Il rapporto di invecchiamento dei crediti (AR) è un meccanismo di monitoraggio critico per la pianificazione del flusso di cassa. Un rapporto di invecchiamento AR di base presenta il totale dovuto dal cliente e quindi una suddivisione in categorie di invecchiamento (30-60 giorni, 60-90 giorni, ecc.) È un’istantanea di quali clienti sono in regola e che sono delinquenti sulle loro fatture.

Il rapporto di invecchiamento AR consente di tenere il dito sul polso del vostro flusso di cassa. Valutare quali clienti non pagano in modo tempestivo può avvisare l’utente di problemi sottostanti., I ritardi nei pagamenti possono segnalare l’instabilità finanziaria di un cliente, l’insoddisfazione per prodotti o servizi, la fatturazione problematica (o errata), la disconnessione di una relazione o altri gravi problemi.

Cosa dovrebbe includere il report e perché?

Quando si esegue un rapporto di invecchiamento AR, indipendentemente dall’applicazione di contabilità utilizzata, le categorie in un rapporto predefinito sono in segmenti di 30 giorni. Un report di alto livello visualizza i nomi dei client, con cinque colonne all’interno del report che visualizzano la fatturazione per età dalla data della fattura.,

Con l’assunzione di 30 termini di fattura netti, un rapporto di invecchiamento AR standard visualizzerà:

• Corrente—Si tratta di fatture inviate ma non ancora dovute.
• 1-30 giorni—Si tratta di fatture scadute da uno a 30 giorni.
• 31-60 giorni—Si tratta di fatture scadute da più di un mese e fino a due mesi.

I rapporti di invecchiamento AR di alto livello mostrano l’attività del cliente raggruppata per data. È inoltre possibile eseguire report AR aging dettagliati con informazioni specifiche sulla fattura che possono avvisare l’utente di un’istanza di una fattura mal pagata rispetto a un client abitualmente in ritardo.,

Se i termini di pagamento sono netti 10, 15, 45 o un altro periodo di tempo, è possibile definire i tempi nei parametri dell’applicazione, in modo che i rapporti di invecchiamento visualizzino la delinquenza legata alle politiche di credito. Se la segnalazione non si allinea con i termini di credito, avrete una percezione distorta quando si esaminano i rapporti di invecchiamento AR.

Quali altri metodi di segmentazione può utilizzare un’azienda sui rapporti di invecchiamento AR?

A seconda del software di monitoraggio, è possibile eseguire report AR aging personalizzati che offrono una maggiore comprensione dei tempi delle rimesse., Questi possono includere l’analisi per regione, venditore, collezionista e importo. I report personalizzati consentono di identificare i problemi interni rispetto a quelli esterni nel processo di contabilità clienti.

Perché i rapporti di invecchiamento sono importanti?

I rapporti di invecchiamento AR sono il primo passo per evidenziare i potenziali problemi prima che diventino problematici. Monitorando l’invecchiamento AR almeno su base settimanale, è possibile identificare le preoccupazioni prima che girino fuori controllo e innescare una crisi del flusso di cassa. I report AR sono fondamentali per migliorare le prestazioni dei crediti.,

Alcune intuizioni da ottenere dai rapporti di invecchiamento AR:

• Problemi interni rispetto a quelli esterni—Se una fattura di un cliente rimane non pagata, potrebbe essere che il tuo reparto contabilità abbia smarrito il conto invece che il contabile del cliente lasciandolo cadere attraverso le fessure.
• Opportunità di formazione alle vendite—Se un venditore ha costantemente clienti in ritardo, può essere una questione di sottolineare al rappresentante l’importanza di incoraggiare la rimessa tempestiva, o identificare se il rappresentante di vendita è overselling su caratteristiche o funzionalità.,
• Difficoltà regionali—Se una regione è continuamente problematica per l’invecchiamento AR, forse quel segmento ha bisogno di una revisione delle politiche di credito dei clienti o di un processo di revisione più rigoroso per l’emissione di credito.

• Delinquenza su tutta la linea-Se tutte le tue AR vedono delinquenti di giorni superiori alla media, questo può segnalare un problema sistemico. Sei fuori passo con i termini di fattura del settore? I vostri clienti sono insoddisfatti?

In alcuni casi, la risposta può essere semplice come capire i processi di contabilità dei clienti., Se tagliano i pagamenti solo una volta al mese, riallineando la cronologia delle fatture con la loro può correggere il problema e assicurarti di essere pagato in tempo rispettando i loro processi.

Come vengono utilizzati questi report e quali team li guardano ogni mese?

Mentre i rapporti di invecchiamento AR provengono dal reparto contabilità, la diffusione e la discussione a livello aziendale dovrebbero produrre risultati migliori. Tutte le parti interessate, compresi i dirigenti, i responsabili del reparto vendite e i rappresentanti di vendita, dovrebbero esaminare e comprendere questi rapporti., Tutti colpiti da, o che possono influenzare il successo di, accounts receivable collezioni dovrebbe avere accesso a questo rapporto importantissimo.

Se sei pronto a prendere il controllo delle tue collezioni AR e migliorare Days Sales Outstanding (DSO), contatta YayPay per una consulenza gratuita oggi!