Getty

als u net als velen van ons bent, is de hoeveelheid papier die uw huis binnenkomt soms moeilijk te hanteren. Van post tot ontvangstbewijzen tot documenten, het is een uitdaging om het allemaal georganiseerd te houden., Terwijl veel bedrijven bewegen in de richting van papierloze systemen, het voelt niet zo als je kijkt naar de stapels van financiële papieren in uw huis.

als je levens-en financiële beslissingen neemt, is er meestal een papieren spoor. Hetzelfde geldt wanneer je iets koopt, verkoopt of verzekert. En na belastingtijd elk jaar, is er nog een stapel documenten toe te voegen aan uw bestanden. Wat moet je sparen, en wat is goed om te gooien in de afvalverzameling van deze week – waarmee we bedoelen, wat moet worden versnipperd en op de juiste manier verwijderd?,

de belangrijkste reden voor het wegsturen van financiële documenten is om uw jaarlijkse belastingaangiften te kunnen verdedigen indien nodig, maar er zijn andere redenen om bepaalde soorten papierwerk op te slaan. Hier is een korte handleiding over wat te doen met uw financiële documenten: Hoe lang u nodig hebt om de belangrijke op te slaan, hoe u de documenten die u bewaart op te slaan en hoe u de rest veilig kunt verwijderen.

Hoe lang moet u financiële documenten bewaren?

sommige financiële documenten moeten voor de lange termijn worden bewaard. Hier is een overzicht van de documenten op te slaan, gebaseerd op de tijd dat ze moeten worden bewaard.,

zeven jaar of langer

wanneer het gaat om belastingen, is het het beste om belastingregisters gedurende ten minste zeven jaar bij te houden. De IRS-verjaringstermijn voor auditing is drie jaar. Er zijn echter omstandigheden waarin ze terug kunnen gaan tot zes of zeven jaar, bijvoorbeeld als je inkomsten met 25% of meer te weinig hebt aangegeven. Staat statuten van beperkingen kunnen variëren, dus controleer met een fiscale professional op de beperkingen in uw staat.

uw beste kans is om uw belastingaangifte zo lang mogelijk bij te houden. Als je ooit geconfronteerd met een belastingcontrole, dan heb je alle informatie die je nodig hebt., U moet ook overwegen om documenten op te slaan die de informatie op uw retouren verifiëren voor ten minste zeven jaar, zoals W-2 en 1099 formulieren, ontvangstbewijzen en betalingen. Als u kwitanties met betrekking tot activa, zoals kwitanties voor huis verbouwing projecten, bewaar deze voor zolang u de eigenaar bent.

één jaar

documenten die in deze categorie vallen, omvatten niet-belastinggerelateerde bank-en kredietkaartafschriften, beleggingsafschriften, loonstrookjes en ontvangstbewijzen voor grote aankopen., Houd deze gegevens bij de hand voor een jaar als je ze nodig hebt om uw huidige jaar fiscale voorbereiding te ondersteunen of als bewijs van inkomen bij het maken van een grote aankoop.

De Federal Trade Commission stelt voor om uw betaalde medische rekeningen een jaar vast te houden voordat u ze weggooit—tenzij u een onopgelost verzekeringsgeschil hebt, in welk geval u de medische rekeningen zou behouden totdat het geschil is opgelost. Medische rekeningen zijn verwarrend, en het hebben van records bij de hand om betalingen of fouten te betwisten is verstandig.,

veel banken en creditcarduitgevers bieden nu elektronische afschriften aan, dus u hoeft mogelijk geen papieren kopieën bij de hand te houden, waardoor overtollige rommel minder wordt. Als het bewaren van andere documenten op langere termijn u angstig maakt, kunt u ervoor kiezen om ze te scannen om elektronische kopieën te maken en vervolgens de originele papieren documenten te verwijderen.

minder dan een jaar

sommige documenten hoeven niet lang waardevolle ruimte in uw huis in te nemen., Maak je bijvoorbeeld geen zorgen over het bijhouden van kwitanties, tenzij ze betrekking hebben op:

• producten onder garantie
• uw belastingaangiften
• verzekeringsclaims

u kunt de meeste maandelijkse rekeningen weggooien nadat u ze hebt betaald, of nadat de betalingen op uw bankafschrift zijn bijgeschreven. Als je uiteindelijk nodig om terug te gaan om iets te verifiëren, kijk of je kunt toegang tot verleden rekeningen via online account toegang. Veel bedrijven houden verleden facturen en facturen online beschikbaar voor de afgelopen maanden of langer.,

banken mailen doorgaans geen geannuleerde cheques meer naar u, maar als de jouwe dat doet, kunnen de meeste geannuleerde cheques worden versnipperd zodra u hebt geverifieerd dat uw bankafschrift correct is. Sommige geannuleerde cheques moeten worden opgeslagen, hoewel, als ze gerelateerd zijn aan belastingaangiften, zoals elke liefdadigheidsinstelling geven.

welke financiële documenten moet u voor altijd bewaren?

we hebben gekeken naar documenten die in orde zijn om weg te gooien na een bepaalde tijd, maar er zijn genoeg documenten die je voor onbepaalde tijd moet vasthouden., Belangrijke papieren op te slaan voor eeuwig zijn:

• Geboorte certificaten
• Sociale Zekerheid kaarten
• huwelijksakten
• adoptiepapieren
• overlijdensakten
• Paspoorten
• het Testament en de levende testamenten
• Volmachten
• Juridische dossiers
• Militaire records
• Pensioen en pensioen plannen
• Erfdeel documenten
• Begunstigde vormen

Voor alles wat u hebt gekocht of verzekerde, dient u de bijbehorende stukken gedurende ten minste zo lang als je ze zelf, of tot de garantie afloopt., Het kan geen kwaad om ze langer te houden, voor de zekerheid. Dit omvat titels, akten, verzekeringspolissen, garantiedocumentatie en meer.

Zorgverzekeringspolissen en aanverwante documenten zijn ook belangrijk om de lange termijn te behouden. Zolang je ziektekostenverzekering actief is, moet je deze gegevens bijhouden. Als je dekking eindigde of je bent verhuisd naar een andere verzekeringsmaatschappij, ga je gang en gooi papierwerk als je zeker weet dat je het niet nodig hebt. Hetzelfde geldt als u arbeidsongeschiktheids-of werkloosheidsuitkeringen ontvangt. Bewaar de documentatie totdat je weet dat je ze niet meer nodig hebt.,

Als u financiële gegevens of documenten hebt waarvan u niet zeker weet dat u ze nodig hebt, wees dan voorzichtig. Bewaar alle documenten totdat je zeker weet dat je ze niet nodig hebt.

Hoe bewaart u financiële documenten

u kunt de rommel verminderen door een betrouwbaar systeem te creëren voor het opslaan van uw financiële documenten. Het veilig houden van uw documenten is even belangrijk., Wanneer u uw documenten opslaat, wilt u een opslagoplossing die:

• gemakkelijk toegankelijk
• beschermd tegen diefstal
• beschermd tegen het milieu/weer/schade
• goed georganiseerd

of u papieren documenten of elektronische versies hebt, hier zijn opties voor het veilig opslaan van uw financiële documenten op lange termijn.

papieropslag

veel mensen kiezen ervoor om documenten in een archiefkast te bewaren. Gebruik bestandsmappen om papierwerk te organiseren op onderwerp, jaar of een andere methode van uw keuze., Bankiers zijn een andere opslagmogelijkheid, maar deze zijn gevoeliger voor waterschade.

voor uw belangrijkste documenten is een standaard archiefkast mogelijk niet genoeg. Het gebruik van een huis kluis kan een betere optie zijn. Zoek naar een brandkast die vuurvast en waterdicht is voor maximale bescherming. Een huis kluis hoeft niet te worden uitgebreid of duur, zoals iets wat je waarschijnlijk hebt gezien in de films (geen behoefte aan verborgen muurkluizen achter kunstwerk). Een eenvoudige lockbox die u kunt pakken en gaan is perfect voor het opslaan van documenten in het geval van een huisbrand of overstroming.,

kluisjes waren een populaire methode voor het opslaan van waardevolle spullen, inclusief essentiële documenten. Niet alle bankkantoren bieden tegenwoordig kluisjes aan, maar het kan een optie zijn als u deze documenten liever offsite houdt. Houd er rekening mee dat u overgeleverd bent aan de genade van de financiële instelling wanneer u toegang heeft tot uw kluis.

elektronische opslag

Als u naar minder papier wilt gaan, zijn er tal van digitale opslagopties.,

veel financiële instellingen en bedrijven laten u nu kiezen voor elektronische facturering en afschriften, hetzij via e-mail of online accounttoegang. Sommige banken rekenen nu een vergoeding voor papieren afschriften, omdat elektronisch papierwerk gemakkelijker beschikbaar wordt.

voor andere documenten kunt u een scanner gebruiken om ze naar uw computer te scannen, of u kunt foto ‘ s maken met uw mobiele telefoon.

het bewaren van al uw documenten op uw computer is niet erg efficiënt en kan uw systeem aantasten., Andere digitale opslagopties zijn externe harde schijven, zoals HDD ’s en sdd’ s, die compacte oplossingen zijn voor het opslaan van enorme hoeveelheden elektronische gegevens. Een nog compactere oplossing is het opslaan van elektronisch papierwerk op een flashdrive, hoewel flash drives ook gemakkelijker kunnen worden verloren of beschadigd.

Als u de digitale route volgt, kan het een goed idee zijn om meerdere reservekopieën te maken voor het geval een van hen beschadigd is of faalt. Digitale back-ups nemen veel minder ruimte in beslag dan het hebben van meerdere papieren kopieën van uw belangrijke documenten.,

een andere optie is om te gaan met cloudgebaseerde opslag voor essentiële papierwerk. De afgelopen jaren is er een explosie geweest van cloudoplossingen, waaronder:

• Dropbox
• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• iCloud
• Amazon Cloud Drive
• Box
• NextCloud
• iDrive
• Carbonite

gebruik van cloudgebaseerde opslag Niet bespaart alleen ruimte, maar kan ook geweldig zijn voor het organiseren en het houden van uw documenten veilig, omdat de meeste diensten garanderen bescherming door middel van versleutelde netwerken., Veel cloudoplossingen bieden toegang via mobiele apparaten, waardoor uw documenten bijna overal ter wereld toegankelijk zijn.

Als u uiteindelijk een digitale opslagoplossing kiest, zorg er dan voor dat u in de toekomst geen fysieke kopie of origineel document nodig hebt. Het laatste wat je wilt doen is iets versnipperen om ruimte te besparen, alleen om het vijf jaar later nodig te hebben.

hoe oude financiële documenten te verwijderen

het opruimen van stapels oud, nutteloos papierwerk in uw huis is een heerlijk gevoel, maar schroot het niet af met uw wekelijkse afvalverzameling., De meeste van deze documenten bevatten persoonlijke informatie die u niet wilt hebben blootgesteld.

volgens een rapport van de Federal Trade Commission (FTC) werden in 2019 meer dan 3,2 miljoen consumentenrapporten ingediend bij het Consumer Sentinel Network, waarvan 20% identiteitsdiefstal betrof. Het weggooien van documenten met uw prullenbak onthult uw informatie aan iedereen die bereid is om een beetje vuil werk te doen om uw identiteit te stelen. Je zou niet beseffen hoeveel informatie aanwezig is op uw oude rekeningen, verklaringen, ongeldig en geannuleerd cheques en andere financiële documenten.,

Hier is wat aanwezig konden zijn op de documenten die u wilt weg te gooien:

• Volledige naam
• adressen
• Telefoon nummers.
• rekeningnummers
• Route-nummers.
• rijbewijs nummers
• Beleid nummers
• Gebruikersnamen
• Wachtwoorden
• informatie over het Lidmaatschap
• Medische records
• Handtekeningen

de beste optie is om te vernietigen alle documenten die gevoelige gegevens bevatten voordat hij hen. Ofwel investeren in een shredder voor uw huis of gebruik maken van een professionele shredder service., U betaalt waarschijnlijk een vergoeding voor deze dienst, maar het is een kleine prijs om uw persoonlijke gegevens veilig te houden.

Hier zijn enkele winkels die shredderdiensten aanbieden:

• Office Depot
• Office Max
• Staples
• de UPS Store
• FedEx Office Print & Ship Centers

veel steden houden ook gratis papier shredderdagen voor inwoners. Kijk op de website van je stad voor informatie over dergelijke evenementen.,

een financiële levensduur omvat noodzakelijkerwijs een aanzienlijke hoeveelheid documentatie – van maandelijkse bankafschriften tot verzekeringsdocumenten tot de verschillende materialen die nodig zijn om uw belastingen in te dienen. Door te leren wat er moet blijven en wat er vrij is om te gaan, kun je de hoeveelheid materialen die je in de loop van de tijd verzamelt minimaliseren.