Ein neues Jahr steht vor der Tür, was bedeutet, es ist Zeit für W-2-Verarbeitung. Wie Sie wahrscheinlich wissen, hat der IRS detaillierte Anforderungen für das Ausfüllen von Formular W-2. Darüber hinaus hat die Social Security Administration (SSA) bestimmte Fristen, wann W-2s bei der Agentur eingereicht und an Mitarbeiter geliefert werden sollten.

Insbesondere müssen Sie ein Formular W-2 für jeden Mitarbeiter ausfüllen, an den Sie während des Steuerjahres 600 USD oder mehr gezahlt haben. Diese Regel gilt unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße., Sie müssen auch jede W-2 bei der SSA einreichen und den Mitarbeitern spätestens am 31.

Aber irren ist menschlich. Was sollten Sie also tun, wenn Sie einen W-2-Fehler feststellen? Erstens, wissen, dass W – 2 Fehler sind sehr reparierbar, so gibt es keinen Grund zur Panik.

als Nächstes gehen wir über die verschiedenen Arten von W-2-Fehler. Anschließend besprechen wir, wann und wie diese Fehler über ein korrigiertes Formular W-2 behoben werden können, das auch als „Formular W-2c“ bezeichnet wird.,“

Arten von W-2-Fehlern

Zu den häufigsten W-2-Fehlern gehören laut IRS:

• Weglassen von Dezimalstellen und Cent aus Dollarbeträgen
• Einfügen von Dollarzeichen in „money“ – Felder
• Fehlerhaftes Formatieren name der Mitarbeiter im Feld „e“
• Eingabe der falschen Arbeitgeberidentifikationsnummer oder Auflistung der Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters als EIN
• Verwenden eines zu großen oder zu kleinen Drucks., Das IRS empfiehlt 12-Punkt-Kurierschrift
• Irrtümlich den Steckplatz“ Ruhestandsplan“in Feld 13 zu überprüfen
• Einträge nicht sichtbar genug zu machen. Nur schwarze Tinte ist erlaubt
• Kann das offizielle W-2-Formular nicht verwenden.,ors:
  • Falsche Höhe der Bundes -, Landes-und/oder lokalen steuerpflichtigen Löhne
  • Falsche Bundes -, Landes-und/oder lokale Steuern einbehalten
  • Ungenauer Name, Adresse und/oder SSN
  • Unsachgemäße Codierung für Box 12
  • Ungenaue Tipps zur sozialen Sicherheit oder zugewiesene Tipps
  • Falsches Steuerjahr

  Bei Verwendung des Formulars W-2c

  Obwohl das Formular W-2c zur Behebung vieler W-2-Fehler geeignet ist, benötigen nicht alle W-2-Fehler ein W-2c.,kuratieren Mitarbeiter name, Anschrift oder SSN

• Falsch EIN
• Falsch Löhne oder Steuerabzugs
• Falsch Steuerjahr
• Sie berichteten 2 W-2s für einen Mitarbeiter unter den gleichen EIN, aber nur 1 sollte die gemeldet wurden,
• Sie berichteten 2 W-2s für einen Mitarbeiter unter den gleichen EIN, aber nur 1 ist falsch

Tun nicht verwenden Sie Formular W-2c:

• Wenn Sie haben bereits gegeben die Mitarbeiter der W-2 Kopie aber noch nicht eingereicht, das Formular mit der SSA., Aktivieren Sie stattdessen das Kontrollkästchen“ Void “ bei Kopie A des falschen W-2. Erstellen Sie dann ein neues W-2 mit den entsprechenden Informationen. Schreiben Sie “ KORRIGIERT „auf die Kopie des neuen W-2 des Mitarbeiters; Geben Sie diese“ KORRIGIERTE “ Kopie an den Mitarbeiter. Kopieren Sie die Datei A des neuen W-2 mit der SSA, schreiben Sie jedoch nicht „KORRIGIERT“auf die Kopie der SSA
• , um die Zahlung zurückzumelden. Überprüfen Sie stattdessen die IRS-Veröffentlichung 957 auf Anweisungen zur Rückmeldung an die SSA

10 Tipps zum Ausfüllen des Formulars W-2c

Tipp # 1: Stellen Sie sicher, dass Sie das offizielle IRS-Formular W-2c verwenden., Sie können W-2s und W-2cs bei der IRS online oder telefonisch bei der Agentur bestellen. Oder Sie können sie bei einem externen autorisierten Verkäufer kaufen, z. B. in einem großen Bürofachgeschäft.

Tipp #2: Wenn Sie die Lohnabrechnung einschließlich der W-2-Verwaltung auslagern, ist Ihr Lohnabrechnungsanbieter wahrscheinlich dafür verantwortlich, W-2-Formulare zu erhalten und die W-2-Vorbereitung, – verteilung und-korrekturen durchzuführen., überprüfen Sie die allgemeinen Anweisungen der IRS für die Formulare W-2 und W-3, die die folgenden 3 Abschnitte zur Behebung von W-2-Fehlern enthalten:

1. Allgemeine Anweisungen, z. B. wann und wie das Formular W-2c (und das Formular W — 3c-das Übermittlungsformular) einzureichen ist
2. Spezielle Situationen, z. B. das Korrigieren nur des Namens des Mitarbeiters und/oder steuer jahr oder JAHR, oder mehr als 1 W-2 für die gleiche mitarbeiter
3. Spezifische anweisungen, wie wie zu komplette jedes W-2c box

Die anweisungen variieren, je nach art der fehler.,

Tipp #4: Beachten Sie die Situationen, in denen ein W-2c optional ist. Wenn der W-2 beispielsweise die falsche Mitarbeiteradresse wiedergibt, aber alles andere korrekt ist und Sie den W-2 bereits bei der SSA eingereicht haben, können Sie die Korrektur auf drei Arten vornehmen:

1. Geben Sie dem Mitarbeiter ein neues Formular W-2 mit der richtigen Adresse., Schreiben Sie „NEU AUSGESTELLTE ANWEISUNG“ auf die neuen Kopien, aber nicht Datei Kopie A mit der SSA
2. Stellen Sie dem Mitarbeiter ein Formular W-2c mit der richtigen Adresse in Feld „i“, aber nicht Datei Kopie A der W-2c mit der SSA
3. Legen Sie die W-2 mit der falschen Adresse in einen Umschlag mit der richtigen Adresse und liefern Sie sie an den Mitarbeiter

Von diesen 3 Alternativen benötigt nur #2 ein W-2c.

Tipp #5: Sie können Änderungen an staatlichen oder lokalen W-2-Informationen im Formular W-2c vornehmen., Wenn dies jedoch Ihre einzigen Änderungen sind, reichen Sie den W-2c nicht bei der SSA ein. Reichen Sie stattdessen das W-2c bei der staatlichen oder lokalen Verwaltungsbehörde ein (basierend auf ihren Berichtspflichten) und geben Sie dem Mitarbeiter seine Kopie.

Tipp # 6: Wenn Sie nicht sicher sind, ob ein W-2c der richtige Ansatz zur Lösung eines W-2-Fehlers ist, oder wenn Sie Erläuterungen zu den Anweisungen des IRS benötigen, suchen Sie fachkundigen Rat. Denken Sie daran, das Ziel des W-2c ist es, das Problem zu beheben und keinen weiteren Fauxpas zu verursachen.

Tipp # 7: Vergessen Sie nicht, das Formular W-3c zu senden, das eine Zusammenfassung aller W-2cs enthält, die mit Ihrer W-2c-Einreichung gesendet werden., Wenn die W-2cs für verschiedene Steuerjahre gelten, reichen Sie für jedes Steuerjahr einen separaten W-3c ein.

Tipp # 8: Datei die W-2c und liefern eine kopie an die mitarbeiter so schnell wie möglich nach erkennung der W-2 fehler. Die SSA empfiehlt Arbeitgebern, W-2s und W-2cs online einzureichen, um Zeit zu sparen und die Genauigkeit zu verbessern.

Tipp 9: Versuchen Sie, W-2s frühzeitig vor dem 31. Dies kann Ihnen helfen, W-2-Probleme sofort zu fangen und zu beheben.

Tipp # 10: Ignorieren Sie nicht W – 2 Fehler., Wenn ein Mitarbeiter Sie auf das Problem aufmerksam macht und Sie es nicht ansprechen, kann er eine Beschwerde gegen Sie beim IRS einreichen. Sie können mit Strafen rechnen, wenn Sie kein korrektes und rechtzeitiges W-2 einreichen.

Beispiel: Für Anmeldungen aufgrund Dez. 31, 2019, beträgt die Strafe 50 USD pro Formular W-2, das innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf der Frist korrekt eingereicht wurde, bis zur Höchststrafe für das Jahr (194.500 USD für kleine Unternehmen). Die Höchststrafe für die Einreichung eines korrigierten W-2 beträgt 270 USD pro Formular. Sie können die Strafe vermeiden, wenn der Fehler „inkonsequent“ ist oder wenn Sie „angemessene Ursache“ anzeigen können.,“

Die Informationen auf dem Formular W-2 Ihrer Mitarbeiter wirken sich auf ihre Bundes-und Landes-oder lokalen Steuererklärungen aus. Daher müssen die Daten genau sein. Wenn der Mitarbeiter seine Rücksendung bereits zum Zeitpunkt der Ausgabe eines korrigierten W-2 eingereicht hat, muss er möglicherweise seine Rücksendung ändern, abhängig von der Art des Fehlers. Möglicherweise müssen Sie auch die Arbeitssteuererklärungen Ihres Unternehmens ändern.