un nuevo año está sobre nosotros, lo que significa que es hora de procesar W-2. Como probablemente sepa, el IRS tiene requisitos detallados para completar el Formulario W-2. Además, la administración del Seguro Social (SSA) tiene plazos específicos para cuando los W-2 deben ser presentados a la agencia y entregados a los empleados.

Específicamente, debe llenar un Formulario W-2 por cada empleado a quien pagó 6 600 o más durante el año fiscal. Esta regla se mantiene, independientemente del tamaño de su negocio., También debe presentar cada W-2 ante la SSA y entregar a los empleados su copia del formulario a más tardar el 31 de enero.

Pero errar es humano. Entonces, ¿qué debe hacer si descubre un error W-2? Primero, sepa que los errores W-2 son altamente corregibles, por lo que no hay razón para entrar en pánico.

a continuación, repasaremos los diferentes tipos de errores de W-2. Luego, discutiremos cuándo y cómo resolver esos errores a través de un Formulario W-2 corregido, también llamado «Formulario W-2C.,»

tipos de errores W-2

según el IRS, los errores W-2 más comunes incluyen:

• omitiendo puntos decimales y centavos de las cantidades en dólares
• poniendo signos de dólar en las cajas «dinero»
• no formatear correctamente el nombre de los empleados en la casilla «e»
• introducir el número de identificación del empleador incorrecto, o enumerar el número de Seguro Social del empleado como el EIN
• usando la impresión que es demasiado grande o demasiado pequeña., El IRS recomienda 12 puntos Courier font
• erroneously checking the» Retirement plan»slot in box 13
• Not making entries visible enough. Solo se permite Tinta Negra
• no usar el formulario W-2 oficial.,ors:
  • cantidad incorrecta de salarios imponibles federales, estatales y/o locales
  • impuestos federales, estatales y/o locales incorrectos retenidos
  • nombre, dirección y/o SSN inexactos del empleado
  • codificación incorrecta para la caja 12
  • consejos inexactos de seguro social o consejos asignados
  • año fiscal incorrecto

  cuándo usar el formulario W-2C

  aunque el formulario W-2C es apropiado para corregir muchos errores W-2, no todos los errores W-2 requieren un W-2C.,curate employee name, address, or SSN

• Incorrect ein
• incorrect wages or tax withholdings
• wrong tax year
• usted reportó 2 W-2s para un empleado bajo la misma ein, pero solo 1 debería haber sido reportado
• usted reportó 2 W-2s para un empleado bajo la misma ein, pero solo 1 es incorrecto

no use el formulario W-2C:

• si ya le ha dado al empleado su copia W-2, pero no ha presentado el formulario con la SSA., En su lugar, marque la casilla «anular» en la copia a del W-2 incorrecto. Luego, cree un Nuevo W-2 con la información apropiada. Escriba » corregido «en la copia del empleado del Nuevo W-2; dele esta copia» corregida » al empleado. Archive La Copia A del Nuevo W-2 con el SSA, pero no escriba «corregido» en la copia del ssa
• para reportar el pago atrasado. En su lugar, revise la publicación 957 del IRS para obtener instrucciones sobre cómo reportar pagos atrasados a la SSA

10 consejos para completar el Formulario W-2C

Consejo #1: Asegúrese de usar el formulario W-2C oficial del IRS., Usted puede pedir W-2s Y W-2CS del IRS en línea o llamando a la agencia. O puede comprarlos a un vendedor externo autorizado, como una importante tienda de suministros de oficina.

Consejo #2: si subcontrata el procesamiento de nómina, incluida la administración de W-2, es probable que su proveedor de nómina sea responsable de obtener los formularios W-2 y manejar la preparación, distribución y correcciones de W-2., revise las instrucciones generales del IRS para los formularios W-2 Y W-3, que incluyen las siguientes 3 secciones para rectificar los errores W-2:

1. instrucciones generales, como cuándo y cómo presentar el Formulario W-2c (y el Formulario W-3C — el formulario de transmisión)
2. situaciones especiales, como corregir solo el nombre del empleado y/o SSN, año fiscal inexacto o ein, o más de 1 W-2 para el mismo empleado
3. instrucciones específicas, como cómo completar cada cuadro W-2C

las instrucciones varían, según el tipo de error.,

Consejo # 4: Tenga en cuenta las situaciones en las que un W-2C es opcional. Por ejemplo, si el W-2 refleja la dirección incorrecta del empleado, pero todo lo demás es correcto y ya ha presentado el W-2 con la SSA, puede hacer la corrección de una de tres maneras:

1. dé al empleado un nuevo Formulario W-2 con la dirección correcta., Escriba «reissued STATEMENT» en las nuevas copias, pero no Archive Copy A con el SSA
2. proporcione un Formulario W-2c al empleado mostrando la dirección correcta en la casilla «i», pero no Archive Copy a Del W-2C con el SSA
3. ponga el W-2 con la dirección incorrecta en un sobre que muestra la dirección correcta y entregarlo al empleado

de esas 3 alternativas, solo #2 requiere un W-2C.

consejo #5: puede hacer cambios en la información W-2 estatal o local en el formulario W-2C., Pero si esos son sus únicos cambios, no presente el W-2C con la SSA. En su lugar, presente el W-2C ante la agencia administradora estatal o local (según sus requisitos de presentación de informes) y entregue al empleado su copia.

Consejo #6: Si no está seguro de que un W-2C sea el enfoque correcto para resolver un error W-2, o si necesita aclaraciones sobre las instrucciones del IRS, busque asesoramiento de expertos. Recuerde, el objetivo del W-2C es reparar el problema, no crear otro paso en falso.

Consejo # 7: no olvide enviar el Formulario W-3C, que es un resumen de todos los W-2C que se envían, con su envío W-2C., Si los W-2C son para diferentes años fiscales, presente un W-3C por separado para cada año fiscal.

Consejo # 8: Archive El W-2c y proporcione una copia al empleado tan pronto como sea posible después de detectar el error W-2. La SSA recomienda que los empleadores presenten W-2s y W-2C en línea para ahorrar tiempo y ayudar a mejorar la precisión.

Consejo 9: Trate de preparar y amueblar los W-2 con anticipación, antes de la fecha límite del 31 de enero. Esto puede ayudarlo a detectar y remediar rápidamente los problemas W-2.

Consejo # 10: no ignore los errores de W-2., Si un empleado le llama la atención sobre el problema y usted no lo aborda, puede presentar una queja en su contra ante el IRS. Puede enfrentar sanciones por no presentar un W-2 correcto y oportuno.

Ejemplo: para las presentaciones debidas dic. 31, 2019, la multa es de 5 50 por Formulario W-2 presentado correctamente dentro de los 30 días de la fecha límite, Hasta la multa máxima para el año ($194,500 para pequeñas empresas). La multa máxima por no presentar un Formulario W-2 corregido es de 2 270 por formulario. Puede evitar la multa si el error es » intrascendente «o si puede mostrar «causa razonable».,»

conclusión

la información en el Formulario W-2 de sus empleados afecta sus declaraciones de impuestos federales y estatales o locales aplicables. Por lo tanto, los datos deben ser precisos. Si el empleado ya ha presentado sus declaraciones en el momento de emitir un W-2 corregido, dependiendo del tipo de error, es posible que deba enmendar su declaración. Usted también puede tener que modificar las declaraciones de impuestos sobre el empleo de su empresa.