Une nouvelle année est sur nous, ce qui signifie qu’il est temps pour le traitement W-2. Comme vous le savez probablement, L’IRS a des exigences détaillées pour remplir le formulaire W-2. En outre, L’Administration de la sécurité sociale (SSA) a des délais spécifiques pour le moment où les W-2 doivent être déposés auprès de l’agence et livrés aux employés.

plus Précisément, vous devez remplir un Formulaire W-2 pour chaque employé à qui vous avez payé 600 $ou plus au cours de l’année d’imposition. Cette règle se dresse, quelle que soit votre taille de l’entreprise., Vous devez également déposer chaque W – 2 auprès de L’Ass et remettre aux employés leur copie du formulaire au plus tard le 31 janvier.

Mais l’erreur est humaine. Alors, que devez-vous faire si vous découvrez une erreur W-2? Tout d’abord, sachez que les erreurs W-2 sont très réparables, il n’y a donc aucune raison de paniquer.

ensuite, nous allons passer en revue les différents types D’erreurs W-2. Ensuite, nous discuterons quand et comment résoudre ces erreurs via un formulaire corrigé W-2, également appelé « formulaire W-2C., »

types D’erreurs W-2

selon L’IRS, les erreurs W-2 Les plus courantes incluent:

• omettant les points décimaux et les cents des montants en dollars
• mettre des signes de dollar dans des boîtes” 49b35c48d6″> ne pas formater correctement le nom des employés dans la case »e « 
• entrer le mauvais numéro d’identification de l’employeur ou inscrire le numéro de sécurité sociale de l’employé comme ein
• en utilisant une impression trop grande ou trop petite., L’IRS recommande la police Courier 12 points
• en vérifiant par erreur l’emplacement « plan de retraite” dans la case 13
• en ne rendant pas les entrées suffisamment visibles. Uniquement l’encre noire est autorisé
• à Défaut d’utiliser le formulaire W-2.,SRO:
  • montant incorrect des salaires imposables fédéraux, étatiques et/ou locaux
  • impôts fédéraux, étatiques et/ou locaux retenus incorrects
  • nom, adresse et/ou SSN inexacts de l’employé
  • codage incorrect pour la case 12
  • conseils de sécurité sociale inexacts ou conseils attribués
  • année d’imposition incorrecte

  quand utiliser le formulaire W-2C

  bien que le formulaire W-2C est approprié pour corriger de nombreuses erreurs w-2, Toutes les erreurs w-2 ne nécessitent pas un W-2C.,nom, adresse ou SSN de l’employé curate

• ein Incorrect
• salaires incorrects ou retenues d’impôt
• mauvaise année d’imposition
• vous avez déclaré 2 W-2s pour un employé sous le même ein, mais seulement 1 aurait dû être déclaré
• vous avez déclaré 2 W-2s pour un employé sous le même ein, mais seulement 1 est incorrect

ne pas utiliser le formulaire W-2C:

• si vous avez déjà remis à l’employé sa copie W-2, mais que vous n’avez pas déposé le formulaire auprès du SSA., Au lieu de cela, cochez la case « Void” sur la copie A du W-2 incorrect. Ensuite, créez un nouveau W – 2 avec les informations appropriées. Inscrire  » corrigé « sur la copie du Nouveau W-2 de l’employé; remettre cette copie” corrigée » à l’employé. Fichier copie A du Nouveau W – 2 avec le SSA, mais n’écrivez pas « corrigé” sur la copie du SSA
• pour signaler le remboursement. Au lieu de cela, consultez la Publication 957 de L’IRS pour obtenir des instructions sur la déclaration des arriérés de paie à L’ass

10 conseils pour remplir le formulaire W-2C

Astuce #1: Assurez-vous d’utiliser le formulaire officiel W-2c de l’IRS., Vous pouvez commander W – 2s et W-2CS auprès de L’IRS en ligne ou en appelant l’agence. Ou vous pouvez les acheter auprès d’un vendeur autorisé externe, tel qu’un grand magasin de fournitures de bureau.

Astuce #2: Si vous externalisez le traitement de la paie, y compris l’administration W-2, votre fournisseur de paie est probablement responsable de l’obtention des formulaires W-2 et de la préparation, de la distribution et des corrections W-2., consultez les Instructions générales de L’IRS pour les formulaires W-2 et W-3, qui comprennent les 3 sections suivantes pour corriger les erreurs W-2:

1. instructions générales, telles que quand et comment déposer le formulaire W-2c (et le formulaire W-3c — le formulaire de transmission)
2. nom et/ou SSN, année d’imposition inexacte ou ein, ou plus de 1 W-2 pour le même employé
3. instructions spécifiques, telles que la façon de remplir chaque Case w-2C

les instructions varient selon le type d’erreur.,

Astuce #4: Notez les situations où un W-2c est facultatif. Par exemple, si le W-2 reflète la mauvaise adresse de l’employé, mais que tout le reste est exact et que vous avez déjà déposé le W-2 auprès du SSA, vous pouvez effectuer la correction de l’une des trois manières suivantes:

1. donnez à l’employé un nouveau formulaire W-2 avec, Écrivez « reissued STATEMENT” sur les nouvelles copies, mais ne déposez pas la copie A avec le SSA
2. fournissez un formulaire W-2c à l’employé indiquant la bonne adresse dans la case « i”, mais ne déposez pas la copie A du W-2C avec le ssa
3. placez le W-2 avec corriger l’adresse et la remettre à l’employé

de ces 3 solutions de rechange, seule #2 nécessite un W-2C.

astuce #5: vous pouvez apporter des modifications aux informations W-2 locales ou d’état sur le formulaire W-2C., Mais si ce sont vos seules modifications, ne déposez pas le W-2C avec le SSA. Au lieu de cela, déposez le W-2C auprès de l’état ou de l’organisme d’administration local (en fonction de leurs exigences en matière de rapports) et remettez leur copie à l’employé.

astuce #6: Si vous n’êtes pas sûr Qu’un W-2C soit la bonne approche pour résoudre une erreur W-2, ou si vous avez besoin de précisions sur les instructions de L’IRS, demandez l’avis d’un expert. Rappelez-vous, le but du W-2c est de réparer le problème, pas de créer un autre faux pas.

astuce #7: n’oubliez pas d’envoyer le formulaire W-3C, qui est un résumé de tous les W-2CS envoyés, avec votre soumission W-2C., Si les W-2c sont pour différentes années d’imposition, produire un W-3C distinct pour chaque année d’imposition.

astuce #8: déposez le W-2c et fournissez une copie à l’employé dès que possible après avoir détecté L’erreur W-2. L’ass recommande aux employeurs de déposer les fichiers W – 2s et W-2CS en ligne pour gagner du temps et améliorer la précision.

astuce 9: essayez de préparer et de fournir les W-2 tôt, avant la date limite du 31 janvier. Cela peut vous aider à attraper et à résoudre rapidement les problèmes W-2.

astuce #10: Ne pas ignorer les erreurs W-2., Si un employé porte le problème à votre attention et que vous ne le résolvez pas, il peut déposer une plainte contre vous auprès de l’IRS. Vous pouvez faire face à des pénalités pour ne pas déposer un W-2 correct et opportun.

exemple: pour les dépôts dus déc. Le 31 décembre 2019, la pénalité est de 50 $par formulaire W-2 déposé correctement dans les 30 jours suivant la date limite, jusqu’à concurrence de la pénalité maximale pour l’année (194 500 for pour les petites entreprises). La pénalité maximale pour ne pas produire de W-2 corrigé est de 270 per par formulaire. Vous pouvez éviter la pénalité si l’erreur est « sans conséquence” ou si vous pouvez montrer un « motif raisonnable., »

Conclusion

les informations figurant sur le formulaire W-2 de vos employés ont une incidence sur leurs déclarations de revenus fédérales et locales applicables. Par conséquent, les données doivent être précises. Si l’employé a déjà produit ses déclarations au moment où vous émettez un W-2 corrigé, selon le type d’erreur, il pourrait devoir modifier sa déclaration. Vous devrez peut-être également modifier les déclarations de revenus d’emploi de votre entreprise.