Se siete come molti di noi, la quantità di carta che entra nella vostra casa è difficile da gestire, a volte. Dalla posta alle ricevute ai documenti, è una sfida mantenere tutto organizzato., Mentre molte aziende si stanno muovendo verso sistemi senza carta, non si sente in questo modo quando si guardano le pile di documenti finanziari nella vostra casa.

Mentre prendi decisioni di vita e finanziarie, di solito c’è una traccia cartacea. Lo stesso vale quando si acquista, vendere o assicurare qualcosa. E dopo il tempo di imposta ogni anno, c’è un’altra pila di documenti da aggiungere ai file. Cosa dovresti salvare e cosa va bene gettare nella raccolta dei rifiuti di questa settimana-con il quale intendiamo, cosa deve essere triturato e smaltito correttamente?,

Il motivo principale per archiviare i documenti finanziari è quello di essere in grado di difendere le dichiarazioni dei redditi annuali, se necessario, ma ci sono altri motivi per salvare alcuni tipi di documenti. Ecco una guida rapida a cosa fare con i documenti finanziari: quanto tempo è necessario salvare quelli importanti, come memorizzare i documenti che si conservano e come smaltire in modo sicuro il resto.

Per quanto tempo dovresti conservare i documenti finanziari?

Alcuni documenti finanziari dovrebbero essere conservati a lungo termine. Ecco una ripartizione dei documenti da salvare, in base al tempo in cui dovrebbero essere conservati.,

Sette anni o più

Quando si tratta di tasse, è meglio tenere tutti i registri fiscali per almeno sette anni. Lo statuto IRS delle limitazioni per il controllo è di tre anni. Tuttavia, ci sono circostanze in cui possono tornare indietro fino a sei o sette anni, ad esempio, se si sottovaluta il reddito del 25% o più. Statuti statali di limitazioni possono variare, in modo da verificare con un professionista fiscale sulle limitazioni nel vostro stato.

La soluzione migliore è quella di appendere alle vostre dichiarazioni dei redditi più a lungo possibile. Se mai affrontare una verifica fiscale, allora avrete tutte le informazioni necessarie., Dovresti anche considerare di salvare i documenti che verificano le informazioni sui tuoi resi per almeno sette anni, come moduli W-2 e 1099, ricevute e pagamenti. Se si dispone di ricevute relative alle attività, come le ricevute per la casa rimodellamento progetti, tenere questi per tutto il tempo che sei il proprietario.

Un anno

I documenti che rientrano in questa categoria includono estratti conto bancari e carte di credito non fiscali, dichiarazioni di investimento, buste paga e ricevute per acquisti di grandi dimensioni., Tenere questi record a portata di mano per un anno se ne avete bisogno per sostenere la vostra preparazione fiscale anno in corso o come prova di reddito quando si effettua un grande acquisto.

La Federal Trade Commission suggerisce di aggrapparsi alle tue spese mediche pagate per un anno prima di lanciarle—a meno che tu non abbia una controversia assicurativa irrisolta, nel qual caso manterrai le spese mediche fino a quando la controversia non sarà risolta. Le spese mediche sono confuse e avere record a portata di mano per contestare pagamenti o errori è saggio.,

Molte banche ed emittenti di carte di credito offrono dichiarazioni elettroniche ora, quindi potrebbe non essere necessario tenere copie cartacee a portata di mano, che ridurrà il disordine in eccesso. Se mantenere altri documenti a lungo termine ti rende ansioso, puoi scegliere di scansionarli per creare copie elettroniche e quindi smaltire i documenti cartacei originali.

Meno di un anno

Alcuni documenti non hanno bisogno di occupare spazio prezioso nella vostra casa per molto tempo., Ad esempio, non preoccuparti di conservare le ricevute a meno che non riguardino:

• Prodotti in garanzia
• Le tue dichiarazioni dei redditi
• Crediti assicurativi

Puoi lanciare la maggior parte delle fatture mensili dopo averle pagate o dopo che i pagamenti sono stati accreditati sul tuo estratto conto bancario. Se si finisce per dover tornare indietro per verificare nulla, vedere se è possibile accedere alle fatture passate tramite l’accesso all’account online. Molte aziende mantengono fatture e fatture passate disponibili online negli ultimi mesi o più a lungo.,

Le banche in genere non ti restituiscono più gli assegni annullati, ma se lo fa il tuo, la maggior parte degli assegni annullati va bene dopo aver verificato che il tuo estratto conto è corretto. Alcuni assegni annullati dovrebbero essere salvati, però, se sono legati alle dichiarazioni dei redditi, come qualsiasi donazione di beneficenza.

Quali documenti finanziari dovresti tenere per sempre?

Abbiamo esaminato documenti che vanno bene buttare via dopo un tempo specifico, ma ci sono molti documenti che dovresti tenere a tempo indeterminato., Documenti importanti per salvare per sempre includere:

• certificati di Nascita
• carte di Sicurezza Sociale
• certificati di Matrimonio
• Adozione carte
• certificati di Morte
• Passaporto
• Volontà e testamento biologico
• procure
• Legale limatura
• Militari record
• la Pensione e piani pensionistici
• Eredità documenti
• Beneficiario forme

Per qualsiasi cosa tu abbia comprato o l’assicurato, è necessario salvare i relativi documenti per almeno fintanto che li possiede o fino a quando la scadenza della garanzia., Non farà male a tenerli in giro più a lungo, però, solo per essere sicuri. Questo include titoli, atti, polizze assicurative, documentazione di garanzia e altro ancora.

Polizze di assicurazione sanitaria e documenti correlati sono importanti per mantenere a lungo termine, anche. Finché la vostra assicurazione sanitaria è attiva, si dovrebbe tenere questi record. Se la copertura si è conclusa o ti sei trasferito in un’altra compagnia di assicurazioni, vai avanti e getta documenti una volta che sei sicuro che non ne avrai bisogno. Lo stesso vale se si ricevono indennità di invalidità o di disoccupazione. Conserva la documentazione finché non sai che non ne hai più bisogno.,

Se si dispone di documenti finanziari o documenti che non si è sicuri di aver bisogno, errare sul lato della cautela. Mantenere tutti i documenti fino a quando si è positivi non ne hai bisogno.

Come archiviare documenti finanziari

È possibile ridurre il disordine creando un sistema affidabile per la memorizzazione dei documenti finanziari. Mantenere i documenti al sicuro è altrettanto importante., Quando la memorizzazione di documenti, avrai voglia di una soluzione di storage che è:

• Facilmente accessibile
• Protetto da furti
• Protetto dall’ambiente/meteo/danni
• Ben organizzata

Se si dispone di documenti cartacei o elettronici versioni, qui ci sono opzioni per memorizzare i vostri documenti finanziari in modo sicuro a lungo termine.

Archiviazione carta

Molte persone scelgono di conservare i documenti in uno schedario. Utilizzare le cartelle di file per organizzare documenti per argomento, anno o un altro metodo di vostra scelta., Banchieri scatole sono un’altra opzione di stoccaggio, ma questi sono più suscettibili ai danni dell’acqua.

Per i documenti più importanti, uno schedario standard potrebbe non essere sufficiente. L’uso di una cassaforte domestica può essere un’opzione migliore. Cercare una cassaforte che è a prova di fuoco e impermeabile per la massima protezione. Una cassaforte di casa non deve essere elaborata o costosa, come qualcosa che probabilmente hai visto nei film (non c’è bisogno di casseforti nascoste dietro le opere d’arte). Un semplice lockbox si può afferrare e andare è perfetto per la memorizzazione di documenti in caso di un incendio domestico o alluvione.,

Cassette di sicurezza usato per essere un metodo popolare per la memorizzazione di oggetti di valore, compresi i documenti essenziali. Non tutte le filiali bancarie offrono cassette di sicurezza oggi, ma può essere un’opzione se si preferisce mantenere questi documenti fuori sede. Tenete a mente che siete in balia dell’istituto finanziario per quanto riguarda quando è possibile accedere alla vostra cassetta di sicurezza.

Archiviazione elettronica

Se si desidera spostare verso meno carta, ci sono un sacco di opzioni di archiviazione digitale.,

Molte istituzioni finanziarie e aziende ora consentono di optare per la fatturazione elettronica e le dichiarazioni, sia tramite e-mail o l’accesso all’account online. Alcune banche fanno pagare una tassa per le dichiarazioni di carta ora, come scartoffie elettroniche diventa più facilmente disponibili.

Per altri documenti, è possibile utilizzare uno scanner per eseguire la scansione nel computer, oppure è possibile scattare foto utilizzando il telefono cellulare.

Mantenere tutti i documenti sul computer non è molto efficiente e può impantanarsi il sistema., Altre opzioni di archiviazione digitale includono dischi rigidi esterni, come HDD e SDD, che sono soluzioni compatte per la memorizzazione di enormi quantità di dati elettronici. Una soluzione ancora più compatta è la memorizzazione di documenti elettronici su un’unità flash, anche se le unità flash sono anche più facili da smarrire o danneggiare.

Se si segue la rotta digitale, potrebbe essere una buona idea creare più copie di backup nel caso in cui una di esse sia danneggiata o non riesca. I backup digitali occupano molto meno spazio rispetto ad avere più copie cartacee dei documenti importanti.,

Un’altra opzione è quella di andare con lo storage basato su cloud per documenti essenziali. Gli ultimi anni hanno visto un’esplosione di soluzioni cloud-based, tra cui:

• Dropbox
• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• iCloud
• Amazon Cloud Drive
• Box
• NextCloud
• iDrive
• Carbonite

Utilizzo di cloud-a base di storage e non solo di risparmiare spazio, ma può anche essere grande per l’organizzazione e la tenuta dei documenti sicuro, dal momento che la maggior parte dei servizi di garantire la tutela attraverso le reti crittografate., Molte soluzioni basate su cloud consentono l’accesso tramite dispositivi mobili, rendendo i documenti accessibili quasi ovunque nel mondo.

Se finisci per scegliere una soluzione di archiviazione digitale, assicurati di non aver bisogno di una copia fisica o di un documento originale in futuro. L’ultima cosa che vuoi fare è distruggere qualcosa per risparmiare spazio, solo per averne bisogno cinque anni dopo.

Come smaltire vecchi documenti finanziari

Pulire la tua casa da pile di vecchi documenti inutili è una sensazione meravigliosa, ma non rottamarla con la tua raccolta dei rifiuti settimanale., La maggior parte di questi documenti contengono informazioni personali che non si desidera avere esposto.

Secondo un rapporto della Federal Trade Commission (FTC), oltre 3,2 milioni di rapporti sui consumatori sono stati depositati presso la rete Consumer Sentinel nel 2019 e il 20% di essi ha coinvolto il furto di identità. Buttare via i documenti con la spazzatura espone le tue informazioni a chiunque voglia fare un po ‘ di lavoro sporco per rubare la tua identità. Potresti non renderti conto di quante informazioni sono presenti sulle tue vecchie fatture, dichiarazioni, assegni annullati e annullati e altri documenti finanziari.,

Ecco quello che potrebbe essere presente sui documenti che si desidera passi:

• nomi
• indirizzi
• Telefono numeri
• numeri di Conto
• Routing numeri
• numero di patente
• la Politica di numeri
• Username
• Password
• informazioni di Appartenenza
• Documentazione medica
• Firme

l’opzione migliore è quello di distruggere tutti i documenti che contengono informazioni sensibili prima di lanciare loro. O investire in un trituratore per la vostra casa o utilizzare un servizio di triturazione professionale., Probabilmente pagherai una tassa per questo servizio, ma è un piccolo prezzo per mantenere al sicuro le tue informazioni personali.

Ecco alcuni negozi al dettaglio che offrono servizi di triturazione:

• Office Depot
• Office Max
• Staples
• The UPS Store
• FedEx Office Print& Ship Centers

Molte città tengono anche giorni di triturazione della carta gratuiti per i residenti. Controlla il sito web della tua città per informazioni su eventi come questo.,

Una vita finanziaria comporta necessariamente una notevole quantità di documentazione—da estratti conto bancari mensili ai documenti di assicurazione per i vari materiali necessari per presentare le tasse. Imparando ciò che deve rimanere e ciò che è libero di andare, è possibile ridurre al minimo la quantità di materiali che si accumulano nel tempo.