nadchodzi nowy rok, co oznacza, że nadszedł czas na przetwarzanie w-2. Jak zapewne wiesz, Urząd Skarbowy ma szczegółowe wymagania dotyczące wypełnienia formularza W-2. Ponadto, ZUS (SSA) ma konkretne terminy, kiedy W-2s powinny być złożone w agencji i dostarczone do pracowników.

w szczególności musisz wypełnić formularz W-2 dla każdego pracownika, któremu zapłaciłeś 600 USD lub więcej w roku podatkowym. Zasada ta obowiązuje, niezależnie od wielkości firmy., Musisz również złożyć każdy W-2 w SSA i przekazać pracownikom ich kopię formularza nie później niż 31 stycznia.

ale błądzić to człowiek. Co powinieneś zrobić, jeśli odkryjesz błąd W-2? Po pierwsze, wiedz, że błędy W-2 są wysoce naprawialne, więc nie ma powodu do paniki.

następnie omówimy różne rodzaje błędów W-2. Następnie omówimy, kiedy i jak rozwiązać te błędy za pomocą poprawionego formularza W-2, zwanego również ” formularzem W-2C.,”

rodzaje błędów W-2

według IRS do najczęstszych błędów w-2 należą:

• pomijanie punktów dziesiętnych i centów z kwot dolara
• umieszczanie znaków dolara w polach „pieniądze”
• nieprawidłowy format nazwy pracownika w polu „e”
• wprowadzenie niewłaściwego numeru identyfikacyjnego pracodawcy lub podanie numeru ubezpieczenia społecznego pracownika jako ein
• przy użyciu zbyt dużego lub zbyt małego wydruku., IRS zaleca 12-punktową czcionkę Kuriera
• błędnie sprawdzając slot „plan emerytalny” w polu 13
• nie czyniąc wpisów wystarczająco widocznymi. Tylko czarny atrament jest dozwolony
• nie może używać oficjalnego formularza W-2.,RNO:
  • Nieprawidłowa kwota federalnych, stanowych i/lub lokalnych płac podlegających opodatkowaniu
  • Niepoprawna nazwa, adres i/lub SSN pracownika
  • niewłaściwe kodowanie dla pola 12
  • niedokładne wskazówki dotyczące ubezpieczenia społecznego lub przydzielone wskazówki
  • nieprawidłowy rok podatkowy

  kiedy używać formularza w-2C

  chociaż formularz w-2c jest odpowiedni do naprawiania wielu błędów w-2, nie wszystkie błędy w-2 wymagają w-2C.,sprawdź nazwę pracownika, adres lub SSN

• nieprawidłowy EIN
• nieprawidłowe płace lub rozliczenia podatkowe
• zgłosiłeś 2 W-2s dla pracownika w ramach tego samego ein, ale tylko 1 powinno być zgłoszone
• zgłosiłeś 2 W-2s dla pracownika w ramach tego samego ein, ale tylko 1 jest niepoprawne

nie używaj formularza w-2C:

• już dałem pracownikowi kopię w-2, ale nie wypełniłem formularza w ssa., Zamiast tego zaznacz pole „Void” Na kopii a niepoprawnego W-2. Następnie utwórz nowy W-2 z odpowiednimi informacjami. Napisz” poprawione „na kopii nowego W-2 pracownika; przekaż tę” poprawioną ” kopię pracownikowi. Plik kopia a nowego W-2 z SSA, ale nie pisz „poprawione” na kopii SSA
• aby zgłosić Zwrot płatności. Zamiast tego przejrzyj publikację IRS 957, aby uzyskać instrukcje dotyczące zgłaszania zwrotu płatności do SSA

10 wskazówek dotyczących wypełniania formularza w-2C

Wskazówka #1: Upewnij się, że używasz oficjalnego formularza IRS w-2C., Możesz zamówić W-2S i w-2CS z IRS online lub dzwoniąc do agencji. Możesz też kupić je od zewnętrznego autoryzowanego sprzedawcy, takiego jak duży sklep z artykułami biurowymi.

Tip #2: jeśli zlecasz przetwarzanie płac, w tym administrację w-2, Twój dostawca płac jest prawdopodobnie odpowiedzialny za uzyskanie formularzy w-2 i obsługę przygotowania, dystrybucji i korekt w-2., zapoznaj się z ogólnymi instrukcjami IRS dla formularzy w-2 i w-3, które zawierają następujące sekcje 3 do usuwania błędów w-2:

1. ogólne instrukcje, takie jak kiedy i jak złożyć formularz w-2C (I formularz w-3C — formularz transmisyjny)
2. specjalne sytuacje, takie jak korygowanie tylko pracownika nazwa i/lub SSN, niedokładny rok podatkowy lub ein, lub więcej niż 1 w-2 dla tego samego pracownika
3. szczegółowe instrukcje, takie jak jak wypełnić każde pole w-2C

instrukcje różnią się w zależności od rodzaju błędu.,

Tip #4: zwróć uwagę na sytuacje, w których w-2c jest opcjonalny. Na przykład, jeśli w-2 odzwierciedla niewłaściwy adres pracownika, ale wszystko inne jest dokładne i już złożyłeś W-2 w SSA, możesz dokonać korekty na jeden z trzech sposobów:

1. nadaj pracownikowi nowy formularz W-2 z prawidłowym adresem., Napisz „REISSUED STATEMENT” na nowych kopiach, ale nie składaj kopii a z SSA
2. dostarcz formularz w-2C pracownikowi pokazujący właściwy adres w polu „i”, ale nie składaj kopii A Z w-2C z SSA
3. umieść w-2 z nieprawidłowym adresem w kopercie wyświetlającej poprawny adres i dostarcz go pracownikowi

spośród tych 3 alternatyw, tylko #2 wymaga w-2C.

Wskazówka #5: możesz wprowadzić zmiany w stanie lub lokalnej informacji W-2 na formularzu w-2C., Ale jeśli są to twoje jedyne zmiany, nie składaj w-2C z SSA. Zamiast tego złóż W – 2C w państwowej lub lokalnej agencji zarządzającej (w oparciu o ich wymogi sprawozdawcze) i przekaż pracownikowi ich kopię.

Tip # 6: Jeśli nie jesteś pewien, czy W-2c jest właściwym podejściem do rozwiązania błędu w-2 lub jeśli potrzebujesz wyjaśnienia instrukcji IRS, zasięgnij porady eksperta. Pamiętaj, że celem w-2c jest naprawa problemu, a nie tworzenie kolejnego faux pas.

Tip #7: nie zapomnij wysłać formularza W-3C, który jest podsumowaniem wszystkich wysyłanych W-2CS, wraz z przesłaniem w-2C., Jeżeli W – 2C dotyczą różnych lat podatkowych, złóż osobny W-3C dla każdego roku podatkowego.

Tip #8: Złóż plik w-2C i dostarcz kopię pracownikowi tak szybko, jak to możliwe po wykryciu błędu w-2. SSA zaleca, aby pracodawcy plik W-2S i W-2CS online, aby zaoszczędzić czas i pomóc zwiększyć dokładność.

Porada 9: Postaraj się przygotować i dostarczyć W-2 wcześniej, przed terminem 31 stycznia. Może to pomóc szybko złapać i zaradzić problemom W-2.

Tip #10: nie ignoruj błędów W-2., Jeśli pracownik zwróci twoją uwagę na problem, a ty go nie rozwiążesz, może złożyć skargę na Ciebie do IRS. Możesz ponieść kary za nie złożenie poprawnego i terminowego W-2.

przykład 31, 2019, kara wynosi $50 za Formularz W-2 złożony poprawnie w ciągu 30 dni od terminu, do maksymalnej kary za rok ($194,500 dla małych firm). Maksymalna kara za niezłożenie poprawionego W – 2 w ogóle wynosi $270 za formularz. Możesz uniknąć kary, jeśli błąd jest „nieistotny” lub jeśli możesz pokazać ” uzasadnioną przyczynę.,”

wnioski

informacje na formularzu w-2 pracowników mają wpływ na ich federalne i obowiązujące stanowe lub lokalne deklaracje podatkowe. Dlatego dane muszą być precyzyjne. Jeśli pracownik złożył już swoje zwroty do czasu wydania poprawionego W-2, w zależności od rodzaju błędu, może być konieczne skorygowanie zwrotu. Ty, jak również, może być konieczne, aby zmienić swoją firmę ” zeznania podatkowe zatrudnienia.