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Wenn Sie wie viele von uns sind, ist die Menge an Papier, die Ihr Haus betritt manchmal schwer zu handhaben. Von E-Mails über Quittungen bis hin zu Dokumenten ist es eine Herausforderung, alles organisiert zu halten., Während sich viele Unternehmen auf papierlose Systeme zubewegen, fühlt es sich nicht so an, wenn Sie sich die Stapel von Finanzpapieren in Ihrem Zuhause ansehen.

Wenn Sie Lebens – und Finanzentscheidungen treffen, gibt es normalerweise eine Papierspur. Gleiches gilt, wenn Sie etwas kaufen, verkaufen oder versichern. Und nach der Steuerzeit jedes Jahr gibt es einen weiteren Stapel von Dokumenten, die Sie Ihren Dateien hinzufügen können. Was sollten Sie sparen und was ist in Ordnung, um die Müllabfuhr dieser Woche einzuwerfen—womit wir meinen, was muss zerkleinert und ordnungsgemäß entsorgt werden?,

Der Hauptgrund für die Einreichung von Finanzdokumenten besteht darin, Ihre jährlichen Steuererklärungen bei Bedarf verteidigen zu können, aber es gibt auch andere Gründe, bestimmte Arten von Papierkram zu sparen. Hier ist eine kurze Anleitung, was mit Ihren Finanzdokumenten zu tun ist: Wie lange Sie die wichtigen speichern müssen, wie Sie die Dokumente speichern, die Sie aufbewahren, und wie Sie den Rest sicher entsorgen können.

Wie lange sollten Sie Finanzdokumente aufbewahren?

Einige Finanzdokumente sollten langfristig aufbewahrt werden. Hier ist eine Aufschlüsselung der zu speichernden Dokumente, basierend auf der Zeit, in der sie aufbewahrt werden sollten.,

Sieben Jahre oder länger

Wenn es um Steuern geht, ist es am besten, alle Steuerunterlagen für mindestens sieben Jahre zu halten. Die IRS Verjährungsfrist für die Prüfung beträgt drei Jahre. Es gibt jedoch Umstände, in denen sie bis zu sechs oder sieben Jahre zurückgehen können, z. B. wenn Sie ein Einkommen um 25% oder mehr unterschreiten. Staatliche Statuten von Einschränkungen können variieren, so überprüfen Sie mit einem Steuerfachmann über die Einschränkungen in Ihrem Staat.

Ihre beste Wette ist, so lange wie möglich an Ihren Steuererklärungen festzuhalten. Wenn Sie jemals einer Steuerprüfung gegenüberstehen, haben Sie alle Informationen, die Sie benötigen., Sie sollten auch in Betracht ziehen, Dokumente zu speichern, die die Informationen zu Ihren Rücksendungen für mindestens sieben Jahre überprüfen, z. B. W-2-und 1099-Formulare, Quittungen und Zahlungen. Wenn Sie Quittungen im Zusammenhang mit Vermögenswerten haben, z. B. Quittungen für Renovierungsprojekte, bewahren Sie diese so lange auf, wie Sie Eigentümer sind.

Ein Jahr

Zu den Dokumenten, die in diese Kategorie fallen, gehören nicht steuerbezogene Bank-und Kreditkartenabrechnungen, Anlageabrechnungen, Zahlungsstubs und Quittungen für große Einkäufe., Bewahren Sie diese Aufzeichnungen ein Jahr lang auf, wenn Sie sie zur Unterstützung Ihrer Steuervorbereitung im laufenden Jahr oder als Einkommensnachweis bei einem großen Kauf benötigen.

Die Federal Trade Commission schlägt vor, Ihre bezahlten Arztrechnungen für ein Jahr festzuhalten, bevor Sie sie werfen—es sei denn, Sie haben einen ungelösten Versicherungsstreit, in diesem Fall würden Sie die Arztrechnungen behalten, bis der Streit beigelegt ist. Arztrechnungen sind verwirrend, und Aufzeichnungen zur Hand zu haben, um Zahlungen oder Fehler zu bestreiten, ist klug.,

Viele Banken und Kreditkartenunternehmen bieten jetzt elektronische Kontoauszüge an, sodass Sie möglicherweise keine Papierkopien zur Hand haben müssen, wodurch überschüssiges Durcheinander verringert wird. Wenn Sie andere Dokumente längerfristig aufbewahren, können Sie sie scannen, um elektronische Kopien zu erstellen, und dann die Originaldokumente auf Papier entsorgen.

Weniger als ein Jahr

Einige Dokumente müssen nicht sehr lange wertvollen Platz in Ihrem Haus einnehmen., Machen Sie sich beispielsweise keine Sorgen um die Aufbewahrung von Quittungen, es sei denn, sie beziehen sich auf:

• Produkte unter Garantie
• Ihre Steuererklärungen
• Versicherungsansprüche

Sie können die meisten monatlichen Rechnungen nach Zahlung oder nach Gutschrift der Zahlungen auf Ihren Kontoauszug werfen. Wenn Sie am Ende etwas überprüfen müssen, überprüfen Sie, ob Sie über den Online-Kontozugriff auf vergangene Rechnungen zugreifen können. Viele Unternehmen halten vergangene Rechnungen und Rechnungen für die letzten Monate oder länger online verfügbar.,

Banken senden normalerweise keine stornierten Schecks mehr an Sie zurück, aber wenn Ihre dies tun, sind die meisten stornierten Schecks in Ordnung, sobald Sie überprüft haben, dass Ihr Kontoauszug korrekt ist. Einige stornierte Schecks sollten jedoch gespeichert werden, wenn sie sich auf Steuererklärungen beziehen, wie jede gemeinnützige Organisation.

Welche Finanzdokumente sollten Sie für immer aufbewahren?

Wir haben uns angeschaut Dokumente, die okay sind, wegwerfen nach einer bestimmten Zeit, aber es gibt viele Dokumente, die Sie halten sollte, auf unbestimmte Zeit., Wichtige Papiere, um für immer zu sparen, sind:

• Geburtsurkunden
• Sozialversicherungskarten
• Heiratsurkunden
• Adoptionspapiere
• Sterbeurkunden
• Pässe
• Testamente und lebende Testamente
• Vollmachten
• Rechtliche Einreichungen
• Militärakten
• Alters-und Rentenpläne
• Erbschaft dokumente
• Empfängerformulare

Für alles, was Sie gekauft oder versichert haben, sollten Sie die zugehörigen Dokumente mindestens so lange speichern, wie Sie sie besitzen oder bis die Garantie endet., Es wird jedoch nicht schaden, sie länger in der Nähe zu halten, nur um sicher zu sein. Dazu gehören Titel, Urkunden, Versicherungspolicen, Garantiedokumente und mehr.

Krankenversicherungen und zugehörige Dokumente sind wichtig, um langfristig zu halten, auch. Solange Ihre Krankenversicherung aktiv ist, sollten Sie diese Aufzeichnungen führen. Wenn Ihre Deckung beendet ist oder Sie zu einer anderen Versicherungsgesellschaft umgezogen sind, werfen Sie Papierkram, sobald Sie sicher sind, dass Sie ihn nicht benötigen. Gleiches gilt, wenn Sie Invaliditäts-oder Arbeitslosengeld erhalten. Bewahren Sie die Dokumentation auf, bis Sie wissen, dass Sie sie nicht mehr benötigen.,

Wenn Sie finanzielle Aufzeichnungen oder Dokumente haben, die Sie nicht sicher sind, werden Sie brauchen, irren Sie auf der Seite der Vorsicht. Bewahren Sie alle Dokumente auf, bis Sie sicher sind, dass Sie sie nicht benötigen.

So speichern Sie Finanzdokumente

Sie können Unordnung reduzieren, indem Sie ein zuverlässiges System zum Speichern Ihrer Finanzdokumente erstellen. Ebenso wichtig ist es, Ihre Dokumente zu schützen., Wenn Sie Ihre Dokumente speichern, werden Sie eine Speicherlösung wollen, die ist:

• Leicht zugänglich
• Geschützt vor Diebstahl
• Geschützt vor der Umwelt/Wetter/Schäden
• Gut organisiert

Ob Sie Papierdokumente oder elektronische Versionen haben, hier sind Optionen für Ihre Finanzdokumente sicher langfristig zu speichern.

Papierlagerung

Viele Menschen entscheiden sich dafür, Dokumente in einem Aktenschrank aufzubewahren. Verwenden Sie Dateiordner, um Papierkram nach Thema, Jahr oder einer anderen Methode Ihrer Wahl zu organisieren., Bankers Boxen sind eine weitere Speicheroption, aber diese sind anfälliger für Wasserschäden.

Für Ihre wichtigsten Dokumente reicht ein Standard-Aktenschrank möglicherweise nicht aus. Die Verwendung eines Haussafe kann eine bessere Option sein. Suchen Sie nach einem Safe, der feuerfest und wasserdicht für maximalen Schutz ist. Ein Haussafe muss nicht aufwendig oder teuer sein, wie etwas, das Sie wahrscheinlich in den Filmen gesehen haben (keine Notwendigkeit für versteckte Wandsafes hinter Kunstwerken). Eine einfache Lockbox, die Sie greifen und gehen können, ist perfekt zum Speichern von Dokumenten im Falle eines Hausbrandes oder einer Flut.,

Schließfächer waren früher eine beliebte Methode zur Aufbewahrung von Wertsachen, einschließlich wesentlicher Dokumente. Nicht alle Bankfilialen bieten heute Schließfächer an, aber es kann eine Option sein, wenn Sie diese Dokumente lieber außerhalb des Standorts aufbewahren möchten. Denken Sie daran, dass Sie dem Finanzinstitut ausgeliefert sind, wann Sie auf Ihr Schließfach zugreifen können.

Elektronischer Speicher

Wenn Sie zu weniger Papier wechseln möchten, gibt es viele digitale Speicheroptionen.,

Mit vielen Finanzinstituten und Unternehmen können Sie sich jetzt für elektronische Abrechnungen und Kontoauszüge entscheiden, entweder per E-Mail oder Online-Kontozugriff. Einige Banken erheben jetzt eine Gebühr für Papierauszüge, da elektronischer Papierkram leichter verfügbar wird.

Für andere Dokumente können Sie sie mit einem Scanner in Ihren Computer scannen oder Fotos mit Ihrem Mobiltelefon aufnehmen.

Das Aufbewahren all Ihrer Dokumente auf Ihrem Computer ist nicht sehr effizient und kann Ihr System lahmlegen., Andere digitale Speicheroptionen umfassen externe Festplatten wie Festplatten und SDDs, die kompakte Lösungen zum Speichern großer Mengen elektronischer Daten sind. Eine noch kompaktere Lösung ist das Speichern von elektronischem Papierkram auf einem Flash-Laufwerk, obwohl Flash-Laufwerke auch leichter zu verlegen oder zu beschädigen sind.

Wenn Sie den digitalen Weg gehen, kann es eine gute Idee sein, mehrere Sicherungskopien zu erstellen, falls einer von ihnen beschädigt ist oder ausfällt. Digitale Backups benötigen viel weniger Speicherplatz als mehrere Papierkopien Ihrer wichtigen Dokumente.,

Eine weitere Option ist Cloud-basierter Speicher für wichtigen Papierkram. In den letzten Jahren gab es eine Explosion von Cloud-basierten Lösungen, darunter:

• Dropbox
• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• iCloud
• Amazon Cloud Drive
• Box
• NextCloud
• iDrive
• Carbonite

Die Verwendung von Cloud-basiertem Speicher spart nicht nur Speicherplatz, sondern kann auch seien Sie ideal für die Organisation und Aufbewahrung Ihrer Dokumente sicher, da die meisten Dienste Schutz durch verschlüsselte Netzwerke garantieren., Viele Cloud-basierte Lösungen ermöglichen den Zugriff über mobile Geräte und machen Ihre Dokumente fast überall auf der Welt zugänglich.

Wenn Sie sich für eine digitale Speicherlösung entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie in Zukunft keine physische Kopie oder kein Originaldokument benötigen. Das letzte, was Sie tun möchten, ist etwas zu zerkleinern, um Platz zu sparen, nur um es fünf Jahre später zu brauchen.

So entsorgen Sie alte Finanzdokumente

Es ist ein wunderbares Gefühl, Ihr Zuhause von Haufen alter, nutzloser Papiere zu befreien, aber verschrotten Sie es nicht mit Ihrer wöchentlichen Müllabfuhr., Die meisten dieser Dokumente enthalten persönliche Informationen, die Sie nicht offenlegen möchten.

Laut einem Bericht der Federal Trade Commission (FTC) wurden 2019 über 3.2 Millionen Verbraucherberichte beim Consumer Sentinel Network eingereicht, und 20% von ihnen betrafen Identitätsdiebstahl. Wenn Sie Dokumente mit Ihrem Papierkorb wegwerfen, werden Ihre Informationen jedem zugänglich, der bereit ist, ein wenig schmutzige Arbeit zu leisten, um Ihre Identität zu stehlen. Möglicherweise wissen Sie nicht, wie viele Informationen auf Ihren alten Rechnungen, Kontoauszügen, ungültigen und stornierten Schecks und anderen Finanzdokumenten vorhanden sind.,

Hier ist, was auf den Dokumenten vorhanden sein könnte, die Sie wegwerfen möchten:

• Vollständige Namen
• Physische Adressen
• Telefonnummern
• Kontonummern
• Routing-Nummern
• Führerscheinnummern
• Policy-Nummern
• Benutzernamen
• Passwörter
• Mitgliedschaftsinformationen
• Medizinische Aufzeichnungen
• Signaturen

Ihre beste Option ist es, alle Dokumente zu zerkleinern, die vertrauliche Informationen enthalten, bevor Sie sie werfen. Investieren Sie entweder in einen Aktenvernichter für Ihr Zuhause oder nutzen Sie einen professionellen Aktenvernichter., Sie werden wahrscheinlich eine Gebühr für diesen Service zahlen, aber es ist ein kleiner Preis, um Ihre persönlichen Daten zu schützen.

Hier sind einige Einzelhandelsgeschäfte, die Schredderdienste anbieten:

• Office Depot
• Office Max
• Staples
• Der UPS Store
• FedEx Office Print & Ship Centers

Viele Städte veranstalten auch kostenlose Schreddertage für Einwohner. Überprüfen Sie die Website Ihrer Stadt für Informationen über Veranstaltungen wie diese.,

Ein Finanzleben beinhaltet notwendigerweise eine erhebliche Menge an Dokumentation—von monatlichen Kontoauszügen über Versicherungsdokumente bis hin zu den verschiedenen Materialien, die für die Einreichung Ihrer Steuern erforderlich sind. Indem Sie lernen, was bleiben muss und was frei ist, können Sie die Menge an Materialien minimieren, die Sie im Laufe der Zeit ansammeln.