Seien wir ehrlich — wenn Sie Ihr Google Mail-Konto mehr als gelegentlich verwenden, um Freunde und Verwandte zu kontaktieren, ist es wahrscheinlich, dass es außer Kontrolle gerät. Zwischen arbeitsbezogenen E-Mails, Online-Events, Einladungen, Werbung von Ihren Lieblingshändlern und einfachem Spam fällt es Ihnen schwer, den Überblick zu behalten.

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, um Ihre E-Mail zu organisieren, und eine leistungsstarke Option ist Etiketten anzuwenden, Gmail analog zu Ordnern., Das Einfügen von Etiketten in E-Mails erleichtert den Umgang damit. Zum Beispiel können Sie alle beschriften, an die Sie Urlaubsgrüße senden müssen; jeder, der Interesse am Kauf Ihrer Graphic Novel-Sammlung bekundet hat; jeder, der an Ihrem aktuellen Videoprojekt arbeitet; jeder, den Sie im College kannten-die Möglichkeiten sind nahezu endlos.

Hier sind einige Grundlagen und einige Strategien für die Verwendung von Google Mail-Label-Funktionen. Beachten Sie, dass alle auf einem Desktop-Computer ausgeführt werden; Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Etiketten auf einem mobilen Gerät zu verwalten, worüber ich am Ende dieses Artikels sprechen werde.,

Etiketten erstellen

Um Etiketten zu verwenden, müssen Sie zunächst einige erstellen. Es gibt ein paar Möglichkeiten, wie Sie das tun können.

Zunächst können Sie eine Beschriftung aus der linken Spalte von Google Mail erstellen:

• Scrollen Sie in der linken Spalte vom Posteingang nach unten, bis Sie zu „Beschriftungen verwalten“ und „Neues Etikett erstellen“ gelangen.“
• Klicken Sie auf letzteres und geben Sie den Namen Ihres neuen Labels ein. Sie können es unter einem vorhandenen Etikett verschachteln, wenn Sie möchten.

Sie können auch eine neue Beschriftung erstellen und sofort auf mehrere E-Mails anwenden:

• Wählen Sie die E-Mails aus, die Sie beschriften möchten, indem Sie die Kontrollkästchen links neben den E-Mails aktivieren. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie mit der rechten Maustaste.
• bewegen Sie den Mauszeiger über “ – Label.“Sie können den Namen Ihres neuen Labels in das Feld im Popup-Fenster eingeben und die Rückgabetaste drücken oder auf „Neu erstellen“ klicken, wo Sie den Namen Ihres neuen Labels eingeben und ihn gegebenenfalls unter einem vorhandenen Label verschachteln können.

Färben Sie Ihre Beschriftungen

Eines der einfachsten Dinge, die Sie mit Beschriftungen in Google Mail tun können, ist, ihnen Farben zu geben. Es mag wie eine kleine Sache erscheinen, aber wenn Sie Ihre E-Mail durchsuchen, machen farbige Beschriftungen sofort klar, in welche Kategorie eine E-Mail gehört.

So weisen Sie einem Gmail-Label Farben zu:

• Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Labels in der linken Spalte.
• Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Namen des Labels.
• Klicken Sie auf “ Beschriftungsfarbe.,“
• Wählen Sie die Farbe aus, die Sie diesem Label zuweisen möchten — Sie können entweder eine Grundfarbkombination auswählen oder benutzerdefinierte Farben für Hintergrund und Text erstellen.

Wenn Sie zu den Standardfarben zurückkehren möchten (schwarzer Text auf grauem Hintergrund), klicken Sie auf „Farbe entfernen.“

Etiketten automatisch auf eingehende E-Mails anwenden

Sie können Etiketten automatisch auf E-Mails anwenden, sobald sie eingehen., Wenn ich zum Beispiel vorhatte, eine Geschichte über verschiedene Arten von Gesichtsmasken zu schreiben und alle E-Mails beschriften wollte, die diesen Betreff betreffen könnten, könnte ich einen Filter einrichten, der automatisch die Bezeichnung „Maske“ auf diese E-Mails setzt. So:

• Erstellen Sie zuerst das gewünschte Label. In diesem Fall habe ich die obigen Anweisungen verwendet, um die Beschriftung „Masken“ zu erstellen.“
• Gehen Sie zu Ihrem Google Mail-Suchfeld. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben dem Suchfeld, um die erweiterte Suche zu erhalten.
• Geben Sie Ihren Suchbegriff in das / die entsprechende(n) Feld (e) ein., Um beispielsweise meine Suche zu erstellen, suche ich nach einer E-Mail mit dem Wort „Maske“. Ich kann es auch einfach auf E-Mails anwenden, die in meinem Posteingang landen (damit ich keine E-Mails beschrifte, die in Spam enden), indem ich auf das Feld neben „Suchen“ klicke und „Posteingang“ aus dem Dropdown-Menü auswähle.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter erstellen“.
• Es wird eine Warnung angezeigt, dass verschiedene Filtertypen nicht für eingehende E-Mails gelten. Klicken sie auf „Okay“ zu zeigen sie verstehen.,
• Sie werden dann zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie auswählen können, was der Filter tun soll. Zum Beispiel könnte ich die gefilterten E-Mails sofort löschen oder archivieren lassen, unter anderem als wichtig (oder als nicht wichtig) markiert oder an eine andere Adresse weitergeleitet haben. In diesem Fall aktiviere ich das Kontrollkästchen neben “ Etikett anwenden: „und wähle dann das Etikett“ Masken “ aus dem Dropdown-Menü. (Sie können hier auch ein neues Label erstellen, wenn Sie möchten.)

• Dies kennzeichnet nur zukünftige E-Mails. Um das Etikett auch auf aktuelle E-Mails anzuwenden, aktivieren Sie „Filter auch auf übereinstimmende Konversationen anwenden“, das am Ende der Checkliste angezeigt wird. (Hinweis: Dieser letzte ist eine etwas skurrile Funktion, daher funktioniert er möglicherweise nicht in allen Fällen.)
• Klicken Sie auf „filter Erstellen.“

Filter bearbeiten

Wenn Sie einen Ihrer Filter bearbeiten oder löschen möchten, müssen Sie dies über die Haupteinstellungsseite von Google Mail tun, auf die zugegriffen wird, indem Sie auf das Zahnrad oben rechts klicken und dann auf „Alle Einstellungen anzeigen“.,“Dann:

• Klicken Sie auf die Registerkarte „Filter und blockierte Adressen“.
• Sie sehen eine Liste aller Ihrer Filter. Um eines einzeln zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie rechts neben jedem Etikett auf die Links“ Bearbeiten „oder“ Löschen“.
• Sie können auch eine Gruppe von Beschriftungen löschen oder exportieren, indem Sie sie deaktivieren und dann auf die Links „Exportieren“ oder „Löschen“ am Ende der Liste klicken.

Anzeigen oder Ausblenden Ihrer Beschriftungen

Wenn Sie viele Beschriftungen haben, können diese überwältigend sein, sodass Google Mail Möglichkeiten zum Anzeigen oder Ausblenden bestimmter Beschriftungen bietet.,

Wenn Sie in der linken Spalte auf „Beschriftungen verwalten“ klicken, gelangen Sie auf der Seite mit den Google Mail-Einstellungen zur Registerkarte „Beschriftungen“. Scrollen Sie auf der resultierenden Seite nach unten, um eine Liste aller Ihrer Etiketten zu finden.

Es gibt zwei Möglichkeiten zu optimieren, ob ein Label sichtbar ist: „Show in label list „und“ Show in message list.“Etikettenliste“ bezieht sich auf die Liste Ihrer Etiketten in der linken Spalte von Google Mail-es ist praktisch, weil Sie auf den Namen eines bestimmten Etiketts klicken können für alle E — Mails mit diesem Etikett zu suchen., Hier in den Einstellungen können Sie dieses Etikett in der linken Liste anzeigen, ausblenden oder nur anzeigen, wenn Sie ungelesene E-Mails mit diesem Etikett haben.

Mit „In Nachrichtenliste anzeigen“ können Sie die Beschriftung im Hauptnachrichtenfenster ein-oder ausblenden — mit anderen Worten, Sie sehen die Beschriftung nicht neben der ersten Zeile(n) der E-Mail. Die E-Mail wird jedoch weiterhin beschriftet.

Und schließlich können Sie jedes Etikett bearbeiten oder vollständig entfernen. (Wenn Sie es entfernen, wird die E-Mail nicht gelöscht, nur das Etikett.,)

Beschriftungen auf einem mobilen Gerät verwalten

Während Google Mail-Beschriftungen mit einem Computer erstellt werden müssen und komplexere Vorgänge auch auf einem Computer ausgeführt werden müssen, haben Sie einige Optionen, wie Beschriftungen auf Ihrem mobilen Gerät verwendet werden.

Um einer E-Mail manuell eine Beschriftung hinzuzufügen:

• Öffnen Sie auf einem iPhone und einem Android-Telefon die E-Mail, die Sie beschriften möchten.
• Tippen Sie auf das Dreipunktsymbol oben rechts auf dem Bildschirm.
• Wählen Sie “ Beschriftungen ändern.“
• Wählen Sie die Beschriftungen aus, die Sie auf diese Nachricht anwenden möchten (oder deaktivieren).,

Wenn Sie ein iPhone verwenden, können Sie Beschriftungen zu mehr als einer E-Mail gleichzeitig hinzufügen:

• Tippen Sie in Ihrer E-Mail-Liste auf das Symbol links neben jeder Nachricht, die Sie beschriften möchten. Die Nachricht wird in ein Häkchen geändert.
• Tippen Sie auf das Dreipunktsymbol oben rechts auf dem Bildschirm.
• Wählen Sie “ Beschriftungen ändern.“
• Wählen Sie die Beschriftungen aus, die Sie auf diese Nachrichten anwenden möchten.,

Sie können auch auf einem mobilen Gerät eine grundlegende Etikettenverwaltung durchführen, aber was Sie tun können, hängt davon ab, ob Sie iOS oder Android verwenden.

So verwalten Sie Ihre Etiketten auf einem iPhone:

• Tippen Sie oben links auf das dreizeilige Hamburger-Symbol.
• Scrollen Sie nach unten und wählen Sie „Einstellungen“.“
• Tippen Sie auf das Google Mail-Konto, das Sie optimieren möchten.
• Scrollen Sie nach unten und wählen Sie “ Beschriftungseinstellungen.“
• Wählen Sie die Beschriftung aus, die Sie anpassen möchten.
• Tippen Sie auf „Hinzufügen“…“wenn Sie diese Bezeichnung zukünftigen Nachrichten hinzufügen möchten., Sie können eine Reihe von Faktoren angeben, darunter, von wem es stammt, das Thema, an wen es gerichtet ist, und Wörter, die eingeschlossen oder ausgeschlossen werden sollen.
• Sie können auch auf „Name“ tippen, um den Namen des Labels zu ändern, oder „Delete <label name>“, um das Label zu löschen.

Auf einem Android-Gerät:

• Tippen Sie oben links auf das dreizeilige Hamburger-Symbol.
• Scrollen Sie nach unten und wählen Sie „Einstellungen“.,“
• Tippen Sie auf das Google Mail-Konto, das Sie optimieren möchten.
• Scrollen Sie nach unten und wählen Sie “ Beschriftungen verwalten.“
• Auf einem Android-Gerät können Sie nur wirklich einstellen, ob Ihr Mobilgerät die Etiketten mit Ihrem Computer synchronisiert. Die Seite, die nach „Etiketten verwalten“ angezeigt wird, listet alle Kategorien auf, die Google aufgenommen hat (z. B. primäre, soziale usw.), und danach alle Ihre Etiketten. Es zeigt auch, ob die Kategorien / labels synchronisiert wurden.
• Wenn Sie Ihre Beschriftungen synchronisieren möchten, scrollen Sie zum Namen des Etiketts und tippen Sie darauf.
• Tippen Sie auf “ Nachrichten synchronisieren.,“Es werden keine Nachrichten heruntergeladen, aber die Anwendung dieses Etiketts auf die entsprechenden Nachrichten wird synchronisiert. Sie können die Beschriftungen auf Nachrichten anwenden, die innerhalb der letzten 30 Tage eingetroffen sind, oder auf alle Nachrichten.
• Sobald Sie das zu synchronisierende Etikett markiert haben, können Sie auswählen, ob Sie jedes Mal eine Benachrichtigung auf dem Telefon erhalten möchten, wenn eine Nachricht mit diesem Etikett angezeigt wird.