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Si vous êtes comme beaucoup d’entre nous, la quantité de papier qui entre dans votre maison est parfois difficile à manipuler. Du courrier aux reçus en passant par les documents, il est difficile de tout organiser., Alors que de nombreuses entreprises se déplacent vers des systèmes sans papier, il ne se sent pas de cette façon quand vous regardez les piles de documents financiers dans votre maison.

lorsque vous prenez des décisions de vie et financières, il y a généralement une trace papier. Il en va de même lorsque vous achetez, vendez ou assurez quelque chose. Et après le temps fiscal chaque année, il y a une autre pile de documents à ajouter à vos fichiers. Que devriez—vous économiser, et ce qui est correct de jeter dans la collecte des ordures de cette semaine-ce que nous entendons, ce qui doit être déchiqueté et éliminé correctement?,

La principale raison de déposer des documents financiers est de pouvoir défendre vos déclarations de revenus annuelles si nécessaire, mais il existe d’autres raisons d’économiser certains types de documents. Voici un guide rapide sur ce qu’il faut faire avec vos documents financiers: combien de temps vous devez enregistrer les documents importants, comment stocker les documents que vous conservez et comment disposer en toute sécurité du reste.

combien de temps devez-vous conserver les Documents financiers?

Certains documents financiers doivent être conservés à long terme. Voici une ventilation des documents à enregistrer, en fonction du temps qu’ils doivent être conservés.,

sept ans ou plus

en matière d’impôts, il est préférable de conserver les dossiers fiscaux pendant au moins sept ans. Le délai de prescription de l’IRS pour l’audit est de trois ans. Cependant, il y a des circonstances où ils peuvent remonter jusqu’à six ou sept ans, par exemple, si vous avez sous-déclaré le revenu de 25% ou plus. Les délais de prescription de l’état peuvent varier, alors vérifiez auprès d’un fiscaliste les limites de votre état.

Votre meilleur pari est de s’accrocher à vos déclarations d’impôt aussi longtemps que possible. Si jamais vous faites face à un contrôle fiscal, vous aurez toutes les informations dont vous avez besoin., Vous devriez également envisager d’enregistrer des documents qui vérifient les informations sur vos déclarations pendant au moins sept ans, comme les formulaires W-2 et 1099, les reçus et les paiements. Si vous avez des reçus liés à des actifs, comme des reçus pour des projets de rénovation domiciliaire, conservez-les aussi longtemps que vous en êtes le propriétaire.

un an

Les Documents qui entrent dans cette catégorie comprennent les relevés bancaires et de cartes de crédit non liés à l’impôt, les relevés de placement, les talons de paie et les reçus pour les achats importants., Gardez ces dossiers à portée de main pendant un an si vous en avez besoin pour étayer votre préparation fiscale de l’année en cours ou comme preuve de revenu lors d’un achat important.

la Federal Trade Commission suggère de conserver vos factures médicales payées pendant un an avant de les jeter—à moins que vous n’ayez un différend d’assurance non résolu, auquel cas vous conserveriez les factures médicales jusqu’à ce que le différend soit résolu. Les factures médicales sont source de confusion, et avoir des dossiers à portée de main pour contester les paiements ou les erreurs est sage.,

de nombreuses banques et émetteurs de cartes de crédit offrent maintenant des relevés électroniques, de sorte que vous n’aurez peut-être pas besoin de garder des copies papier à portée de main, ce qui réduira l’encombrement excessif. Si la conservation d’autres documents à plus long terme vous rend anxieux, vous pouvez choisir de les numériser pour créer des copies électroniques, puis de disposer des documents papier originaux.

Moins d’un An

Certains documents n’a pas besoin de prendre un espace précieux dans votre maison pour très longtemps., Par exemple, ne vous inquiétez pas de conserver les reçus à moins qu’ils ne concernent:

• produits sous garantie
• vos déclarations de revenus
• réclamations D’assurance

Vous pouvez jeter la plupart des factures mensuelles après les avoir payées ou après que les paiements ont été crédités sur votre relevé bancaire. Si vous finissez par avoir besoin de revenir en arrière pour vérifier quoi que ce soit, voyez si vous pouvez accéder aux factures passées via l’accès au compte en ligne. De nombreuses entreprises gardent les factures passées et les factures disponibles en ligne pour les derniers mois ou plus.,

Les banques ne vous renvoient généralement plus les chèques annulés, mais si le vôtre le fait, la plupart des chèques annulés peuvent être déchiquetés une fois que vous avez vérifié que votre relevé bancaire est correct. Certains chèques annulés devraient être sauvegardés, cependant, s’ils sont liés à des déclarations de revenus, comme tout don de bienfaisance.

Quels Documents financiers devriez-vous conserver pour toujours?

Nous avons examiné les documents qui peuvent être jetés après un certain temps, mais il y a beaucoup de documents que vous devriez conserver indéfiniment., Les documents importants à conserver pour toujours comprennent:

• certificats de naissance
• cartes de sécurité sociale
• certificats de mariage
• documents D’Adoption
• certificats de décès
• passeports
• testaments et testaments de vie
• procurations
• documents juridiques
• dossiers militaires
• plans de retraite et de pension
• documents D’héritage
• formulaires de bénéficiaire

pour tout ce que vous avez acheté ou assuré, vous devez conserver les documents connexes au moins aussi longtemps que vous les possédez ou jusqu’à la fin de la garantie., Cela ne fera pas de mal de les garder plus longtemps, cependant, juste pour être en sécurité. Cela inclut les titres, les actes, les polices d’assurance, la documentation de garantie et plus encore.

Les polices D’assurance maladie et les documents connexes sont également importants à conserver à long terme. Tant que votre assurance maladie est active, vous devez conserver ces registres. Si votre couverture a pris fin ou si vous avez déménagé à une autre compagnie d’assurance, allez-y et jetez les documents une fois que vous êtes sûr que vous n’en aurez pas besoin. Il en va de même si vous recevez des prestations d’invalidité ou de chômage. Conservez la documentation jusqu’à ce que vous sachiez que vous n’en avez plus besoin.,

Si vous avez des dossiers financiers ou des documents dont vous n’êtes pas sûr d’avoir besoin, faites preuve de prudence. Conservez tous les documents jusqu’à ce que vous soyez certain que vous n’en avez pas besoin.

Comment stocker des Documents financiers

Vous pouvez réduire l’encombrement en créant un système fiable pour stocker vos documents financiers. Garder vos documents en sécurité est tout aussi importante., Lors du stockage de vos documents, vous aurez besoin d’une solution de stockage qui soit:

• facilement accessible
• protégé contre le vol
• protégé contre l’environnement/les intempéries/les dommages
• bien organisé

que vous ayez des documents papier ou des versions électroniques, voici des options pour stocker vos documents financiers en toute sécurité à long terme.

stockage du papier

beaucoup de gens choisissent de conserver les documents dans un classeur. Utilisez des dossiers pour organiser la paperasse par sujet, année ou une autre méthode de votre choix., Les boîtes bancaires sont une autre option de stockage, mais celles-ci sont plus sensibles aux dommages causés par l’eau.

pour vos documents les plus importants, un classeur standard pourrait ne pas suffire. L’utilisation d’un coffre-fort à domicile peut être une meilleure option. Recherchez un coffre-fort ignifuge et étanche pour une protection maximale. Un coffre-fort à la maison n’a pas à être élaboré ou coûteux, comme quelque chose que vous avez probablement vu dans les films (pas besoin de coffres-forts muraux cachés derrière des œuvres d’art). Une boîte de verrouillage simple que vous pouvez saisir et aller est parfait pour stocker des documents en cas d’incendie ou d’inondation à la maison.,

Les coffres-forts étaient une méthode populaire pour stocker des objets de valeur, y compris des documents essentiels. Toutes les agences bancaires n’offrent pas de coffres-forts aujourd’hui, mais cela peut être une option si vous préférez garder ces documents hors site. Gardez à l’esprit que vous êtes à la merci de l’institution financière pour savoir quand vous pouvez accéder à votre coffre-fort.

stockage électronique

Si vous souhaitez passer à moins de papier, il existe de nombreuses options de stockage numérique.,

de nombreuses institutions financières et entreprises vous permettent maintenant d’opter pour la facturation et les relevés électroniques, par courriel ou par accès à un compte en ligne. Certaines banques facturent maintenant des frais pour les relevés papier, car la paperasserie électronique devient plus facilement disponible.

Pour les autres documents, vous pouvez utiliser un scanner pour numériser dans votre ordinateur, ou vous pouvez prendre des photos à l’aide de votre téléphone cellulaire.

Garder tous vos documents sur votre ordinateur n’est pas très efficace et peut ralentir votre système., D’autres options de stockage numérique incluent des disques durs externes, comme les disques durs et les SDD, qui sont des solutions compactes pour stocker des quantités massives de données électroniques. Une solution encore plus compacte consiste à stocker des documents électroniques sur un lecteur flash, bien que les lecteurs flash soient également plus faciles à égarer ou à endommager.

Si vous empruntez la voie numérique, il peut être judicieux de créer plusieurs copies de sauvegarde au cas où l’une d’entre elles serait endommagée ou échouerait. Sauvegardes numériques prennent beaucoup moins d’espace que d’avoir plusieurs copies papier de vos documents importants.,

Une autre option consiste à utiliser le stockage en nuage pour les documents essentiels. Les dernières années ont vu une explosion de solutions basées sur le cloud, notamment:

• Dropbox
• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• iCloud
• Amazon Cloud Drive
• Box
• NextCloud
• iDrive
• Carbonite

L’Utilisation du stockage en nuage permet non seulement d’économiser de l’espace, mais aussi peut être idéal pour organiser et garder vos documents en sécurité, car la plupart des services garantissent une protection via des réseaux cryptés., De nombreuses solutions basées sur le cloud permettent l’accès via des appareils mobiles, rendant vos documents accessibles presque partout dans le monde.

Si vous finissez par choisir une solution de stockage numérique, assurez-vous que vous n’avez pas besoin d’une copie physique ou d’un document original à l’avenir. La dernière chose que vous voulez faire est de déchiqueter quelque chose pour économiser de l’espace, seulement besoin de cinq ans plus tard.

comment se débarrasser de vieux Documents financiers

nettoyer votre maison de tas de vieux documents inutiles est un sentiment merveilleux, mais ne le jetez pas avec votre collecte hebdomadaire des ordures., La plupart de ces documents contiennent des informations personnelles que vous ne souhaitez pas avoir exposées.

selon un rapport de la Federal Trade Commission (FTC), plus de 3,2 millions de rapports de consommateurs ont été déposés auprès du Consumer Sentinel Network en 2019, et 20% d’entre eux impliquaient un vol d’identité. Jeter des documents avec vos ordures expose vos informations à quiconque est prêt à faire un peu de sale boulot pour voler votre identité. Vous ne réalisez peut-être pas combien d’informations sont présentes sur vos anciennes factures, déclarations, chèques annulés et annulés et autres documents financiers.,

Voici ce qui pourrait être présent sur les documents que vous souhaitez jeter:

• noms complets
• adresses physiques
• numéros de téléphone
• numéros de Compte
• numéros de routage
• numéros de permis de conduire
• numéros de politique
• noms D’utilisateur
• mots de passe
• signatures

votre meilleure option est de déchiqueter tous les documents contenant des informations sensibles avant de les jeter. Investissez dans un déchiqueteur pour votre maison ou utilisez un service de déchiquetage professionnel., Vous paierez probablement des frais pour ce service, mais c’est un petit prix pour protéger vos informations personnelles.

Voici certains des magasins de détail qui offrent des services de déchiquetage:

• Office Depot
• Office Max
• Agrafes
• The UPS Store
• FedEx Office Print & Navire Centres d’

de Nombreuses villes détiennent également libre de déchiquetage de papier jours pour les résidents. Consultez le site Web de votre ville pour plus d’informations sur des événements comme celui-ci.,

Une vie financière implique nécessairement une quantité importante de documents—des relevés bancaires mensuels aux documents d’assurance en passant par les divers documents nécessaires pour produire vos impôts. En apprenant ce qui doit rester et ce qui est libre d’aller, vous pouvez minimiser la quantité de matériaux que vous accumulez au fil du temps.