Die klare Definition des Projektumfangs hilft, die Erwartungen der Stakeholder effektiv zu verwalten und sicherzustellen, dass alle Elemente des Projekts an den Zielen ausgerichtet sind — was die Erfolgschancen erhöht. Folgendes müssen Sie über die Definition des Projektumfangs wissen.

Definition des Projektumfangs

Der Projektumfang ist ein detaillierter Überblick über alle Aspekte eines Projekts, einschließlich aller damit verbundenen Aktivitäten, Ressourcen, Zeitpläne und Ergebnisse sowie der Projektgrenzen., Ein Projektumfang umreißt auch wichtige Stakeholder, Prozesse, Annahmen und Einschränkungen sowie das, worum es im Projekt geht, was enthalten ist und was nicht. All diese wesentlichen Informationen werden in einer Scope-Anweisung dokumentiert.

Die Project Scope-Anweisung

Die Project Scope-Anweisung ist ein Schlüsseldokument, das allen Beteiligten ein klares Verständnis dafür vermittelt, warum das Projekt initiiert wurde, und seine wichtigsten Ziele definiert. Die meisten Anweisungen zum Projektumfang enthalten diese Elemente.,dies wird dem Kunden am Ende des Projekts zur Verfügung gestellt — zum Beispiel ein Bericht, eine Softwarefunktion, Prozesseinblicke oder Analysen oder ein Produkt oder eine Dienstleistung, die ein Kunde benötigt

Wichtige Schritte zur Definition Ihres Projektumfangs

Die ordnungsgemäße Definition des Projektumfangs ist der Schlüssel um Ihr Projekt erfolgreich zu verwalten., Hier sind die Schritte, die Sie ausführen können, um Ihren Projektumfang zu definieren.

1. Arbeiten Sie mit wichtigen Stakeholdern zusammen, um eine scope-Anweisung zu definieren und zu erstellen, indem Sie ermitteln, was sich innerhalb und außerhalb des Gültigkeitsbereichs befindet. Die Zusammenarbeit mit Stakeholdern trägt dazu bei, dass wesentliche Dinge nicht durch die Risse fallen.
2. Annahmen identifizieren, dokumentieren und kommunizieren. Annahmen sind diejenigen Elemente, die sich auf das Projekt beziehen und für die Dauer des Projekts als wahr angenommen werden., Annahmen sind erforderlich, um eine Schätzung der Kosten und des Zeitplans für die Bereitstellung des Projektumfangs während der Planungsphase eines Projekts bereitzustellen.
3. Erwerben Sie Buy-In für die Scope-Anweisung mit den Stakeholdern, die am stärksten betroffen sind, um sicherzustellen, dass sich alle auf derselben Seite befinden.

Projektumfang Beispiel

Angenommen, Sie sind ein Projektmanager, der den Bereich für ein Content-Marketing-Projekt definiert. Eine sehr einfache Projektbereichsanweisung kann Folgendes enthalten.,

Einführung

Dieses Content-Marketing-Projekt wird für das Unternehmen durchgeführt, um einen Artikel zu erstellen, der auf seiner Website veröffentlicht werden soll, um Markenbekanntheit zu schaffen.

Projekt > Geltungsbereich

Dieses Projekt umfasst die Forschung, content-Strategie, Artikel schreiben und veröffentlichen es auf der XYZ-website unter dem XYZ-blog. Dazu gehört auch das Teilen des Artikels in sozialen Medien für den Monat April 2020. Alle Aktivitäten werden von Joe Smith von ABC Company durchgeführt.,

Project Deliverables

Project deliverables enthält einen gut recherchierten schriftlichen Artikel mit bis zu 1.000 Wörtern, der per E-Mail an [email protected] spätestens ___ Datum.

Projekt Akzeptanzkriterien

Jane bei XYZ company wird überprüfen und zu genehmigen, der Letzte Artikel-version vor der Veröffentlichung.

Projektausschlüsse

Dieses Projekt beinhaltet keine Zahlung an externe Anbieter für Forschung oder ausgelagerte Dienstleistungen.

Projektbeschränkungen

Einschränkungen können Kommunikationsverzögerungen, Änderungen des Umfangs oder technische Schwierigkeiten umfassen.,

Sobald die Projektbereichsanweisung abgeschlossen und genehmigt ist und ein Projekt im Gange ist, muss der Projektbereich sorgfältig verwaltet werden, um ein Kriechen des Bereichs zu vermeiden.

Was ist scope creep?

Scrope creep bezieht sich auf ein Szenario, in dem Änderungen auftreten, nachdem das Projekt gestartet wurde und die Änderungen nicht in der scope-Anweisung definiert oder erwartet werden. Wenn Scope Creep auftritt, kann dies sich negativ auf die Projektzeitleiste, die lieferbare Qualität, die Ressourcen, das Budget und andere Aspekte auswirken. Die Verwaltung des Umfangs Ihres Projekts kann dazu beitragen, unerwünschte Überraschungen zu vermeiden.,

Project scope Management

Neben der laufenden Überprüfung und Überwachung der Projektaktivitäten sollten Schritte unternommen werden, um den Umfang des Projekts zu verwalten, um Scope Creep zu vermeiden.

1. Ermitteln Sie, ob Änderungen an den Anforderungen für Ihr Projekt vorliegen. Dies ist ein wichtiger Schritt, da sich diese Änderungen direkt auf die Projektziele und alle damit verbundenen Aktivitäten auswirken.
2. Identifizieren Sie, wie sich die Änderungen auf das Projekt auswirken. Bevor Sie Anpassungen am Umfang des Projekts vornehmen können, müssen Sie verstehen, wo und wie sich Änderungen auf das Ergebnis auswirken.,
3. Erhalten Sie die Genehmigung für Änderungen, bevor Sie mit einer Änderung der Aktivitäten oder der Richtung fortfahren.
4. Setzen Sie die genehmigten Änderungen zeitnah um, um Verzögerungen und Risiken zu reduzieren.

Projekt-scope-template

– Projekt Geltungsbereich

Einführung

Die Einführung bietet eine high-level-überblick über das Projekt.

Projektumfang

Geben Sie den Umfang des Projekts an. Dies sollte enthalten, was das Projekt tut und nicht enthält., Dies hilft zu klären, was im Projekt enthalten ist, und hilft, Verwirrung durch Projektteammitglieder und Stakeholder zu vermeiden.

Projektleistungen

Geben Sie die geplanten Ergebnisse für das Projekt an.

Projektakzeptanzkriterien

Definieren Sie die Akzeptanzkriterien. Welche Ziele werden erreicht und wie wird der Erfolg gemessen?

Projektausschlüsse

Was nicht im Umfang dieses Projekts enthalten ist.,

Projektbeschränkungen

Bieten alle Einschränkungen für das Projekt, harte Termine, Personal-oder Ausrüstungsbeschränkungen, finanzielle oder Budgetbeschränkungen oder technische Einschränkungen.

Wenn Sie ein solides Verständnis für den Zweck eines Projekts entwickeln und Ihren Projektumfang klar definieren, dokumentieren und verwalten, können Sie sicherstellen, dass Sie gut positioniert sind, um ein erfolgreiches Projekt zu liefern, ohne sich mit Scope Creep befassen zu müssen.