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si usted es como muchos de nosotros, la cantidad de papel que entra en su casa es difícil de manejar a veces. Desde el correo hasta los recibos y los documentos, es un desafío mantener todo organizado., Si bien muchas empresas se están moviendo hacia los sistemas sin papel, no se siente de esa manera cuando mira las pilas de documentos financieros en su hogar.

a medida que toma decisiones financieras y de vida, generalmente hay un rastro de papel. Lo mismo es cierto cuando usted compra, vende o asegura algo. Y después del tiempo de impuestos cada año, hay otra pila de documentos para agregar a sus archivos. ¿Qué debe ahorrar, y qué está bien tirar en la recolección de basura de esta semana—con lo que queremos decir, lo que necesita ser triturado y desechado adecuadamente?,

la razón principal para archivar documentos financieros es poder defender sus declaraciones de impuestos anuales si es necesario, pero hay otras razones para guardar ciertos tipos de papeleo. Aquí hay una guía rápida sobre qué hacer con sus documentos financieros: cuánto tiempo necesita guardar los importantes, Cómo almacenar los documentos que conserva y cómo desechar de forma segura el resto.

¿Cuánto tiempo debe conservar los documentos financieros?

algunos documentos financieros deben conservarse a largo plazo. Aquí hay un desglose de los documentos a guardar, basado en el tiempo que deben guardarse.,

Siete Años o Más

Cuando se trata de los impuestos, es mejor mantener cualquier impuesto registros durante al menos siete años. El estatuto de limitaciones del IRS para la auditoría es de tres años. Sin embargo, hay circunstancias en las que pueden retroceder hasta seis o siete años, por ejemplo, si no reporta ingresos en un 25% o más. Los estatutos estatales de limitaciones pueden variar, así que consulte con un profesional de impuestos sobre las limitaciones en su estado.

Su mejor Apuesta es aferrarse a sus declaraciones de impuestos el mayor tiempo posible. Si alguna vez te enfrentas a una auditoría fiscal, entonces tendrás toda la información que necesitas., También debe considerar guardar documentos que verifiquen la información en sus declaraciones durante al menos siete años, como formularios W-2 y 1099, recibos y pagos. Si tiene recibos relacionados con activos, como recibos para proyectos de remodelación de casas, guárdelos mientras sea el propietario.

los documentos de un año

que entran en esta categoría incluyen estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito no relacionados con impuestos, estados de inversión, talones de pago y recibos de compras grandes., Mantenga estos registros a mano durante un año si los necesita para respaldar su preparación de impuestos del año en curso o como prueba de ingresos al hacer una compra grande.

la Comisión Federal de comercio sugiere retener sus facturas médicas pagadas durante un año antes de lanzarlas, a menos que tenga una disputa de seguro sin resolver, en cuyo caso retendría las facturas médicas hasta que se resuelva la disputa. Las facturas médicas son confusas, y tener registros a mano para disputar pagos o errores es prudente.,

muchos bancos y emisores de tarjetas de crédito ofrecen estados de Cuenta electrónicos ahora, por lo que es posible que no necesite tener copias en papel a mano, lo que reducirá el exceso de desorden. Si Mantener otros documentos a largo plazo lo pone ansioso, puede optar por escanearlos para crear copias electrónicas y luego deshacerse de los documentos originales en papel.

menos de un año

algunos documentos no necesitan ocupar un espacio valioso en su hogar por mucho tiempo., Por ejemplo, no se preocupe por conservar los recibos a menos que pertenezcan a:

• productos en garantía
• sus declaraciones de impuestos
• reclamaciones de Seguros

puede desechar la mayoría de las facturas mensuales después de pagarlas, o después de que los pagos se hayan acreditado en su estado de cuenta bancario. Si termina necesitando volver a verificar algo, vea si puede acceder a las facturas pasadas a través del acceso a la cuenta en línea. Muchas compañías mantienen las facturas pasadas y las facturas disponibles en línea durante los últimos meses o más.,

Los bancos normalmente no le devuelven los cheques cancelados por correo, pero si el suyo lo hace, la mayoría de los cheques cancelados pueden triturarse una vez que haya verificado que su estado de cuenta bancario es correcto. Sin embargo, algunos cheques cancelados deben guardarse si están relacionados con declaraciones de impuestos, como cualquier donación caritativa.

¿Qué documentos financieros debe conservar para siempre?

hemos analizado documentos que están bien desechar después de un tiempo específico, pero hay muchos documentos que debe conservar indefinidamente., Los documentos importantes para salvar para siempre incluyen:

• certificados de nacimiento
• tarjetas de Seguro Social
• certificados de matrimonio
• documentos de adopción
• certificados de defunción
• Pasaportes
• testamentos y testamentos vivos
• poderes notariales
• documentos legales
• registros militares
• planes de jubilación y li>
• formularios de beneficiario

para cualquier cosa que haya comprado o asegurado, debe guardar los documentos relacionados durante al menos el tiempo que los posea o hasta que finalice la garantía., Sin embargo, no hará daño mantenerlos por más tiempo, solo para estar seguros. Esto incluye títulos, escrituras, pólizas de seguro, documentación de garantía y más.

Las pólizas de seguro de Salud y los documentos relacionados también son importantes para mantener a largo plazo. Mientras su seguro de salud esté activo, debe mantener estos registros. Si su cobertura terminó o se mudó a otra compañía de seguros, siga adelante y deseche el papeleo una vez que esté seguro de que no lo necesitará. Lo mismo es cierto Si recibe beneficios por discapacidad o desempleo. Conserve la documentación hasta que sepa que ya no la necesita.,

Si tiene registros financieros o documentos que no está seguro de necesitar, tenga cuidado. Guarde todos los documentos hasta que esté seguro de que no los necesita.

Cómo almacenar documentos financieros

Puede reducir el desorden creando un sistema confiable para almacenar sus documentos financieros. Mantener sus documentos seguros es igualmente importante., Al almacenar sus documentos, querrá una solución de almacenamiento que sea:

• de fácil acceso
• Protegido del robo
• Protegido del medio ambiente/clima/daños
• bien organizado

ya sea que tenga documentos en papel o versiones electrónicas, aquí hay opciones para almacenar sus documentos financieros de forma segura a largo plazo.

almacenamiento de papel

muchas personas optan por mantener los documentos almacenados en un archivador. Utilice carpetas de archivos para organizar el papeleo por tema, año u otro método de su elección., Las cajas bancarias son otra opción de almacenamiento, pero son más susceptibles al daño del agua.

para sus documentos más importantes, un archivador estándar podría no ser suficiente. El uso de una caja fuerte en el hogar puede ser una mejor opción. Busque una caja fuerte que sea ignífuga e impermeable para una protección máxima. Una caja fuerte para el hogar no tiene que ser elaborada o costosa, como algo que probablemente hayas visto en las películas (no hay necesidad de cajas fuertes ocultas detrás de las ilustraciones). Una caja de seguridad simple que puede agarrar y llevar es perfecta para almacenar documentos en caso de incendio o inundación.,

Las cajas de seguridad solían ser un método popular para almacenar objetos de valor, incluidos los documentos esenciales. No todas las sucursales bancarias ofrecen cajas de seguridad hoy en día, pero puede ser una opción si prefiere mantener estos documentos fuera del sitio. Tenga en cuenta que está a merced de la institución financiera en cuanto a cuándo puede acceder a su caja de seguridad.

almacenamiento electrónico

si desea avanzar hacia menos papel, hay muchas opciones de almacenamiento digital.,

muchas instituciones financieras y empresas ahora le permiten optar por la facturación electrónica y los estados de cuenta, ya sea a través del correo electrónico o el acceso a la cuenta en línea. Algunos bancos cobran una tarifa por los estados de cuenta en papel ahora, a medida que el papeleo electrónico se vuelve más fácil de obtener.

para otros documentos, puede usar un escáner para escanearlos en su computadora, o puede tomar fotos con su teléfono celular.

mantener todos sus documentos en su computadora no es muy eficiente y puede atascar su sistema., Otras opciones de almacenamiento digital incluyen discos duros externos, como discos duros y SDD, que son soluciones compactas para almacenar cantidades masivas de datos electrónicos. Una solución aún más compacta es almacenar papeleo electrónico en una unidad flash, aunque las unidades flash también son más fáciles de extraviar o dañar.

Si va por la ruta digital, puede ser una buena idea crear varias copias de seguridad en caso de que una de ellas esté dañada o falle. Las copias de seguridad digitales ocupan mucho menos espacio que tener varias copias en papel de sus documentos importantes.,

otra opción es ir con el almacenamiento basado en la nube para el papeleo esencial. En los últimos años se ha visto una explosión de soluciones basadas en la nube, que incluyen:

• Dropbox
• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• iCloud
• Amazon Cloud Drive
• Box
• NextCloud
• IDrive
• Carbonite

El uso de almacenamiento basado en la nube no solo ahorra espacio, sino puede ser ideal para organizar y mantener sus documentos seguros, ya que la mayoría de los servicios garantizan la protección a través de redes cifradas., Muchas soluciones basadas en la nube permiten el acceso a través de dispositivos móviles, lo que hace que sus documentos sean accesibles en casi cualquier parte del mundo.

si termina eligiendo una solución de almacenamiento digital, asegúrese de no necesitar una copia física o un documento original en el futuro. Lo último que quieres hacer es triturar algo para ahorrar espacio, solo para necesitarlo cinco años después.

Cómo deshacerse de documentos financieros viejos

limpiar su casa de montones de papeleo viejo e inútil es una sensación maravillosa, pero no lo deseche con su recolección semanal de basura., La mayoría de estos documentos contienen información personal que no desea que se exponga.

según un informe de la Comisión Federal de comercio (FTC), se presentaron más de 3.2 millones de informes de consumidores con Consumer Sentinel Network en 2019, y el 20% de ellos involucraron robo de identidad. Tirar documentos con su basura expone su información a cualquier persona dispuesta a hacer un poco de trabajo sucio para robar su identidad. Es posible que no se dé cuenta de cuánta información está presente en sus facturas antiguas, estados de cuenta, cheques anulados y cancelados y otros documentos financieros.,

esto es lo que podría estar presente en los documentos que desea desechar:

• nombres completos
• direcciones físicas
• números de teléfono
• números de Cuenta
• números de Ruta
• números de licencia de conducir
• números de Política
• nombres de usuario
• contraseñas
• Información de Membresía
• /li>
• signatures

Su mejor opción es triturar cualquier documento que contenga información confidencial antes de lanzarlos. Ya sea invertir en una trituradora para su hogar o utilizar un servicio de trituración profesional., Es probable que pague una tarifa por este servicio, pero es un precio pequeño para mantener su información personal segura.

Aquí hay algunas tiendas minoristas que ofrecen servicios de trituración:

• Office Depot
• Office Max
• Staples
• The UPS Store
• FedEx Office Print & Ship Centers

muchas ciudades también celebran días de trituración de papel gratis para los residentes. Consulte el sitio web de su ciudad para obtener información sobre eventos como este.,

una vida financiera necesariamente implica una cantidad significativa de documentación, desde Estados de cuenta bancarios mensuales hasta documentos de seguro y diversos materiales necesarios para presentar sus impuestos. Al aprender lo que necesita quedarse y lo que es libre de irse, puede minimizar la cantidad de materiales que acumula con el tiempo.