uusi vuosi on jo ovella, mikä tarkoittaa, että se on aika W-2 käsittely. Kuten todennäköisesti tiedät, verovirastolla on yksityiskohtaiset vaatimukset lomakkeen W-2 täyttämiseksi. Lisäksi Sosiaaliturvahallinnolla (SSA) on erityiset määräajat sille, milloin W-2s on jätettävä virastolle ja toimitettava työntekijöille.

nimenomaan, sinun täytyy täyttää lomake W-2 jokaiselle työntekijälle, jolle maksoit verovuoden aikana vähintään 600 dollaria. Tämä sääntö on voimassa yrityksen koosta riippumatta., Sinun on myös arkistoitava jokainen W-2 SSA: n kanssa ja annettava työntekijöille jäljennös lomakkeesta viimeistään 31.tammikuuta.

mutta err on ihminen. Joten, mitä sinun pitäisi tehdä, jos huomaat W-2 virhe? Ensinnäkin tietää, että W-2 virheet ovat erittäin korjattavissa, joten ei ole syytä paniikkiin.

seuraavaksi käydään läpi erilaisia W-2-virheitä. Sitten, keskustelemme milloin ja miten ratkaista nämä virheet kautta korjattu lomake W-2, jota kutsutaan myös ”muodossa W-2c.,”

Tyypit W-2-virheitä

Mukaan IRS, yleisin W-2 virheitä ovat:

• Jättämällä desimaalin pistettä ja senttiä dollari määriä
• Laittaa dollarin merkkejä ”rahaa” laatikot
• Ei oikein alustaa työntekijöiden nimi-ruutuun ”e”
• Syöttämällä väärän työnantajan tunnistenumero, tai listalle työntekijän sosiaaliturvatunnus, koska EIN
• print, joka on liian suuri tai liian pieni., IRS suosittelee 12 pisteen Courier-fontti
• Virheellisesti tarkistaa ”Eläkkeelle suunnitelma” slot box 13
• Ei tehdä merkintöjä näkyvissä tarpeeksi. Vain musta muste on sallittu
• ei käytä virallista W-2-lomaketta.,ors:
  • Väärä määrä liittovaltion, osavaltion ja/tai paikallisia verotettava palkka
  • Virheelliset liittovaltion, osavaltion ja/tai paikallisia veroja pidätetty
  • Epätarkkoja työntekijän nimi, osoite, ja/tai SSN
  • Väärä koodaus box 12
  • Epätarkkoja Sosiaalinen Turvallisuus vinkkejä tai jaetaan vinkkejä
  • Virheelliset verovuoden

  Kun käyttää Lomakkeen W-2c

  Vaikka Lomakkeen W-2c-sopii vahvistamisesta monia W-2 virheitä, ei kaikki W-2 kömmähdyksiä vaativat W-2c.,kappalainen työntekijän nimi, osoite, tai SSN

• Virheelliset EIN
• Virheelliset palkkojen tai verotuksen ennakonpidätykset
• Väärin verovuoden
• ilmoitit 2 W-2s työntekijälle saman EIN, mutta vain 1 olisi pitänyt raportoitiin
• ilmoitit 2 W-2s työntekijälle saman EIN, mutta vain 1 on virheellinen,

Älä käytä Form W-2c:

• Jos olet jo antanut työntekijän oman W-2 kopioi, mutta ei ole jättänyt lomakkeen SSA., Tarkista sen sijaan virheellisen W-2: n kappaleen A” Void ” laatikko. Sitten, luoda uusi W-2 asianmukaiset tiedot. Kirjoita” korjattu ” työntekijän uuteen W-2: een; anna tämä ”korjattu” kopio työntekijälle. Tiedoston Kopioiminen uuden W-2 SSA, mutta älä kirjoita ”KORJATTU” SSA on kopioi
• raportoimaan maksaa. Sen sijaan, tarkistaa IRS Julkaisu 957 ohjeet raportointi takaisin maksaa SSA

10 vinkkejä täyttämällä Lomakkeen W-2c

Vinkki #1: varmista, että käytät virallisilla IRS Form W-2c., Voit tilata W-2s: n ja W-2CS: n verottajalta verkosta tai soittamalla virastolle. Tai voit ostaa ne ulkopuoliselta valtuutetulta myyjältä, kuten suuresta toimistotarvikekaupasta.

Vihje #2: Jos sinulla ulkoistaa palkkahallinnon, kuten W-2 administration, payroll provider on todennäköisesti vastuussa saada W-2 muodot ja käsittely W-2 valmistelu -, jakelu -, ja korjaukset., tarkista IRS’ Yleiset Ohjeet Lomakkeet W-2 ja W-3, joka sisältää seuraavat 3 § korjaamisesta W-2 virheet:

1. Yleiset ohjeet, kuten milloin ja miten tiedosto Form W-2c (ja Lomakkeen W-3c — lähettämisen muoto)
2. erikoistilanteet, kuten oikaisemisesta vain työntekijän nimi ja/tai SSN, epätarkkoja verovuoden tai EIN, tai enemmän kuin 1 W-2 saman työntekijän
3. Erityisiä ohjeita, kuten se, miten suorittaa kunkin W-2c laatikko

ohjeet vaihtelevat sen mukaan, tyyppi virhe.,

Vinkki #4: Huomaa tilanteita, joissa W-2c on vapaaehtoista. Esimerkiksi, jos W-2 kuvastaa väärä työntekijä osoite, mutta kaikki muu on tarkka ja sinulla on jo jättänyt W-2 SSA, täsmäytys voidaan tehdä kolmella tavalla:

1. Antaa työntekijälle uuden Lomakkeen W-2-oikea osoite., Kirjoita ”UUDELLEEN LAUSUMA” uutta kappaletta, mutta ei tiedoston Kopiointi A SSA
2. Toimittaa Lomakkeen W-2c työntekijä osoittaa oikea osoite kohtaan ”en”, mutta ei tiedoston Kopiointi A-W-2c, joilla SSA
3. Laittaa W-2 väärä osoite kirjekuoressa näyttää oikean osoitteen ja toimittaa sen työntekijä

nämä 3 vaihtoehtoa, vain #2 vaatii W-2c.

Vinkki #5: Voit tehdä muutoksia valtion tai paikallisen W-2 tiedot, Lomakkeen W-2c., Mutta jos nämä ovat ainoat muutokset, ÄLÄ tiedosto W-2c kanssa SSA. Sen sijaan tee W-2c-tiedosto valtion tai paikallisen hallintoviraston kanssa (niiden raportointivaatimusten perusteella) ja anna työntekijälle kopio.

Vinkki #6: Jos et ole varma, W-2c-on oikea lähestymistapa ratkaista W-2 virhe, tai jos tarvitset selvennystä IRS ohjeita, hakea asiantuntija-apua. Muista, tavoitteena W-2c on korjata asia, ei luoda toinen faux pas.

Vinkki #7: Älä unohda lähettää Lomakkeen W-3c, joka on yhteenveto kaikista W-2cs lähetetään, jossa on W-2c jättämisestä., Jos W-2CS on eri verovuosia, tee jokaiselle verovuodelle erillinen W-3c.

Vihje #8: arkistoi W-2c ja lähetä kopio työntekijälle mahdollisimman pian W-2-virheen havaitsemisen jälkeen. SSA suosittelee, että työnantajat tiedoston, W-2s ja W-2cs verkossa säästää aikaa ja parantaa tarkkuutta.

Vihje 9: yritä valmistautua ja toimittaa W-2: T etuajassa, ennen tammikuun 31.päivää. Tämä voi auttaa sinua nopeasti kiinni ja korjata W-2 ongelmia.

Vihje #10: Älä ohita W-2-virheitä., Jos työntekijä tuo asian tietoosi ja et käsittele sitä, he voivat tehdä valituksen sinusta verovirastolle. Voit kohdata seuraamuksia siitä, että et arkistoi oikeaa ja oikea-aikaista W-2: ta.

Example: for filings due Dec. 31, 2019, rangaistus on $50 per Lomake W-2 teki oikein 30 päivän kuluessa määräajan, enintään enimmäisrangaistus vuoden ($194,500 pienille yrityksille). Maksimirangaistus korjatun W-2: n jättämisestä kokonaan on 270 dollaria per lomake. Voit välttää rangaistuksen, jos virhe on ”merkityksetön” tai jos voit osoittaa ”kohtuullisen syyn.,”

Johtopäätös

tiedot työntekijöiden, Lomakkeen W-2 vaikuttaa heidän liittovaltion ja osavaltioiden tai paikallisia veroja. Siksi tietojen on oltava tarkkoja. Jos työntekijä on jo jättänyt palauttaa kun ongelma on korjattu W-2, riippuen virheilmoitus, ne voi olla tarpeen muuttaa niiden palauttamista. Sinun on ehkä myös muutettava yrityksesi työveroilmoituksia.