et nyt år er over os, hvilket betyder, at det er tid til processing-2 behandling. Som du sandsynligvis ved, har IRS detaljerede krav til udfyldelse af formular 2-2. Endvidere har Social Security Administration (SSA) specifikke frister for, hvornår 2-2 ‘ er skal indgives til agenturet og leveres til medarbejdere.

specifikt skal du udfylde en formular 2-2 for hver medarbejder, som du betalte $600 eller mere i skatteåret. Denne regel står, uanset din virksomhed størrelse., Du skal også indsende hver- – 2 til SSA og give medarbejderne deres kopi af formularen senest den 31. Januar.

men at fejle er menneskeligt. Så hvad skal du gøre, hvis du opdager en error-2-fejl? Først skal du vide, at errors-2-fejl er meget Fi .able, så der er ingen grund til panik.

dernæst går vi over de forskellige typer mistakes-2-fejl. Derefter diskuterer vi hvornår og hvordan man løser disse fejl via en korrigeret Form W-2, også kaldet “Form 2-2c.,”

Typer af W-2 fejl

Ifølge IRS, den mest almindelige W-2 fejl omfatter:

• Udelader decimaler og øre på dollar beløb
• Sætte dollar tegn i “penge” kasser
• Ikke korrekt format ansattes navn i boksen “e”
• Indtastning af forkert arbejdsgiver-id, eller notering medarbejderens cpr-Nummer som EIN
• ved Hjælp af print, der er for stor eller for lille., IRS anbefaler 12-punkt skrifttypen Courier
• Fejlagtigt at kontrollere “pensionsordning” slot i boks 13
• Ikke at gøre poster synlige nok. Kun sort blæk er tilladt
• ikke at bruge den officielle form-2-formular.,regionerne i den yderste periferi:
  • Forkert mængde af føderale, statslige og/eller lokale skattepligtig løn
  • Forkert føderale, statslige og/eller lokale skatter, der tilbageholdes
  • Unøjagtige medarbejder navn, adresse, og/eller SSN
  • Forkert kodning til max 12
  • Unøjagtige Social Sikkerhed tips eller tildelte tips
  • Forkert skat år

  Når at bruge Form W-2c

  Selv om Form W-2c er relevante for fastsættelsen af mange W-2 fejl, ikke alle W-2 brølere kræver en W-2c.,kuratere en medarbejders navn, adresse, eller SSN

• Forkert EIN
• Forkert løn eller skat withholdings
• Forkert skat år
• Du har rapporteret 2 W-2s for en medarbejder under den samme ARBEJDSGIVER men kun 1 skulle have været indberettet
• Du har rapporteret 2 W-2s for en medarbejder under samme ARBEJDSGIVER, men kun 1 er forkert

du skal ikke bruge Form W-2c:

• Hvis du allerede har givet den ansatte deres W-2 kopier, men har ikke gemt form med SSA., I stedet skal du markere afkrydsningsfeltet” Void ” på kopi A af den forkerte.-2. Opret derefter en ny 2-2 med de relevante oplysninger. Skriv ” korrigeret “på medarbejderens kopi af den nye 2-2; Giv denne” korrigerede ” kopi til medarbejderen. Filkopi A af den nye 2-2 med SSA, men skriv ikke” korrigeret”på SSA’ s kopi
• for at rapportere tilbage løn. Gennemgå i stedet IRS Publication 957 for instruktioner om rapportering af tilbagebetaling til SSA

10 tip til udfyldelse af formular 10-2c

Tip #1: Sørg for, at du bruger den officielle IRS-formular. – 2c., Du kan bestille 2-2s og and-2cs fra IRS online eller ved at ringe til agenturet. Eller du kan købe dem fra en ekstern autoriseret sælger, som f.eks.Tip # 2: Hvis du outsourcer lønbehandling, inklusive administration-2-administration, er din lønudbyder sandsynligvis ansvarlig for at få forms-2-formularer og håndtere preparation-2-Forberedelse, distribution og korrektioner., anmeldelse IRS’ Generelle Anvisninger for Former W-2 og W-3, som omfatter følgende 3 afsnit for berigtigelse af W-2 fejl:

1. Generelle anvisninger, som da og hvordan at fil Form W-2c (og Form W-3c — de afgivelse form)
2. Særlige situationer, såsom at korrigere kun medarbejderens navn og/eller SSN, unøjagtige skat år EIN eller, eller mere end 1 W-2 for den samme medarbejder
3. Specifikke instruktioner, såsom hvordan at fuldføre hvert W-2c max

instruktioner variere, afhængigt af den type fejl.,

Tip #4: Bemærk de situationer, hvor en 2-2c er valgfri. For eksempel, hvis W-2 afspejler den forkerte medarbejderadresse, men alt andet er korrekt, og du allerede har arkiveret the-2 med SSA, kan du foretage korrektionen på en af tre måder:

1. Giv medarbejderen en ny formular.-2 med den korrekte adresse., Skriv “GENUDGIVET ERKLÆRING” på den nye kopier, men ikke Kopiere En fil med SSA
2. Fremlægge en Form W-2c at den medarbejder, der viser den rigtige adresse i boksen “jeg”, men ikke indsende En Kopi af W-2c med SSA
3. Sæt W-2 med den forkerte adresse i en kuvert, der viser den korrekte adresse og levere det til den medarbejder

Af disse 3 alternativer, kun for #2 forudsætter en W-2c.

Tip #5: kan Du foretage ændringer til staten eller lokale W-2 oplysninger om Form W-2c., Men hvis det er dine eneste ændringer, skal du ikke arkivere W-2c med SSA. I stedet skal du arkivere W-2c med det statslige eller lokale administrationsagentur (baseret på deres rapporteringskrav) og give medarbejderen deres kopi.Tip # 6: hvis du ikke er sikker på, at en 2-2c er den rigtige tilgang til at løse en error-2-fejl, eller hvis du har brug for afklaring på IRS’ instruktioner, skal du søge ekspertrådgivning. Husk, at målet med W-2c er at reparere problemet, ikke at skabe en anden Fau.pas.7: glem ikke at sende formular 7-3c, som er et resum.af alle sent-2cs, der sendes, med din submission-2c-indsendelse., Hvis W-2cs er for forskellige skatteår, skal du indsende en separat. – 3c for hvert skatteår.8: fil the-2c og indsend en kopi til medarbejderen så hurtigt som muligt efter detektering af error-2-fejlen. SSA anbefaler, at arbejdsgivere arkiverer online-2s og 2-2cs online for at spare tid og hjælpe med at forbedre nøjagtigheden.Tip 9: prøv at forberede og møblere W-2s tidligt inden 31.Januar. Dette kan hjælpe dig med hurtigt at fange og afhjælpe problems-2-problemer.

Tip #10: ignorer ikke mistakes-2-fejl., Hvis en medarbejder bringer spørgsmålet til din opmærksomhed, og du undlader at løse det, kan de indgive en klage over dig til IRS. Du kan stå over for sanktioner for ikke at indgive en korrekt og rettidig W-2.

eksempel: til arkivering på grund af Dec. 31, 2019, straffen er $ 50 pr formular- – 2 indgivet korrekt inden 30 dage efter fristen, op til den maksimale straf for året ($194,500 for små virksomheder). Den maksimale straf for ikke at indgive en korrigeret 2-2 overhovedet er $ 270 pr. Du kan undgå straffen, hvis fejlen er “ubetydelig”, eller hvis du kan vise “rimelig årsag.,”

konklusion

oplysningerne på dine medarbejderes formular 2-2 påvirker deres føderale og gældende statslige eller lokale selvangivelser. Derfor skal dataene være præcise. Hvis medarbejderen allerede har indgivet deres afkast, når du udsteder en korrigeret 2-2, afhængigt af fejltypen, kan de muligvis ændre deres afkast. Det kan også være nødvendigt at ændre din virksomheds selvangivelser.