Getty

ha olyan vagy, mint sokan közülünk, az otthonába belépő papír mennyiségét időnként nehéz kezelni. A levelektől a nyugtákig a dokumentumokig kihívás az egész megszervezése., Míg sok vállalkozás halad felé papírmentes rendszerek, nem érzi, hogy így, ha megnézzük a halom pénzügyi papírok otthonában.

az élet és a pénzügyi döntések meghozatalakor általában van egy papírforma. Ugyanez igaz, ha vásárol, értékesít vagy biztosít valamit. És az adó után minden évben van még egy halom dokumentum, amit hozzá lehet adni a fájlokhoz. Mit kell megtakarítani, és mi az, ami rendben van a heti szemétgyűjtésben—ez alatt azt értjük, hogy mit kell aprítani és megfelelően ártalmatlanítani?,

a pénzügyi dokumentumok benyújtásának fő oka az, hogy szükség esetén meg tudja védeni az éves adóbevallásait, de vannak más okok is bizonyos típusú papírmunka mentésére. Itt van egy gyors útmutató, hogy mit kell tenni a pénzügyi dokumentumok: mennyi ideig kell menteni a fontosakat, hogyan kell tárolni a dokumentumokat megtartja, valamint hogyan kell biztonságosan dobja a többit.

mennyi ideig kell tartani a pénzügyi dokumentumokat?

egyes pénzügyi dokumentumokat hosszú távon meg kell őrizni. Itt van a mentendő dokumentumok bontása, az idő alapján, amelyet meg kell őrizni.,

hét év vagy annál hosszabb

amikor az adókról van szó, a legjobb, ha legalább hét évig bármilyen adónyilvántartást vezet. Az IRS elévülési ellenőrzési három év. Vannak azonban olyan körülmények, amikor akár hat-hét évig is visszamehetnek, például ha 25% – kal vagy annál nagyobb mértékben aluljelentett jövedelmet. Az állami korlátozások alapszabályai változhatnak, ezért kérdezze meg az adószakértőt az Ön államának korlátozásairól.

a legjobb megoldás az, ha a lehető leghosszabb ideig ragaszkodik az adóbevallásához. Ha valaha szembe adóellenőrzés, akkor lesz minden szükséges információt., Érdemes megfontolni olyan dokumentumok mentését is, amelyek legalább hét évig ellenőrzik a bevallások adatait, például a W-2 és az 1099 űrlapokat, a bevételeket és a kifizetéseket. Ha az eszközökhöz kapcsolódó bevételek vannak, mint például az otthoni átalakítási projektek bevételei, tartsa ezeket mindaddig, amíg Ön a tulajdonos.

egy év

Az ebbe a kategóriába tartozó dokumentumok közé tartoznak a nem adóköteles banki és hitelkártya-kimutatások, befektetési kimutatások, fizetési igazolások és a nagy vásárlások bevételei., Tartsa ezeket a nyilvántartásokat kéznél egy évig, ha szüksége van rájuk, hogy támogassa a folyó évi adóelőkészítést vagy a jövedelem igazolását, amikor nagy vásárlást végez.

a Szövetségi Kereskedelmi Bizottság azt javasolja, hogy a fizetett orvosi számláit egy évig tartsa meg, mielőtt eldobja őket—kivéve, ha megoldatlan biztosítási vitája van, ebben az esetben az orvosi számlákat a vita megoldásáig megtartja. Az orvosi számlák zavaróak, és bölcs dolog, ha nyilvántartást vezetnek a kifizetésekről vagy hibákról.,

sok bank és hitelkártya-kibocsátó elektronikus kimutatásokat kínál most, így előfordulhat, hogy nem kell kéznél tartani a papíralapú másolatokat, ami csökkenti a felesleges rendetlenséget. Ha más dokumentumok hosszabb távon tartása aggasztóvá teszi Önt, dönthet úgy, hogy beolvassa őket elektronikus másolatok készítéséhez, majd eldobja az eredeti papíralapú dokumentumokat.

kevesebb, mint egy év

egyes dokumentumoknak nem kell nagyon hosszú ideig értékes helyet foglalniuk otthonában., Például, ne aggódj tartja bevételek, hacsak nem vonatkoznak:

• a Termékek garanciális
• Az adóbevallás
• a Biztosítási kárigények

lehet dobni a legtöbb havi számlák után fizetni őket, vagy azt követően a fizetések jóváírásra a banki nyilatkozatot. Ha a végén szüksége, hogy menjen vissza, hogy ellenőrizze semmit, hátha elérheti a korábbi számlák keresztül online fiók hozzáférés. Sok vállalat az elmúlt néhány hónapban vagy annál hosszabb ideig online elérhető számlákat tart fenn.,

A bankok általában nem küldik vissza Önnek a törölt csekkeket, de ha a tiéd igen, a legtöbb törölt csekk rendben van, ha ellenőrizte, hogy a bankszámlakivonat helyes-e. Néhány törölt csekket meg kell menteni, bár, ha azok az adóbevallásokhoz kapcsolódnak, mint bármely jótékonysági adakozás.

milyen pénzügyi dokumentumokat kell örökre megőrizni?

megvizsgáltuk azokat a dokumentumokat, amelyek egy adott idő után eldobhatók, de rengeteg dokumentum van, amelyeket határozatlan ideig kell tartania., Fontos papírok, hogy megmentse örökre a következők:

• Születési anyakönyvi kivonat
• Társadalombiztosítási kártyák
• Házassági anyakönyvi kivonat
• Örökbefogadási papírok
• Halotti bizonyítványok
• Útlevelek
• Végrendeletek, valamint élő végrendelet
• meghatalmazást
• perek
• a Katonai nyilvántartás
• a Nyugdíjas, illetve nyugdíjban tervek
• Örökség dokumentumok
• Kedvezményezett formák

semmit vásárolt vagy a biztosított, mentenie kell a kapcsolódó dokumentumokat legalább olyan hosszú, mint a saját őket, vagy addig, amíg a garancia ér véget., Nem fog fájni, ha hosszabb ideig tartják őket, csak hogy biztonságban legyenek. Ez magában foglalja a címeket, a tetteket, a biztosítási kötvényeket, a jótállási dokumentációt stb.

az egészségbiztosítási kötvények és a kapcsolódó dokumentumok is fontosak a hosszú távú megőrzéshez. Mindaddig, amíg az egészségbiztosítása Aktív, meg kell őriznie ezeket a nyilvántartásokat. Ha a fedezet véget ért, vagy egy másik biztosítótársaságba költözött, folytassa a papírmunkát, ha biztos benne, hogy nem lesz rá szüksége. Ugyanez igaz, ha rokkantsági vagy munkanélküli ellátásban részesül. Tartsa a dokumentációt, amíg nem tudja, hogy már nincs rá szüksége.,

ha pénzügyi nyilvántartása vagy dokumentumai vannak, akkor nem biztos benne, hogy szüksége lesz rá, tévedjen az óvatosság oldalán. Tartsa meg a dokumentumokat, amíg pozitív nem lesz szüksége rájuk.

hogyan kell tárolni a pénzügyi dokumentumok

akkor vágja le a rendetlenség létrehozásával megbízható rendszer tárolására a pénzügyi dokumentumok. A dokumentumok biztonsága ugyanolyan fontos., A dokumentumok tárolásakor olyan tárolási megoldást szeretne, amely:

• könnyen hozzáférhető
• védett a lopástól
• védett a környezettől/időjárás/kár
• jól szervezett

akár papíralapú dokumentumokkal vagy elektronikus verziókkal rendelkezik, itt vannak lehetőségek a pénzügyi dokumentumok biztonságos hosszú távú tárolására.

papír Tárolás

sokan úgy döntenek, hogy a dokumentumokat irattárolóban tárolják. A fájlmappák segítségével szervezze meg a papírmunkát tárgy, év vagy más választott módszer szerint., Bankárok dobozok egy másik tárolási lehetőség, de ezek hajlamosabbak a víz károsodására.

a legfontosabb dokumentumokhoz előfordulhat, hogy egy szabványos iratszekrény nem elegendő. Az otthoni széf használata jobb megoldás lehet. Keressen egy tűzálló, vízálló széfet a maximális védelem érdekében. Az otthoni széfnek nem kell bonyolultnak vagy dráganak lennie, mint például valami, amit valószínűleg látott a filmekben (nincs szükség rejtett fali széfekre a grafika mögött). Egy egyszerű zárható doboz, amelyet megragadhat, tökéletes dokumentumok tárolására otthoni tűz vagy árvíz esetén.,

a széfek népszerű módszerként szolgáltak az értéktárgyak tárolására, beleértve az alapvető dokumentumokat is. Nem minden bankfiók kínál széfeket ma, de ez lehet egy lehetőség, ha inkább ezeket a dokumentumokat távol tartja. Ne feledje, hogy a pénzügyi intézmény kegyelmében áll, hogy mikor férhet hozzá a széfhez.

elektronikus Tárolás

ha kevesebb papír felé szeretne elmozdulni, rengeteg digitális tárolási lehetőség van.,

sok pénzintézet és vállalkozás most már lehetővé teszi, hogy elektronikus számlázást és kimutatásokat válasszon e-mailben vagy online fiókhoz való hozzáféréssel. Egyes bankok díjat számítanak fel a papíralapú nyilatkozatokért, mivel az elektronikus papírmunka könnyebben elérhetővé válik.

más dokumentumokhoz szkenner segítségével beolvashatja őket a számítógépbe, vagy fényképeket készíthet a mobiltelefon segítségével.

az összes dokumentum a számítógépen tartása nem túl hatékony, és le tudja rázni a rendszert., Egyéb digitális tárolási lehetőségek közé tartoznak a külső merevlemezek, mint a HDD-k és SDD-k, amelyek kompakt megoldások tárolására hatalmas mennyiségű elektronikus adatok. Még kompaktabb megoldás az elektronikus papírmunka tárolása a flash meghajtón, bár a flash meghajtókat is könnyebben el lehet helyezni vagy megsérülni.

Ha a digitális útvonalat választja, jó ötlet lehet több biztonsági másolat létrehozása abban az esetben, ha egyikük sérült vagy sikertelen. A digitális biztonsági mentések sokkal kevesebb helyet foglalnak el, mint a fontos dokumentumok több papírmásolata.,

egy másik lehetőség a felhőalapú tárolás az alapvető papírmunkához. Az elmúlt néhány évben láttam egy robbanás a felhő alapú megoldások, beleértve:

• Dropbox
• a Google Drive
• a Microsoft OneDrive
• iCloud
• az Amazon Cloud Drive
• Box
• NextCloud
• iDrive
• Mirelit

a cloud– alapú tároló nem csak takarít meg, a tér, hanem az is nagy lehet az szervezése, tartása a dokumentumok biztonságos, mivel a legtöbb szolgáltatások garancia védelem a titkosított hálózatokat., Számos felhőalapú megoldás lehetővé teszi a hozzáférést mobil eszközökön keresztül, így a dokumentumok szinte bárhol a világon elérhetők.

ha végül digitális tárolási megoldást választ, győződjön meg róla, hogy a jövőben nincs szüksége fizikai másolatra vagy eredeti dokumentumra. Az utolsó dolog, amit meg akarsz tenni, az, hogy aprítson valamit, hogy helyet takarítson meg, csak öt évvel később.

hogyan lehet ártalmatlanítani a régi pénzügyi dokumentumokat

a régi, haszontalan papírmunka halom otthonának tisztítása csodálatos érzés, de ne dobja le a heti szemétgyűjtéssel., A legtöbb ilyen dokumentum olyan személyes adatokat tartalmaz, amelyeket nem szeretne nyilvánosságra hozni.

a Szövetségi Kereskedelmi Bizottság (FTC) jelentése szerint 2019-ben több mint 3, 2 millió fogyasztói jelentést nyújtottak be a fogyasztói Sentinel hálózathoz, 20% – uk pedig személyazonosság-lopással foglalkozott. A dokumentumok eldobása a szeméttel felfedi az adatait bárkinek, aki hajlandó egy kis piszkos munkát végezni, hogy ellopja személyazonosságát. Lehet, hogy nem veszi észre, hogy mennyi információ van jelen a régi számlák, nyilatkozatok, érvénytelenített és törölt ellenőrzések és egyéb pénzügyi dokumentumok.,

ez Itt mi lehet jelen a dokumentumok, amiket el akarsz dobni:

• Teljes név
• Fizikai címek
• Telefon számok
• számlaszámok
• Útvonal számok
• jogosítvány számok
• Politika számok
• Felhasználónév
• Jelszó
• Tagsági információk
• Orvosi leletek
• Aláírás

A legjobb megoldás az, hogy szemernyi dokumentumokat, amelyek bizalmas információkat, mielőtt kidobom őket. Vagy fektessen be az otthoni aprítóba, vagy használjon professzionális aprító szolgáltatást., Valószínűleg díjat fizet a szolgáltatásért, de ez egy kis ár, hogy személyes adatait biztonságban tartsa.

Íme néhány kiskereskedelmi üzlet, amely aprítási szolgáltatásokat kínál:

• Office Depot
• Office Max
• Staples
• a UPS Store
• FedEx Office Print & Ship Centers

sok város ingyenes papír aprító napokat is tart a lakosok számára. Ellenőrizze a város honlapján információkat események, mint ez.,

a pénzügyi élet szükségszerűen jelentős mennyiségű dokumentációt tartalmaz—a havi banki kimutatásoktól a biztosítási dokumentumokig az adók benyújtásához szükséges különféle anyagokig. Azáltal, hogy megtanulod, hogy mit kell maradnod, és mi szabad menni, minimalizálhatod az idővel felhalmozódott anyagok mennyiségét.