Lad os se det i øjnene — hvis du bruger din Gmail-konto til mere end lejlighedsvis at kontakte venner og familie, er det sandsynligt, at det er spinding ud af kontrol. Mellem arbejdsrelaterede e-mails, online begivenheder, invitationer, reklame fra dine yndlingsforhandlere og bare almindelig spam, vil du have svært ved at holde styr.

Der er forskellige måder at organisere din e-mail på, og en kraftfuld mulighed er at anvende etiketter, Gmails analog til mapper., At sætte etiketter på e-mails gør dem lettere at håndtere. For eksempel, kan du mærke alle, du har brug for at sende feriehilsner til; alle, som har udtrykt interesse i at købe din grafiske roman samling; alle, der arbejder på din nuværende video projekt; enhver, som du vidste i college — mulighederne er næsten uendelige.

Her er nogle grundlæggende og nogle strategier til brug af Gmails etiketfunktioner. Bemærk, at alle er færdige på en stationær computer; der er forskellige måder at administrere etiketter på en mobilenhed, som jeg vil tale om i slutningen af denne artikel.,

Opret etiketter

for at begynde at bruge etiketter er det første, du skal gøre, at oprette nogle. Der er et par måder, du kan gøre det på.

først kan du oprette en etiket fra Gmails venstre kolonne:

• i venstre kolonne skal du rulle ned fra indbakken, indtil du kommer til “Administrer etiketter” og “Opret ny etiket.”
• Klik på sidstnævnte og indtast navnet på din nye etiket. Du kan indlejre det under en eksisterende etiket, hvis du vil.

Du kan også oprette en ny etiket og straks anvende den på flere e-mails:

• Vælg de e-mails, du vil mærke, ved at markere afkrydsningsfelterne til venstre for e-mails. Når du er klar, skal du højreklikke.
• Hold markøren over ” etiket som.”Du kan indtaste navnet på din nye etiket i feltet i pop op-vinduet og trykke på returtasten eller klikke på” Opret ny”, hvor du kan indtaste navnet på din nye etiket og indlejre den under en eksisterende etiket, hvis du vil.

farve dine etiketter

en af de enkleste ting, du kan gøre med etiketter i Gmail, er at give dem farver. Det kan virke som en lille ting, men hvis du gennemser din e-mail, gør farvede etiketter det straks klart, hvilken kategori en e-mail tilhører.forskellige farvede etiketter kan gøre meddelelser lettere at finde.

Sådan tildeles farver til en Gmail-etiket:

• Hold markøren over etiketens navn i venstre kolonne.
• Klik på de tre prikker til højre for etiketens navn.
• Klik på ” Label farve.,”
• Vælg den farve, du vil tildele den etiket — du kan enten vælge en grundlæggende farvekombination eller oprette brugerdefinerede farver til baggrunden og teksten.

Hvis du vil gå tilbage til standardfarverne (sort tekst på en grå baggrund), skal du klikke på “Fjern farve.”

Anvend etiketter automatisk på indgående e-mails

Du kan automatisk anvende etiketter på e-mails, når de kommer ind., For eksempel, hvis jeg planlagde at skrive en historie om forskellige typer ansigtsmasker og ønskede at mærke alle e-mails, der måtte vedrøre dette emne, kunne jeg oprette et filter, der automatisk ville sætte etiketten “maske” på disse e-mails. Sådan her:

• Opret først den ønskede etiket. I dette tilfælde brugte jeg anvisningerne ovenfor til at oprette etiketten “masker.”
• gå til din Gmail-søgefelt. Klik på den lille pil til højre for søgefeltet for at få den avancerede søgning.
• Sæt dit søgeord i det eller de relevante felter., For eksempel for at oprette min søgning vil jeg kigge efter enhver e-mail, der har ordet “maske” i den. Jeg kan også bare anvende det på e-mails, der ender i min indbakke (så jeg ikke mærker nogen e-mails, der ender i Spam) ved at klikke på feltet ud for “Søg” og vælge “indbakke” i rullemenuen.

• Klik på knappen” Opret filter”.
• der vil være en advarsel om, at flere typer filtre ikke gælder for indgående e-mail. Klik på “Okay” for at vise dig forstå.,
• du vil derefter blive bragt til en side, der lader dig vælge, hvad du vil have filteret til at gøre. For eksempel kunne jeg få de filtrerede e-mails straks slettet eller arkiveret, markeret som vigtige (eller som ikke vigtige) eller videresendt til en anden adresse blandt andre muligheder. I dette tilfælde vil jeg markere afkrydsningsfeltet ud for “Anvend etiketten:” og vælg derefter etiketten “masker” i rullemenuen. (Du kan også oprette en ny etiket her, hvis du ønsker det.)

• dette vil kun mærke fremtidige e-mails. Hvis du også vil anvende etiketten på aktuelle e-mails, skal du også kontrollere “anvend også filter til matchende samtaler”, der vises nederst på tjeklisten. (Bemærk: Denne sidste er en noget finurlig funktion, så det fungerer muligvis ikke i alle tilfælde.)
• Klik på “Opret filter.”

rediger dine filtre

Hvis du vil redigere eller slette et af dine filtre, skal du gøre det via Gmails hovedindstillingsside, som åbnes ved at klikke på tandhjulet i øverste højre hjørne og derefter på ” Se alle indstillinger.,”Derefter:

• Klik på fanen “Filtre og blokerede adresser”.
• du vil se en liste over alle dine filtre. For individuelt at redigere eller slette en, skal du klikke på linkene “Rediger” eller “Slet” til højre for hver etiket.
• du kan også slette eller eksportere en gruppe etiketter ved at markere dem og derefter klikke på linkene “Eksporter” eller “Slet” nederst på listen.

Vis eller skjul dine etiketter

Når du har mange etiketter, kan de være overvældende, og derfor har Gmail måder, hvorpå du kan vise eller skjule specifikke etiketter.,

Hvis du klikker på “Administrer etiketter” i venstre kolonne, bliver du bragt til fanen “etiketter” på siden med Gmail-Indstillinger. Rul ned på den resulterende side for at finde en liste over alle dine etiketter.

Der er to måder, du kan justere, om en etiket er synlig: “Vis i etiketliste” og “vis i meddelelsesliste.””Etiketliste” henviser til listen over dine etiketter i Gmails venstre kolonne-det er praktisk, fordi du kan klikke på navnet på en bestemt etiket for at søge efter alle e — mails med den etiket., Her i Indstillinger kan du vælge at vise den etiket på listen til venstre, skjule den eller kun vise den, hvis du har ulæste e-mails med den etiket.

“Vis i meddelelsesliste” giver dig mulighed for at vise eller skjule etiketten i hovedmeddelelsesvinduet — med andre ord vil du ikke se etiketten ved siden af e-mailens første linje(r). E-mailen vil dog stadig blive mærket.

og endelig kan du redigere hver etiket eller fjerne den helt. (Fjernelse af det vil ikke slette e-mailen, bare etiketten.,)

Administrer etiketter på en mobilenhed

mens Gmail-etiketter skal oprettes ved hjælp af en computer, og mere komplekse operationer skal også udføres på en computer, har du nogle muligheder for, hvordan etiketter bruges på din mobile enhed.

Sådan tilføjer du en etiket manuelt til en e-mail:

• på både en iPhone og en Android-telefon skal du åbne den e-mail, du vil mærke.
• tryk på ikonet med tre punkter øverst til højre på skærmen.
• vælg ” Skift etiketter.”
• Vælg (eller fravælg) de etiketter, du vil anvende på den pågældende meddelelse.,

Hvis du bruger en iPhone, kan du tilføje etiketter til mere end en e-mail ad gangen:

• i din e-mail-liste skal du trykke på ikonet til venstre for hver meddelelse, du vil mærke. Meddelelsen ændres til et flueben.
• tryk på ikonet med tre punkter øverst til højre på skærmen.
• vælg ” Skift etiketter.”
• Vælg de etiketter, du vil anvende på disse meddelelser.,

Du kan også lave nogle grundlæggende etiketstyring på en mobilenhed, men hvad du kan gøre afhænger af, om du bruger iOS eller Android.

Sådan administrerer du dine etiketter på en iPhone:

• tryk på ikonet med tre linjer hamburger i øverste venstre hjørne.
• Rul ned og vælg ” Indstillinger.”
• tryk på den Gmail-konto, du vil justere.
• Rul ned til og vælg ” Etiketindstillinger.”
• Vælg den etiket, du vil justere.
• tryk på ” Tilføj…”hvis du vil tilføje denne etiket til fremtidige meddelelser., Du kan angive en række faktorer, herunder hvem det er fra, emnet, hvem det er til, og ord til at omfatte eller udelukke.
• Du kan også trykke på “Navn” for at ændre navnet for den etiket, eller “Slet <navn>” for at slette etiketten.

på en Android-enhed:

• tryk på ikonet med tre linjer hamburger i øverste venstre hjørne.
• Rul ned og vælg ” Indstillinger.,”
• tryk på den Gmail-konto, du vil justere.
• Rul ned til og vælg ” Administrer etiketter.”
• på en Android-enhed er det eneste, du virkelig kan justere, om din mobile enhed synkroniserer etiketterne med din computer. Siden, der kommer op efter “Administrer etiketter”, viser alle de kategorier, som Google inkluderede (f.eks.), og derefter alle dine etiketter. Det viser også, om kategorierne / etiketterne er blevet synkroniseret.
• hvis du vil synkronisere dine etiketter, skal du rulle ned til navnet på etiketten og trykke på den.
• tryk på ” Synkroniser meddelelser.,”Ingen meddelelser do .nloades, men anvendelsen af denne etiket til de relevante meddelelser synkroniseres. Du kan vælge at anvende etiketterne på meddelelser, der er ankommet inden for de sidste 30 dage, eller på alle meddelelser.
• når du har markeret den etiket, der skal synkroniseres, kan du vælge, om du vil modtage en meddelelse på telefonen, hver gang en meddelelse med den etiket vises.