een nieuw jaar is nabij, Wat betekent dat het tijd is voor W-2 verwerking. Zoals u waarschijnlijk weet, de IRS heeft gedetailleerde eisen voor het invullen van Formulier W-2. Verder, de Social Security Administration (SSA) heeft specifieke deadlines voor wanneer W-2s moet worden ingediend bij het Agentschap en geleverd aan werknemers.

specifiek moet u een Formulier W-2 invullen voor elke werknemer aan wie u $600 of meer betaalde tijdens het belastingjaar. Deze regel geldt, ongeacht uw bedrijfsgrootte., U dient ook elke W-2 in te dienen bij de SSA en de werknemers hun kopie van het formulier uiterlijk op 31 januari te geven.

maar vergissen is menselijk. Dus, wat moet je doen als je ontdekt een W-2 Fout? Ten eerste, weet dat W-2 fouten zijn zeer fixeerbaar, dus er is geen reden tot paniek.

vervolgens gaan we over de verschillende soorten w-2 fouten. Dan zullen we bespreken wanneer en hoe deze fouten op te lossen via een gecorrigeerde vorm W-2, ook wel “Vorm W-2c.,”

Soorten W-2 fouten

Volgens de IRS, de meest voorkomende W-2 fouten zijn:

• Weglaten van decimale punten en centen van de dollar bedragen
• Zet de dollartekens in “geld” dozen
• niet de juiste indeling van de werknemers naam in het vak “e”
• Het invoeren van de verkeerde werkgever identificatienummer, of een opsomming van de werknemer, het burgerservicenummer als de EIN
• met Behulp van de print die is te groot of te klein., De IRS beveelt aan om 12-punts Courier font
• foutief het” Retirement plan”slot in box 13
• niet zichtbaar genoeg te maken. Alleen zwarte inkt is toegestaan
• het officiële W-2-formulier niet gebruiken.,ors:
  • Verkeerde bedrag van de federale, provinciale en/of lokale belastbaar loon
  • Onjuiste federale, staats en/of lokale belastingen ingehouden
  • Onjuiste werknemer naam, adres, en/of BSN
  • Onjuiste codering voor de in vak 12
  • Onnauwkeurig Sociale Zekerheid tips of toegewezen tips
  • Onjuiste fiscale jaar

  Wanneer u het Formulier W-2c

  Hoewel het Formulier W-2c is geschikt voor de vaststelling van de vele W-2 fouten, niet alle W-2 blunders vereisen een W-2c.,pastoor werknemer naam, adres, of BSN

• Onjuiste EIN
• Onjuiste lonen of fiscale inhoudingen
• Verkeerde fiscale jaar
• gerapporteerd 2 W-2s voor een werknemer onder dezelfde EIN, maar slechts 1 moet zijn gemeld
• gerapporteerd 2 W-2s voor een werknemer onder dezelfde EIN, maar alleen 1 is onjuist

gebruik geen Formulier W-2c:

• Als u al gegeven, wordt de werknemer met de W-2 kopiëren, maar nog niet ingediend de vorm met de SSA., Vink in plaats daarvan het vakje “Void” aan op Kopie A van de onjuiste W-2. Maak vervolgens een nieuwe W-2 met de juiste informatie. Schrijf ” gecorrigeerd “op de werknemer kopie van de nieuwe W-2; Geef deze” gecorrigeerd ” kopie aan de werknemer. Bestand kopieer A van de nieuwe W-2 met de SSA, maar schrijf niet” gecorrigeerd”op de kopie van de SSA
• om terug te betalen. In plaats daarvan, bekijk IRS publicatie 957 voor instructies over het rapporteren van achterstallige betalingen aan de SSA

10 tips voor het invullen van Formulier W-2c

Tip # 1: Zorg ervoor dat u het officiële IRS formulier W-2c gebruikt., U kunt W-2s en W-2c ‘ s online bestellen bij de IRS of door te bellen met het agentschap. Of u kunt ze kopen bij een externe geautoriseerde verkoper, zoals een grote office supply store.

Tip # 2: Als u payroll processing uitbesteedt, inclusief w-2 administratie, is uw payroll provider waarschijnlijk verantwoordelijk voor het verkrijgen van W-2 formulieren en het afhandelen van W-2 voorbereiding, distributie en correcties., review van de IRS’ Algemene Instructies voor het Vormen van de W-2 en W-3, die de volgende 3 delen voor het verhelpen van W-2 fouten:

1. Algemene instructies, zoals hoe en wanneer je het bestand Formulier W-2c (en het Formulier W-3c — het doorgeven vorm)
2. Bijzondere situaties, zoals het corrigeren van alleen de naam van de medewerker en/of SSN, onjuist fiscaal jaar of EIN, of meer dan 1 W-2 voor dezelfde werknemer
3. Specifieke instructies, zoals hoe om te voltooien van elk W-2c doos

De instructies verschillen, afhankelijk van het type fout.,

Tip #4: Let op de situaties waarin een W-2c optioneel is. Als de W-2 bijvoorbeeld het verkeerde werknemersadres weergeeft, maar al het andere klopt en u de W-2 al bij de SSA hebt ingediend, kunt u de correctie op een van de volgende drie manieren uitvoeren:

1. Geef de werknemer een nieuw formulier W-2 met het juiste adres., Schrijf “opnieuw uitgegeven VERKLARING” op de nieuwe exemplaren, maar niet bestand Kopiëren met de SSA
2. de inrichting van een Formulier W-2c naar de medewerker met de juiste adres in het vak “ik”, maar niet Kopiëren van een bestand van Een van de W-2c met de SSA
3. Zet de W-2 met het verkeerde adres in een envelop weergeven van het juiste adres en te leveren aan de medewerker

Van deze 3 alternatieven, alleen #2 is vereist voor een W-2c.

Tip #5: U wijzigingen kunt aanbrengen aan staats-of lokale W-2 informatie op het Formulier W-2c., Maar als dat je enige wijzigingen zijn, dien dan de W-2c niet in met de SSA. In plaats daarvan, bestand de W-2c met de staat of lokale administrerende instantie (op basis van hun rapportagevereisten) en geef de werknemer hun exemplaar.

Tip # 6: als u niet zeker weet of een W-2c de juiste aanpak is voor het oplossen van een W-2-fout, of als u verduidelijking nodig hebt over de instructies van de IRS, vraag deskundig advies. Vergeet niet, het doel van de W-2c is om het probleem te herstellen, niet om een andere faux pas te creëren.

Tip # 7: vergeet niet het formulier W-3c, dat een samenvatting is van alle W-2c ‘ s die worden verzonden, met uw W-2c-inzending te verzenden., Als de W-2c ‘ s voor verschillende belastingjaren zijn, dien dan een aparte W-3c voor elk belastingjaar in.

Tip # 8: Bestand de W-2c en lever een kopie aan de werknemer zo snel mogelijk na het detecteren van de W-2 Fout. De SSA beveelt aan dat werkgevers W-2s en W-2cs online indienen om tijd te besparen en de nauwkeurigheid te verbeteren.

Tip 9: probeer W-2 ‘ s vroeg voor te bereiden en in te leveren, vóór de deadline van 31 januari. Dit kan u helpen snel te vangen en te verhelpen W-2 problemen.

Tip # 10: negeer w-2-fouten niet., Als een werknemer brengt het probleem onder uw aandacht en u niet aan te pakken, ze kunnen een klacht tegen u indienen bij de IRS. U kunt worden geconfronteerd met sancties voor het niet indienen van een juiste en tijdige W-2.

voorbeeld: voor het indienen van dec. 31, 2019, de boete is $50 per formulier W-2 correct ingediend binnen 30 dagen na de deadline, tot de maximale boete voor het jaar ($194.500 voor kleine bedrijven). De maximale boete voor het niet indienen van een gecorrigeerde W-2 helemaal is $ 270 per formulier. U kunt de straf te vermijden als de fout is “inconsequent” of als u kunt tonen “redelijke oorzaak.,”

conclusie

de informatie op het formulier W-2 van uw werknemers heeft invloed op hun federale en toepasselijke staats-of lokale belastingaangiften. Daarom moeten de gegevens nauwkeurig zijn. Als de werknemer al zijn retourzendingen heeft ingediend tegen de tijd dat u een gecorrigeerde W-2 uitgeeft, afhankelijk van het type fout, moeten ze mogelijk hun retourzending wijzigen. U, ook, kan het nodig zijn om uw bedrijf te wijzigen’ werkgelegenheid belastingaangiften.