedm let nebo déle

pokud jde o daně, je nejlepší vést daňovou evidenci po dobu nejméně sedmi let. Promlčecí lhůta IRS pro audit je tři roky. Existují však okolnosti, kdy se mohou vrátit až šest nebo sedm let, například pokud máte ohlášený příjem o 25% nebo více. Státní stanovy omezení se mohou lišit, proto se poraďte s daňovým odborníkem o omezeních ve vašem státě.

vaše nejlepší sázka je co nejdéle držet daňové přiznání. Pokud budete někdy čelit daňovému auditu, pak budete mít všechny informace, které potřebujete., Měli byste také zvážit uložení dokumentů, které ověřují informace o vašich výnosech po dobu nejméně sedmi let, jako jsou formuláře W-2 a 1099, příjmy a platby. Pokud máte příjmy související s aktivy, jako jsou příjmy za projekty přestavby domů, uchovávejte je tak dlouho, dokud jste vlastníkem.

Rok

Dokumenty, které spadají do této kategorie patří non-daňové-související bankovní a kreditní karty prohlášení, investice výpisy, výplatní pásky a potvrzení pro velké nákupy., Uchovávejte tyto záznamy po ruce po dobu jednoho roku, pokud je potřebujete k podpoře vaší aktuální daňové přípravy nebo jako důkaz příjmů při velkém nákupu.

Federální Obchodní Komise navrhuje, drží na své placené účty za lékařskou péči za rok, než se jim hodil—pokud máte nevyřešený pojištění sporu, v takovém případě by se udržet účty za lékařskou péči, dokud se spor nevyřeší. Lékařské účty jsou matoucí a mít záznamy po ruce, aby zpochybnily platby nebo chyby, je moudré.,

mnoho bank a vydavatelů kreditních karet nyní nabízí elektronická prohlášení, takže možná nebudete muset mít po ruce papírové kopie, které omezí přebytečný nepořádek. Pokud vás dlouhodobé uchovávání jiných dokumentů znepokojuje, můžete se rozhodnout je naskenovat, abyste vytvořili elektronické kopie a poté zlikvidovali původní papírové dokumenty.

méně než jeden rok

některé dokumenty nemusí zabírat cenný prostor ve vaší domácnosti po velmi dlouhou dobu., Například, nebojte se o udržení příjmů, pokud se týkají:

• Výrobky pod záruka
• daňové přiznání
• Pojištění pohledávek

můžete hodit nejvíce měsíční účty poté, co budete platit jim, nebo po platby připsány na váš bankovní výpis. Pokud budete potřebovat se vrátit k ověření cokoliv, uvidíme, jestli můžete získat přístup k minulosti účty prostřednictvím on-line přístupu k účtu. Mnoho společností udržuje minulé účty a faktury k dispozici online za posledních několik měsíců nebo déle.,

banky vám obvykle nezrušují zrušené šeky, ale pokud ano, většina zrušených šeků je v pořádku, jakmile ověříte, že váš bankovní výpis je správný. Některé zrušené kontroly by však měly být uloženy, pokud se týkají daňových přiznání, jako jakékoli charitativní darování.

jaké finanční dokumenty byste měli mít navždy?

podívali jsme se na dokumenty, které jsou v pořádku vyhodit po určitém čase, ale existuje spousta dokumentů, které byste měli držet na neurčito., Důležité dokumenty uložit navždy patří:

• Rodné listy
• Sociální Zabezpečení karet
• Oddací listy
• Přijetí dokumentů
• Smrt certifikáty
• Pasů
• Závěti a závěti
• plné moci
• Právní piliny
• Vojenské záznamy
• odchod do Důchodu a penzijní plány
• Dědičnost dokumenty
• Příjemce formuláře

Pro něco, co jsi koupil, nebo pojištěné, měli byste uložit dokumenty týkající se alespoň tak dlouho, jak je vlastníte, nebo do konce záruky., Nebude to bolet, když je budete držet déle, jen abyste byli v bezpečí. To zahrnuje tituly, listiny, pojistné smlouvy, záruční dokumentaci a další.

Zdravotní pojištění a související dokumenty jsou důležité pro dlouhodobé udržení. Pokud je vaše zdravotní pojištění aktivní, měli byste tyto záznamy uchovávat. Pokud vaše krytí skončilo nebo jste se přestěhovali do jiné pojišťovny, pokračujte a házejte papírování, jakmile jste si jisti, že to nebudete potřebovat. Totéž platí, pokud pobíráte dávky v invaliditě nebo v nezaměstnanosti. Uchovávejte dokumentaci, dokud nebudete vědět, že ji již nepotřebujete.,

Pokud máte finanční záznamy nebo dokumenty, nejste si jisti, že budete potřebovat, chybujte na straně opatrnosti. Uchovávejte všechny dokumenty, dokud nebudete pozitivní, nepotřebujete je.

jak ukládat finanční dokumenty

můžete omezit nepořádek vytvořením spolehlivého systému pro ukládání finančních dokumentů. Udržování vašich dokumentů v bezpečí je stejně důležité., Při ukládání vašich dokumentů, budete chtít, storage řešení, které je:

• Snadno přístupná
• ochrana proti odcizení
• Chráněné z prostředí/počasí/poškození
• Dobře organizované

Ať už máte papírové dokumenty nebo elektronické verze, zde jsou možnosti pro ukládání vaše finanční dokumenty bezpečně dlouhodobě.

Skladování papíru

mnoho lidí se rozhodne uchovávat dokumenty uložené v kartotéce. Použijte složky souborů k organizaci papírování podle předmětu, roku nebo jiné metody podle vašeho výběru., Bankéři boxy jsou další možnost skladování, ale ty jsou náchylnější k poškození vodou.

pro vaše nejdůležitější dokumenty nemusí stačit standardní kartotéka. Použití domácího trezoru může být lepší volbou. Hledejte trezor, který je protipožární a vodotěsný pro maximální ochranu. Domácí trezor nemusí být komplikovaný nebo drahý, jako něco, co jste pravděpodobně viděli ve filmech (není třeba skryté trezory na zeď Za uměleckými díly). Jednoduchý lockbox, který můžete chytit a jít, je ideální pro ukládání dokumentů v případě domácího požáru nebo povodně.,

bezpečnostní schránky bývaly oblíbenou metodou pro ukládání cenností, včetně základních dokumentů. Ne všechny bankovní pobočky dnes nabízejí bezpečnostní schránky, ale může to být možnost, pokud dáváte přednost uchovávání těchto dokumentů mimo pracoviště. Mějte na paměti, že jste na milost finanční instituce, pokud jde o to, kdy máte přístup k bezpečnostní schránce.

elektronické úložiště

Pokud se chcete přesunout k méně papíru, existuje spousta možností digitálního úložiště.,

mnoho finančních institucí a podniků vám nyní umožňuje zvolit elektronickou fakturaci a výpisy, a to buď prostřednictvím e-mailu nebo přístupu k online účtu. Některé banky nyní účtují poplatek za papírové výpisy, protože elektronická papírování se stává snadněji dostupnou.

u jiných dokumentů můžete pomocí skeneru Skenovat do počítače nebo můžete fotografovat pomocí mobilního telefonu.

udržování všech dokumentů v počítači není příliš efektivní a může se prohýbat systémem., Mezi další možnosti digitálního ukládání patří externí pevné disky, jako jsou HDD a sdd,které jsou kompaktními řešeními pro ukládání obrovského množství elektronických dat. Ještě kompaktnějším řešením je ukládání elektronické papírování na flash disk, i když flash disky jsou také snadněji zaměnitelné nebo poškozeny.

Pokud jedete digitální cestou, může být dobré vytvořit více záložních kopií v případě, že je jedna z nich poškozena nebo selže. Digitální zálohy zabírají mnohem méně místa než více papírových kopií důležitých dokumentů.,

Další možností je jít s cloudovým úložištěm pro základní papírování. Posledních několik let došlo k explozi cloud-based řešení, včetně:

• Dropbox
• Disk Google
• Microsoft OneDrive
• iCloud
• Amazon Cloud Drive
• Pole
• NextCloud
• iDrive
• Carbonite

Pomocí cloud-storage založené nejen šetří prostor, ale mohou být také skvělé pro organizování a udržet vaše dokumenty bezpečné, protože většina služeb zaručují ochranu prostřednictvím šifrované sítě., Mnoho cloudových řešení umožňuje přístup prostřednictvím mobilních zařízení, díky čemuž jsou vaše dokumenty přístupné téměř kdekoli na světě.

Pokud nakonec vyberete řešení digitálního úložiště, ujistěte se, že v budoucnu nepotřebujete fyzickou kopii nebo originální dokument. Poslední věc, kterou chcete udělat, je skartovat něco, abyste ušetřili místo, ale potřebujete to o pět let později.

Jak se zbavit Staré Finanční Dokumenty

Vymazání doma hromady starých, zbytečné papírování, je to nádherný pocit, ale ne šrot s týdenní úklid., Většina těchto dokumentů obsahuje osobní údaje, které nechcete mít vystaveny.

Podle Federální Obchodní Komise (FTC) zpráva, více než 3,2 milionu spotřebitelů byly podány zprávy s Consumer Sentinel Sítě v roce 2019, a 20% z nich se týkal krádeží identity. Vyhazování dokumentů s odpadky vystavuje vaše informace každému, kdo je ochoten udělat trochu špinavou práci, aby ukradl vaši identitu. Možná si neuvědomujete, kolik informací je přítomno na vašich starých účtech, výkazech, zrušených a zrušených kontrolách a dalších finančních dokumentech.,

Tady je to, co by mohl být přítomen na dokumenty, které chcete vyhodit:

• celé jméno
• Fyzické adresy
• Telefonní čísla
• čísla Účtu
• Směrovací čísla
• řidičský průkaz čísla
• čísla Politiky
• uživatelské jméno
• Hesla
• informace o Členství
• Lékařské záznamy
• Podpisy

Vaše nejlepší volba je skartovat všechny dokumenty, které obsahují citlivé informace, než se jim hodil. Buď investujte do drtiče pro váš domov, nebo využijte profesionální skartovací službu., Budete pravděpodobně platit poplatek za tuto službu, ale je to malá cena, aby vaše osobní údaje v bezpečí.

Zde jsou některé maloobchodních prodejen, které nabízejí služby skartace:

• Office Depot
• Office Max
• Staples
• The UPS Store
• FedEx Office Print & Ship Center

Mnoho měst také drží toaletní papír, skartace dní pro rezidenty. Podívejte se na webové stránky vašeho města pro informace o událostech, jako je tento.,

finanční život nutně zahrnuje značné množství dokumentace,—z měsíční bankovní výpisy, pojištění dokumenty do různých materiálů potřebných k souboru daní. Tím, že se naučíte, co musí zůstat a co je zdarma, můžete minimalizovat množství materiálů, které se v průběhu času hromadí.