Getty

Jeśli jesteś jak wielu z nas, ilość papieru, która trafia do Twojego domu, jest czasami trudna do opanowania. Od poczty przez paragony po dokumenty-utrzymanie porządku to wyzwanie., Podczas gdy wiele firm zmierza w kierunku systemów bez papieru, nie wydaje się tak, gdy patrzysz na stosy papierów finansowych w domu.

gdy podejmujesz decyzje życiowe i finansowe, zwykle jest papierowy ślad. To samo dotyczy sytuacji, gdy kupujesz, sprzedajesz lub ubezpieczasz coś. A po okresie podatkowym co roku, jest inny stos dokumentów do dodania do plików. Co należy oszczędzać i co można wrzucić do zbiórki śmieci w tym tygodniu—przez co rozumiemy, co należy odpowiednio rozdrobnić i utylizować?,

głównym powodem składania dokumentów finansowych jest możliwość obrony rocznych zeznań podatkowych w razie potrzeby, ale istnieją inne powody, aby zapisać niektóre rodzaje dokumentów. Oto krótki przewodnik, co zrobić z dokumentami finansowymi: jak długo trzeba zachować ważne, jak przechowywać dokumenty, które przechowujesz i jak bezpiecznie pozbyć się reszty.

jak długo należy przechowywać dokumenty finansowe?

niektóre dokumenty finansowe powinny być przechowywane przez długi czas. Oto podział dokumentów do zapisania, na podstawie czasu, który powinien być przechowywany.,

siedem lat lub dłużej

jeśli chodzi o podatki, najlepiej przechowywać wszelkie zapisy podatkowe przez co najmniej siedem lat. Okres przedawnienia kontroli skarbowej wynosi trzy lata. Istnieją jednak okoliczności, w których mogą one cofnąć się nawet o sześć lub siedem lat, na przykład, jeśli zaniżone dochody o 25% lub więcej. Stanowe przepisy o ograniczeniach mogą się różnić, więc sprawdź u specjalisty podatkowego ograniczenia w swoim stanie.

najlepiej trzymać się zeznań podatkowych jak najdłużej. Jeśli kiedykolwiek spotkasz się z audytem podatkowym, będziesz mieć wszystkie potrzebne informacje., Należy również rozważyć zapisywanie dokumentów, które weryfikują informacje o zwrotach przez co najmniej siedem lat, takich jak formularze W-2 i 1099, paragony i płatności. Jeśli masz paragony związane z zasobami, takie jak paragony dla projektów przebudowy domu, przechowuj je tak długo, jak jesteś właścicielem.

roczne

dokumenty, które należą do tej kategorii, obejmują wyciągi bankowe i Karty kredytowe niezwiązane z podatkiem, wyciągi inwestycyjne, pay stuby i paragony za duże zakupy., Przechowuj te zapisy pod ręką przez rok, jeśli potrzebujesz ich, aby wesprzeć przygotowanie podatkowe w bieżącym roku lub jako dowód dochodu przy dokonywaniu dużego zakupu.

Federal Trade Commission sugeruje trzymanie się opłaconych rachunków medycznych przez rok przed ich wyrzuceniem—chyba że masz nierozwiązany spór ubezpieczeniowy, w którym to przypadku zachowasz rachunki medyczne do czasu rozstrzygnięcia sporu. Rachunki medyczne są mylące, a posiadanie dokumentacji pod ręką do kwestionowania płatności lub błędów jest mądre.,

wiele banków i wydawców kart kredytowych oferuje teraz wyciągi elektroniczne, więc nie musisz mieć papierowych kopii pod ręką, co zmniejszy nadmiar bałaganu. Jeśli przechowywanie innych dokumentów przez dłuższy czas sprawia Ci niepokój, możesz zdecydować się na zeskanowanie ich w celu utworzenia kopii elektronicznych, a następnie pozbycie się oryginalnych dokumentów papierowych.

mniej niż rok

niektóre dokumenty nie muszą długo zajmować cennej przestrzeni w Twoim domu., Na przykład nie martw się o przechowywanie paragonów, chyba że dotyczą one:

• produkty objęte gwarancją
• Twoje deklaracje podatkowe
• roszczenia ubezpieczeniowe

większość miesięcznych rachunków możesz wyrzucić po ich zapłaceniu lub po zaksięgowaniu płatności na wyciągu bankowym. Jeśli będziesz musiał wrócić, aby cokolwiek zweryfikować, sprawdź, czy możesz uzyskać dostęp do wcześniejszych rachunków za pośrednictwem konta online. Wiele firm przechowuje przeszłe rachunki i faktury dostępne online przez ostatnie kilka miesięcy lub dłużej.,

banki zazwyczaj nie wysyłają ci już anulowanych czeków, ale jeśli Twoje, większość anulowanych czeków można zniszczyć po zweryfikowaniu poprawności wyciągu bankowego. Niektóre anulowane czeki należy jednak zapisać, jeśli są one związane z zeznaniami podatkowymi, jak każda Darowizna charytatywna.

jakie dokumenty finansowe należy przechowywać na zawsze?

przyjrzeliśmy się dokumentom, które można wyrzucić po określonym czasie, ale jest mnóstwo dokumentów, których należy trzymać w nieskończoność., Ważne dokumenty do zapisania na zawsze to:

• akty urodzenia
• Karty Ubezpieczenia Społecznego
• akty małżeństwa
• dokumenty adopcyjne
• akty zgonu
• paszporty
• testamenty i testamenty życiowe
• pełnomocnictwa
• akty prawne
• akta Wojskowe
• Plany emerytalne i rentowe
• dokumenty spadkowe

li>

• formularze beneficjentów

w przypadku wszystkiego, co kupiłeś lub ubezpieczyłeś, powinieneś zachować powiązane dokumenty przez co najmniej tak długo, jak je posiadasz lub do momentu zakończenia gwarancji., Nie zaszkodzi trzymać ich dłużej, tak dla bezpieczeństwa. Obejmuje to tytuły, akty prawne, polisy ubezpieczeniowe, dokumentację gwarancyjną i inne.

polisy ubezpieczeniowe i powiązane dokumenty są ważne, aby zachować długoterminowe, zbyt. Tak długo, jak twoje ubezpieczenie zdrowotne jest aktywne, powinieneś prowadzić te zapisy. Jeśli twoje ubezpieczenie się skończyło lub przeniosłeś się do innej firmy ubezpieczeniowej, śmiało rzucaj papierki, gdy będziesz pewien, że ich nie potrzebujesz. To samo dotyczy osób niepełnosprawnych lub bezrobotnych. Zachowaj dokumentację, dopóki nie będziesz wiedział, że już jej nie potrzebujesz.,

Jeśli masz dokumentację finansową lub dokumenty, których nie jesteś pewien, że będziesz potrzebować, błądź po stronie ostrożności. Zachowaj wszelkie dokumenty, dopóki nie stwierdzisz, że ich nie potrzebujesz.

jak przechowywać dokumenty finansowe

możesz zmniejszyć bałagan, tworząc niezawodny system do przechowywania dokumentów finansowych. Równie ważne jest bezpieczeństwo dokumentów., Podczas przechowywania dokumentów potrzebujesz rozwiązania do przechowywania, które jest:

• łatwo dostępne
• chronione przed kradzieżą
• chronione przed środowiskiem/pogodą/uszkodzeniem
• dobrze zorganizowane

niezależnie od tego, czy masz dokumenty papierowe, czy wersje elektroniczne, oto opcje bezpiecznego długoterminowego przechowywania dokumentów finansowych.

Przechowywanie dokumentów

Wiele osób decyduje się na przechowywanie dokumentów w szafce na dokumenty. Użyj folderów plików, aby uporządkować dokumenty według tematu, roku lub innej wybranej metody., Skrzynki bankowe są kolejną opcją przechowywania, ale są one bardziej podatne na uszkodzenia wody.

w przypadku najważniejszych dokumentów standardowa szafka na dokumenty może nie wystarczyć. Korzystanie z sejfu domowego może być lepszym rozwiązaniem. Poszukaj sejfu, który jest ognioodporny i wodoodporny dla maksymalnej ochrony. Domowy sejf nie musi być wyszukany lub drogi, jak coś, co prawdopodobnie widziałeś w filmach (nie ma potrzeby ukrytych sejfów ściennych za grafiką). Prosty lockbox, który możesz chwycić i iść, jest idealny do przechowywania dokumentów w przypadku pożaru domu lub powodzi.,

skrytki depozytowe były popularną metodą przechowywania kosztowności, w tym niezbędnych dokumentów. Nie wszystkie oddziały banków oferują dziś skrytki depozytowe, ale może to być opcja, jeśli wolisz przechowywać te dokumenty poza siedzibą. Pamiętaj, że jesteś na łasce instytucji finansowej, kiedy możesz uzyskać dostęp do swojej skrzynki depozytowej.

Przechowywanie elektroniczne

Jeśli chcesz przejść w kierunku mniejszej ilości papieru, istnieje wiele opcji przechowywania cyfrowego.,

wiele instytucji finansowych i firm umożliwia teraz korzystanie z elektronicznych rozliczeń i wyciągów za pośrednictwem poczty elektronicznej lub dostępu do konta online. Niektóre banki pobierają teraz opłatę za wyciągi papierowe, ponieważ elektroniczna dokumentacja staje się łatwiej dostępna.

w przypadku innych dokumentów możesz użyć skanera, aby zeskanować je do komputera lub zrobić zdjęcia za pomocą telefonu komórkowego.

przechowywanie wszystkich dokumentów na komputerze nie jest zbyt wydajne i może uszkodzić system., Inne opcje pamięci cyfrowej obejmują zewnętrzne dyski twarde, takie jak dyski twarde i SDD, które są kompaktowymi rozwiązaniami do przechowywania ogromnych ilości danych elektronicznych. Jeszcze bardziej kompaktowym rozwiązaniem jest przechowywanie dokumentów elektronicznych na dysku flash, chociaż dyski flash są również łatwiejsze do zgubienia lub uszkodzenia.

Jeśli wybierzesz trasę cyfrową, dobrym pomysłem może być utworzenie wielu kopii zapasowych na wypadek, gdyby jedna z nich została uszkodzona lub zawiedzie. Cyfrowe kopie zapasowe zajmują znacznie mniej miejsca niż posiadanie wielu papierowych kopii ważnych dokumentów.,

inną opcją jest korzystanie z pamięci masowej w chmurze dla niezbędnych dokumentów. W ciągu ostatnich kilku lat nastąpił wybuch rozwiązań opartych na chmurze, w tym:

• Dropbox
• dysk Google
• Microsoft OneDrive
• iCloud
• Amazon Cloud Drive
• Box
• iDrive
• Carbonite

Korzystanie z pamięci masowej opartej na chmurze nie tylko oszczędza miejsce, ale może być również świetny do organizowania i przechowywania dokumentów w bezpiecznym miejscu, ponieważ większość usług gwarantuje ochronę za pośrednictwem zaszyfrowanych sieci., Wiele rozwiązań chmurowych umożliwia dostęp za pośrednictwem urządzeń mobilnych, dzięki czemu dokumenty są dostępne niemal w dowolnym miejscu na świecie.

Jeśli zdecydujesz się na cyfrowe rozwiązanie pamięci masowej, upewnij się, że nie potrzebujesz fizycznej kopii ani oryginalnego dokumentu w przyszłości. Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, to zniszczyć coś, aby zaoszczędzić miejsce, tylko po to, aby go potrzebować pięć lat później.

Jak pozbyć się starych dokumentów finansowych

oczyszczanie domu ze stosów starych, bezużytecznych dokumentów to wspaniałe uczucie, ale nie złomuj go Cotygodniowym śmieciem., Większość z tych dokumentów zawiera dane osobowe, których nie chcesz ujawniać.

według raportu Federalnej Komisji Handlu (FTC) w 2019 roku w sieci Consumer Sentinel złożono ponad 3,2 miliona raportów konsumenckich, a 20% z nich dotyczyło kradzieży tożsamości. Wyrzucanie dokumentów ze śmieciami ujawnia twoje informacje każdemu, kto chce wykonać trochę brudnej roboty, aby ukraść twoją tożsamość. Możesz nie zdawać sobie sprawy, jak wiele informacji jest obecnych na starych rachunkach, oświadczeniach, unieważnionych i anulowanych czekach i innych dokumentach finansowych.,

oto, co może być obecne na dokumentach, które chcesz wyrzucić:

• pełne nazwy
• adresy fizyczne
• numery telefonów
• numery kont
• numery routingu
• numery prawa jazdy
• numery zasad
• nazwy użytkowników
• hasła

Informacje o członkostwie

• /li>
• podpisy

najlepszym rozwiązaniem jest zniszczenie wszelkich dokumentów zawierających poufne informacje przed ich wyrzuceniem. Zainwestuj w niszczarkę do domu lub skorzystaj z profesjonalnej usługi rozdrabniania., Prawdopodobnie zapłacisz opłatę za tę usługę, ale jest to niewielka cena, aby Twoje dane osobowe były bezpieczne.

oto niektóre sklepy oferujące usługi rozdrabniania:

• Office Depot
• Office Max
• zszywki
• Sklep UPS
• FedEx Office Print & Centra okrętowe

wiele miast organizuje również bezpłatne dni rozdrabniania papieru dla mieszkańców. Sprawdź stronę internetową swojego miasta, aby uzyskać informacje na temat takich wydarzeń.,

życie finansowe musi obejmować znaczną ilość dokumentacji—od miesięcznych wyciągów bankowych, przez dokumenty ubezpieczeniowe, po różne materiały wymagane do złożenia podatków. Ucząc się, co musi pozostać, a co jest wolne, możesz zminimalizować ilość materiałów, które gromadzisz w czasie.