Un nuovo anno è alle porte, il che significa che è il momento per l’elaborazione W-2. Come probabilmente sapete, l’IRS ha requisiti dettagliati per il completamento del modulo W-2. Inoltre, la Social Security Administration (SSA) ha scadenze specifiche per quando i W-2 devono essere archiviati presso l’agenzia e consegnati ai dipendenti.

In particolare, è necessario compilare un modulo W-2 per ogni dipendente a cui hai pagato $600 o più durante l’anno fiscale. Questa regola è valida, indipendentemente dalle dimensioni della tua attività., È inoltre necessario presentare ogni W-2 con l’SSA e dare ai dipendenti la loro copia del modulo entro e non oltre il 31 gennaio.

Ma sbagliare è umano. Quindi, cosa dovresti fare se scopri un errore W-2? Innanzitutto, sappi che gli errori W – 2 sono altamente risolvibili, quindi non c’è motivo di farsi prendere dal panico.

Avanti, andremo oltre i diversi tipi di errori W-2. Quindi, discuteremo quando e come risolvere questi errori tramite un modulo corretto W-2, chiamato anche “Modulo W-2c.,”

Tipi di W-2 errori

Secondo l’IRS, il più comune W-2 errori:

• Omettendo i punti decimali e centesimi di dollaro importi
• Mettere il segno del dollaro in “denaro” scatole
• non aver adeguatamente formato dipendenti’ nome nella casella “e”
• Entrando sbagliato datore di lavoro numero di identificazione, o di quotazione, il dipendente, il Numero di Sicurezza Sociale, come il EIN
• Utilizzo di stampa che è troppo grande o troppo piccolo., L’IRS raccomanda font Courier a 12 punti
• Controllando erroneamente lo slot “Retirement plan” nella casella 13
• Non rendendo le voci abbastanza visibili. Solo inchiostro nero è consentito
• Non riuscendo a utilizzare il modulo ufficiale W-2.,ors:
  • Sbagliato quantità di federali, statali, locali e/o reddito imponibile
  • Errato federali, statali, locali e/o imposte trattenute
  • Imprecise dipendente nome, indirizzo, e/o SSN
  • una codifica errata per scatola 12
  • Imprecise Sociale, consigli di Sicurezza o assegnati suggerimenti
  • fiscali Errati a anno

  Quando utilizzare il Modulo W-2c

  anche se il Modulo W-2c è adatto per il fissaggio di numerosi W-2 errori, non tutti i W-2 gravi che richiedono un W-2c.,curato dipendente nome, l’indirizzo o il SSN

• Errato EIN
• Errato salari o ritenute d’acconto
• Sbagliato anno fiscale
• Hai segnalato 2 W-2s per un dipendente sotto lo stesso EIN, ma solo 1 sono state segnalate
• Hai segnalato 2 W-2s per un dipendente sotto lo stesso EIN, ma solo 1 è corretto

non utilizzare il Modulo W-2c:

• Se hai già dato il loro dipendente W-2 copia, ma non hanno depositato il modulo con l’ASS., Invece, seleziona la casella “Void” sulla Copia A del W-2 errato. Quindi, creare un nuovo W-2 con le informazioni appropriate. Scrivi ” CORRETTO “sulla copia del dipendente del nuovo W-2; dai questa copia” CORRETTA” al dipendente. File Copia A del nuovo W-2 con la SSA, ma non scrivere “CORRETTO” sulla copia della SSA
• Per riportare indietro paga. Invece, rivedere IRS Pubblicazione 957 per le istruzioni sulla segnalazione indietro paga al SSA

10 suggerimenti per la compilazione modulo W-2c

Suggerimento #1: Assicurarsi che si sta utilizzando il modulo ufficiale IRS W-2c., È possibile ordinare W-2s e W-2cs dall’IRS online o chiamando l’agenzia. Oppure puoi acquistarli da un venditore autorizzato esterno, come un importante negozio di forniture per ufficio.

Suggerimento n.2: Se si esternalizza l’elaborazione delle buste paga, inclusa l’amministrazione W-2, è probabile che il fornitore delle buste paga sia responsabile dell’ottenimento dei moduli W-2 e della gestione della preparazione, distribuzione e correzioni di W-2., recensione l’IRS’ Istruzioni Generali per i Moduli W-2 e W-3, che sono i seguenti 3 sezioni per la rettifica W-2 errori:

1. istruzioni di carattere Generale, quali, quando e come presentare il Modulo W-2c (e il Modulo W-3c — il modulo di trasmissione)
2. situazioni Particolari, come correggere solo il nome del dipendente e/o SSN, fiscali errati anno o EIN, o più di 1 W-2 per lo stesso dipendente
3. istruzioni Specifiche, come ad esempio su come completare ogni W-2c box

Le istruzioni variano a seconda del tipo di errore.,

Suggerimento #4: Nota le situazioni in cui un W-2c è facoltativo. Ad esempio, se il W-2 riflette l’indirizzo del dipendente sbagliato, ma tutto il resto è accurato e hai già archiviato il W-2 con l’SSA, puoi effettuare la correzione in uno dei tre modi:

1. Dare al dipendente un nuovo modulo W-2 con l’indirizzo corretto., Scrivere “RISTAMPATO DICHIARAZIONE” sulla nuova copie, ma non la Copia di file con l’ASS
2. Fornire un Modulo W-2c per il dipendente che mostra l’indirizzo nella casella “io”, ma non la Copia di file di Una delle W-2c con il SSA
3. Mettere il W-2 con indirizzi errati in una busta di visualizzare l’indirizzo corretto e consegnare al dipendente

Di quei 3 alternative, solo #2 richiede un W-2c.

Suggerimento #5: non È possibile apportare modifiche ai locali o statali W-2 informazioni sul Modulo W-2c., Ma se queste sono le tue uniche modifiche, non archiviare il W-2c con l’SSA. Invece, presentare il W-2c con l’agenzia di amministrazione statale o locale (in base ai loro requisiti di segnalazione) e dare al dipendente la loro copia.

Suggerimento #6: Se non sei sicuro che un W-2c sia l’approccio giusto per risolvere un errore W-2, o se hai bisogno di chiarimenti sulle istruzioni dell’IRS, chiedi consiglio ad un esperto. Ricordate, l’obiettivo del W-2c è quello di riparare il problema, non per creare un altro passo falso.

Suggerimento #7: non dimenticare di inviare il modulo W-3c, che è un riepilogo di tutti i W-2c inviati, con l’invio di W-2c., Se il W-2cs sono per diversi anni di imposta, file di un separato W-3c per ogni anno fiscale.

Suggerimento # 8: Archivia il W-2c e fornisci una copia al dipendente il prima possibile dopo aver rilevato l’errore W-2. La SSA raccomanda che i datori di lavoro file W-2s e W-2cs on-line per risparmiare tempo e contribuire a migliorare la precisione.

Suggerimento 9: Prova a preparare e arredare W-2 in anticipo, prima della scadenza del 31 gennaio. Questo può aiutare a catturare prontamente e risolvere i problemi W-2.

Suggerimento #10: non ignorare gli errori W-2., Se un dipendente porta il problema alla vostra attenzione e non si riesce ad affrontarlo, possono presentare un reclamo contro di voi per l’IRS. È possibile affrontare sanzioni per non presentare un W-2 corretto e tempestivo.

Esempio: Per le limature dovute Dec. 31, 2019, la penalità è di $50 per modulo W-2 archiviato correttamente entro 30 giorni dalla scadenza, fino alla sanzione massima per l’anno ($194.500 per le piccole imprese). La pena massima per non presentare un W-2 corretto è di all 270 per modulo. Puoi evitare la penalità se l’errore è “irrilevante” o se puoi mostrare “causa ragionevole.,”

Conclusione

Le informazioni sul modulo W-2 dei tuoi dipendenti influiscono sulle dichiarazioni dei redditi federali e statali o locali applicabili. Pertanto, i dati devono essere precisi. Se il dipendente ha già presentato i resi al momento dell’emissione di un W-2 corretto, a seconda del tipo di errore, potrebbe essere necessario modificare il reso. Anche tu potresti dover modificare le dichiarazioni dei redditi per l’occupazione della tua azienda.