spójrzmy prawdzie w oczy — jeśli używasz konta Gmail częściej niż sporadycznie kontaktujesz się ze znajomymi i krewnymi, prawdopodobnie wymykasz się spod kontroli. Między e-mailami związanymi z pracą, wydarzeniami online,zaproszeniami, reklamami od ulubionych sprzedawców i zwykłym spamem, trudno będzie śledzić.

istnieje wiele sposobów organizowania poczty e-mail, a jedną z potężnych opcji jest stosowanie etykiet, analogicznych do folderów Gmaila., Umieszczanie etykiet na e-mailach ułatwia ich obsługę. Na przykład możesz oznaczyć wszystkich, których potrzebujesz, aby wysłać świąteczne pozdrowienia; wszystkich, którzy wyrazili zainteresowanie zakupem Twojej kolekcji powieści graficznych; wszystkich pracujących nad twoim obecnym projektem wideo; wszystkich, których znałeś na studiach — możliwości są prawie nieograniczone.

oto kilka podstaw i kilka strategii korzystania z funkcji etykiet Gmaila. Zauważ, że wszystkie z nich są wykonywane na komputerze stacjonarnym; istnieją różne sposoby zarządzania etykietami na urządzeniu mobilnym, o czym omówię na końcu tego artykułu.,

Tworzenie etykiet

aby zacząć używać etykiet, pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to utworzyć kilka. Można to zrobić na kilka sposobów.

najpierw możesz utworzyć etykietę z lewej kolumny Gmaila:

• w lewej kolumnie przewiń w dół od skrzynki odbiorczej, aż przejdziesz do „Zarządzaj etykietami” i „utwórz nową etykietę.”
• kliknij na to drugie i wprowadź nazwę nowej etykiety. Możesz umieścić go pod istniejącą etykietą, jeśli chcesz.

Możesz również utworzyć nową etykietę i natychmiast zastosować ją do kilku wiadomości e-mail:

• Wybierz wiadomości e-mail, które chcesz oznaczyć, zaznaczając pola po lewej stronie wiadomości e-mail. Kiedy będziesz gotowy, kliknij prawym przyciskiem myszy.
• Hover over ” Label as.”Możesz wpisać nazwę nowej etykiety w polu w wyskakującym oknie i nacisnąć klawisz Return lub kliknąć „Utwórz nową”, gdzie możesz wprowadzić nazwę nowej etykiety i umieścić ją pod istniejącą etykietą, jeśli chcesz.

Pokoloruj etykiety

jedną z najprostszych rzeczy, które możesz zrobić z etykietami w Gmailu, jest nadanie im kolorów. Może się to wydawać drobiazgiem, ale jeśli przeglądasz pocztę e-mail, kolorowe etykiety natychmiast wyjaśniają, do jakiej kategorii należy wiadomość e-mail.

aby przypisać kolory do etykiety Gmaila:

• najedź kursorem na nazwę etykiety w lewej kolumnie.
• kliknij trzy kropki po prawej stronie nazwy Etykiety.
• kliknij na ” kolor etykiety.,”
• Wybierz kolor, który chcesz przypisać do tej etykiety — możesz wybrać podstawową kombinację kolorów lub utworzyć niestandardowe kolory tła i tekstu.

Jeśli chcesz wrócić do domyślnych kolorów (Czarny tekst na szarym tle), kliknij „Usuń kolor.”

Zastosuj etykiety automatycznie do przychodzących wiadomości e-mail

Możesz automatycznie zastosować etykiety do wiadomości e-mail, gdy przychodzą., Na przykład, gdybym planował napisać historię o różnych rodzajach masek na twarz i chciał oznaczyć e-maile, które mogą dotyczyć tego tematu, mógłbym skonfigurować filtr, który automatycznie umieszczałby Etykietę „maska” na tych e-mailach. W ten sposób:

• najpierw Utwórz żądaną etykietę. W tym przypadku użyłem powyższych wskazówek, aby utworzyć etykietę ” Maski.”
• przejdź do wyszukiwarki Gmail. Kliknij małą strzałkę po prawej stronie pola wyszukiwania, aby uzyskać wyszukiwanie zaawansowane.
• umieść wyszukiwaną frazę w odpowiednim polu (polach)., Na przykład, aby utworzyć moje wyszukiwanie, będę szukać każdego e-maila, który ma słowo „maska” w nim. Mogę również po prostu zastosować go do wiadomości e-mail, które trafią do mojej skrzynki odbiorczej (tak, że nie będę oznaczał żadnych wiadomości e-mail, które kończą się spamem), klikając pole obok „Szukaj” i wybierając „skrzynkę odbiorczą” z menu rozwijanego.

• kliknij przycisk „Utwórz filtr”.
• pojawi się ostrzeżenie, że kilka typów filtrów nie będzie miało zastosowania do przychodzących wiadomości e-mail. Kliknij „OK”, aby pokazać, że rozumiesz.,
• zostaniesz przeniesiony na stronę, która pozwoli Ci wybrać, co filtr ma zrobić. Na przykład mogłem natychmiast usunąć lub zarchiwizować przefiltrowane wiadomości e-mail, oznaczone jako ważne (lub nieistotne) lub przesłane na inny adres, między innymi. W takim przypadku zamierzam zaznaczyć pole obok „Zastosuj etykietę:”, a następnie wybrać etykietę „maski” z menu rozwijanego. (Możesz również utworzyć nową etykietę tutaj, jeśli chcesz.)

• będzie to oznaczać tylko przyszłe wiadomości e-mail. Aby zastosować etykietę również do bieżących wiadomości e-mail, zaznacz również opcję „Zastosuj filtr do pasujących rozmów”, która pojawia się na dole listy kontrolnej. (Uwaga: Ta ostatnia funkcja jest nieco dziwaczna, więc może nie działać we wszystkich przypadkach.)
• kliknij ” Utwórz filtr.”

Edytuj swoje filtry

Jeśli chcesz edytować lub usunąć któryś z filtrów, musisz to zrobić za pośrednictwem głównej strony ustawień Gmaila, do której można uzyskać dostęp, klikając trybik w prawym górnym rogu, a następnie włącz ” Zobacz wszystkie ustawienia.,”Następnie:

• kliknij na zakładkę „filtry i zablokowane adresy”.
• zobaczysz listę wszystkich filtrów. Aby edytować lub usuwać pojedynczo, kliknij łącza „Edytuj” lub „usuń” po prawej stronie każdej etykiety.
• możesz również usunąć lub wyeksportować grupę etykiet, zaznaczając je, a następnie klikając łącza „Eksportuj” lub „Usuń” na dole listy.

Pokaż lub ukryj swoje etykiety

gdy masz dużo etykiet, mogą one być przytłaczające, więc Gmail ma sposoby, w których możesz pokazać lub ukryć określone etykiety.,

Jeśli klikniesz „Zarządzaj etykietami” w lewej kolumnie, zostaniesz przeniesiony do zakładki „etykiety” na stronie ustawień Gmaila. Przewiń stronę wynikową w dół, aby znaleźć listę wszystkich etykiet.

istnieją dwa sposoby zmiany, czy etykieta jest widoczna: „Pokaż na liście etykiet” i „pokaż na liście wiadomości.””Lista etykiet” odnosi się do listy etykiet w lewej kolumnie Gmaila-jest to przydatne, ponieważ możesz kliknąć nazwę określonej etykiety, aby wyszukać wszystkie wiadomości e — mail z tą etykietą., W ustawieniach możesz pokazać etykietę na liście po lewej stronie, ukryć ją lub pokazać tylko wtedy, gdy masz nieprzeczytane wiadomości e-mail z tą etykietą.

„Pokaż na liście wiadomości” pozwala pokazać lub ukryć etykietę w głównym oknie wiadomości — innymi słowy, etykieta nie będzie widoczna obok pierwszej linii wiadomości e-mail. E-mail nadal będzie jednak oznaczony.

i na koniec możesz edytować każdą etykietę lub całkowicie ją usunąć. (Usunięcie go nie usunie wiadomości e-mail, tylko Etykietę.,)

Zarządzaj etykietami na urządzeniu mobilnym

chociaż etykiety Gmaila muszą być tworzone przy użyciu komputera, a bardziej złożone operacje muszą być wykonywane również na komputerze, masz kilka opcji, jak etykiety są używane na urządzeniu mobilnym.

aby ręcznie dodać etykietę do wiadomości e-mail:

• zarówno na iPhonie, jak i telefonie z Androidem, otwórz wiadomość e-mail, którą chcesz oznaczyć etykietą.
• stuknij ikonę z trzema kropkami w prawym górnym rogu ekranu.
• wybierz ” Zmień etykiety.”
• Wybierz (lub odznacz) etykiety, które chcesz zastosować do tej wiadomości.,

Jeśli używasz iPhone ' a, możesz dodawać etykiety do więcej niż jednej wiadomości e-mail na raz:

• w liście wiadomości e-mail stuknij ikonę po lewej stronie każdej wiadomości, którą chcesz oznaczyć etykietą. Wiadomość zmieni się na znacznik wyboru.
• stuknij ikonę z trzema kropkami w prawym górnym rogu ekranu.
• wybierz ” Zmień etykiety.”
• Wybierz etykiety, które chcesz zastosować do tych wiadomości.,

Możesz również zarządzać etykietami na urządzeniu mobilnym, ale to, co możesz zrobić, zależy od tego, czy używasz systemu iOS, czy Androida.

aby zarządzać etykietami na iPhonie:

• Dotknij trzyliniowej ikony hamburgera w lewym górnym rogu.
• przewiń w dół i wybierz „Ustawienia.”
• Dotknij konta Gmail, które chcesz poprawić.
• przewiń w dół i wybierz „Ustawienia etykiety.”
• wybierz etykietę, którą chcesz dostosować.
• dotknij ” Dodaj…”jeśli chcesz dodać tę etykietę do przyszłych wiadomości., Możesz określić wiele czynników, w tym od kogo pochodzi, temat, do kogo należy oraz słowa do włączenia lub wykluczenia.
• możesz również stuknąć „Nazwa”, aby zmienić nazwę etykiety, lub”Usuń <nazwa etykiety>”, aby usunąć etykietę.

na urządzeniu z Androidem:

• Dotknij trzyliniowej ikony hamburgera w lewym górnym rogu.
• przewiń w dół i wybierz „Ustawienia.,”
• Dotknij konta Gmail, które chcesz poprawić.
• przewiń w dół i wybierz „Zarządzaj etykietami.”
• na urządzeniu z Androidem jedyną rzeczą, którą możesz naprawdę dostosować, jest to, czy urządzenie mobilne zsynchronizuje etykiety z komputerem. Strona, która pojawia się po „Zarządzaj etykietami”, zawiera listę wszystkich kategorii, które Google uwzględniło (takich jak Primary, Social itp.), a następnie wszystkie etykiety. Pokazuje również, czy kategorie / etykiety zostały zsynchronizowane.
• jeśli chcesz zsynchronizować etykiety, przewiń w dół do nazwy etykiety i dotknij jej.
• Dotknij ” Synchronizuj wiadomości.,”Żadne wiadomości nie będą pobierane, ale zastosowanie tej etykiety do odpowiednich wiadomości zostanie zsynchronizowane. Etykiety można stosować do wiadomości, które dotarły w ciągu ostatnich 30 dni lub do wszystkich wiadomości.
• Po zaznaczeniu etykiety do synchronizacji możesz wybrać, czy chcesz otrzymywać powiadomienie na telefonie za każdym razem, gdy pojawi się wiadomość z tą etykietą.