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Nota Editorial: Forbes pode ganhar uma comissão sobre as vendas feitas a partir de links de parceiros nesta página, mas que não afeta nossos editores opiniões ou avaliações. se você é como muitos de nós, a quantidade de papel que entra em sua casa é difícil de lidar às vezes. Do correio aos recibos aos documentos, é um desafio manter tudo organizado., Enquanto muitas empresas estão se movendo para sistemas sem papel, não se sente assim quando você olha para as pilhas de papéis financeiros em sua casa.à medida que se toma a vida e as decisões financeiras, geralmente há um rasto de papel. O mesmo é verdade quando você compra, vende ou assegura algo. E depois dos impostos todos os anos, há outra pilha de documentos para adicionar aos seus arquivos. O que você deve salvar, e o que é certo para jogar na coleção de lixo desta semana—o que queremos dizer, o que precisa ser retalhado e descartado corretamente?,

a principal razão para arquivar documentos financeiros é ser capaz de defender suas declarações fiscais anuais, se necessário, mas há outras razões para salvar certos tipos de papelada. Aqui está um guia rápido sobre o que fazer com seus documentos financeiros: quanto tempo você precisa para salvar os importantes, como armazenar os documentos que você mantém e como se livrar com segurança do resto.durante quanto tempo deve conservar os documentos financeiros?alguns documentos financeiros devem ser conservados a longo prazo. Aqui está uma quebra de documentos para salvar, com base no tempo que eles devem ser mantidos.,

sete anos ou mais

quando se trata de impostos, é melhor manter quaisquer registos fiscais durante pelo menos sete anos. O estatuto de limitações de auditoria do IRS é de três anos. No entanto, há circunstâncias em que eles podem voltar até seis ou sete anos, por exemplo, se você não relatou o rendimento em 25% ou mais. Os estatutos estaduais de limitações podem variar, então verifique com um profissional fiscal sobre as limitações em seu estado.

Sua melhor aposta é manter suas declarações fiscais o máximo de tempo possível. Se alguma vez enfrentares uma auditoria fiscal, terás toda a informação de que precisas., Você também deve considerar salvar documentos que verificam as informações em seus retornos por pelo menos sete anos, como W-2 e 1099 formulários, recibos e pagamentos. Se você tem recibos relacionados com bens, como recibos para projetos de remodelação em casa, mantenha estes por enquanto você é o proprietário.os documentos incluídos nesta categoria incluem extractos bancários e de cartão de crédito não relacionados com impostos, demonstrações de investimento, recibos e recibos de pagamentos de grandes compras., Mantenha esses registros na mão por um ano se você precisar deles para apoiar a sua preparação fiscal do ano corrente ou como prova de renda ao fazer uma grande compra.a Comissão Federal de comércio sugere manter as contas médicas pagas durante um ano antes de as deitar fora—a menos que tenha uma disputa de seguro não resolvida, caso em que manteria as contas médicas até que a disputa seja resolvida. Contas médicas são confusas, e ter registros na mão para contestar pagamentos ou erros é sábio.,

muitos bancos e emissores de cartões de crédito oferecem agora declarações electrónicas, pelo que poderá não precisar de manter cópias em papel à mão, o que reduzirá a desordem excessiva. Se manter outros documentos a mais longo prazo o deixa ansioso, você pode optar por digitalizá-los para criar cópias eletrônicas e, em seguida, eliminar os documentos originais em papel.

menos de um ano

alguns documentos não precisam ocupar espaço valioso em sua casa por muito tempo., Por exemplo, não se preocupar em manter os recibos, a menos que eles pertencem a:

• Produtos sob garantia
• Seus retornos de imposto
• pedidos de Seguro

Você pode colocar mais contas mensais depois de pagá-los, ou após o pagamento creditado ao seu extrato bancário. Se você precisar voltar para verificar alguma coisa, veja se você pode acessar contas passadas através do acesso à conta online. Muitas empresas mantêm contas e faturas passadas disponíveis on-line para os últimos meses ou mais.,

os bancos normalmente não enviam mais cheques cancelados de volta para você, mas se o seu fizer, a maioria dos cheques cancelados está OK para rasgar uma vez que você tenha verificado o seu extracto bancário está correto. Alguns cheques cancelados devem ser salvos, no entanto, se eles estão relacionados com declarações de impostos, como qualquer doação de caridade.que documentos financeiros deve guardar para sempre?

vimos documentos que podem ser jogados fora depois de um tempo específico, mas há uma abundância de documentos que você deve manter indefinidamente., Documentos importantes para guardar para sempre incluem:

• certificados de Nascimento
• cartões de Segurança Social
• certidões de Casamento
• papéis da Adoção
• certificados de Morte
• Passaportes
• e Testamentos, testamentos em vida
• procurações
• protestos Legais
• registros Militares
• Reforma e planos de previdência
• a Herança de documentos
• Beneficiário formulários

Para qualquer coisa que você comprou ou o segurado, você deve salvar os documentos relacionados para, pelo menos, tão longo como você próprio-los ou até a garantia termina., Mas não vai doer mantê-los por mais tempo, só por segurança. Isso inclui títulos, ações, apólices de seguro, documentação de garantia e muito mais.as apólices de seguro de Saúde e Documentos conexos são importantes para manter a longo prazo também. Enquanto o seu seguro de saúde estiver activo, deve manter estes registos. Se a sua cobertura acabou ou se mudou para outra companhia de seguros, vá em frente e passe a papelada assim que tiver a certeza que não vai precisar dela. O mesmo se aplica se receber prestações de invalidez ou de desemprego. Guarde a documentação até saber que já não precisa dela.,se tem registos financeiros ou documentos, não tem a certeza de que vai precisar, erre por precaução. Guarde os documentos até ter a certeza de que não precisa deles.

como armazenar documentos financeiros

pode reduzir a confusão criando um sistema fiável para armazenar os seus documentos financeiros. Manter os seus documentos seguros é igualmente importante., Ao armazenar seus documentos, você vai querer uma solução de armazenamento que é:

• Facilmente acessível
• Protegido contra roubo
• Protegido contra o meio ambiente/clima/dano
• Bem organizada

Se você tem os documentos em papel ou eletrônico versões, aqui estão as opções para armazenar seus documentos financeiros com segurança a longo prazo.

armazenamento de papel

muitas pessoas optam por manter os documentos armazenados em um arquivo. Use pastas de arquivos para organizar a papelada por assunto, ano ou outro método de sua escolha., As caixas dos banqueiros são outra opção de armazenamento, mas são mais susceptíveis a danos na água.

para os seus documentos mais importantes, um arquivo padrão pode não ser suficiente. O uso de um home safe pode ser uma opção melhor. Procure um cofre que seja à prova de fogo e à prova de água para a máxima protecção. Um cofre de casa não tem que ser elaborado ou caro, como algo que você provavelmente viu nos filmes (não há necessidade de cofres de parede escondidos atrás de obras de arte). Um simples lockbox que você pode pegar e ir é perfeito para armazenar documentos no caso de um incêndio doméstico ou inundação.,

caixas de segurança costumavam ser um método popular de armazenamento de objectos de valor, incluindo documentos essenciais. Nem todas as agências bancárias oferecem caixas de depósito seguro hoje, mas pode ser uma opção se você preferir manter estes documentos fora do local. Tenha em mente que você está à mercê da instituição financeira a respeito de quando você pode acessar seu cofre.

armazenamento eletrônico

Se você gostaria de se mover para menos papel, há uma abundância de opções de armazenamento digital.,

muitas instituições financeiras e empresas agora permitem que você opte por faturamento eletrônico e declarações, seja através de E-mail ou acesso a conta online. Alguns bancos cobram uma taxa por declarações em papel agora, à medida que a papelada electrónica se torna mais facilmente disponível.

para outros documentos, você pode usar um scanner para digitalizá-los em seu computador, ou você pode tirar fotos usando o seu telefone celular.manter todos os seus documentos no seu computador não é muito eficiente e pode diminuir o seu sistema., Outras opções de armazenamento digital incluem discos rígidos externos, como HDDs e SDDs, que são soluções compactas para armazenar grandes quantidades de dados eletrônicos. Uma solução ainda mais compacta é armazenar papelada eletrônica em uma pen drive, embora flash drives também são mais fáceis de perder ou danificar.

Se você for pela rota digital, pode ser uma boa ideia criar várias cópias de backup no caso de uma delas estar danificada ou falhar. Backups digitais ocupam muito menos espaço do que ter múltiplas cópias de papel de seus documentos importantes.,

outra opção é ir com o armazenamento em nuvem para papelada essencial. Os últimos anos viram uma explosão de soluções baseadas na nuvem, incluindo:

• Dropbox
• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• iCloud
• o Amazon Cloud Drive
• Caixa
• NextCloud
• iDrive
• Carbonite

Usando a nuvem de armazenamento com base não só economiza espaço, mas também pode ser ótimo para organizar e manter os seus documentos de seguro, uma vez que a maioria dos serviços a garantia de proteção através de redes criptografadas., Muitas soluções baseadas em nuvem permitem o acesso através de dispositivos móveis, tornando seus documentos acessíveis em quase qualquer lugar do mundo.

Se você acabar escolhendo uma solução de armazenamento digital, certifique-se de que você não precisa de uma cópia física ou documento original no futuro. A última coisa que você quer fazer é rasgar algo para salvar o espaço, só para precisar dele cinco anos depois.limpar a sua casa de pilhas de papelada velha e inútil é uma sensação maravilhosa, mas não a raspe com a sua colecção semanal de lixo., A maioria destes documentos contém informações pessoais que você não quer ter exposto.de acordo com um relatório da Comissão Federal do Comércio (FTC), mais de 3,2 milhões de relatórios de consumo foram depositados na rede Sentinela do consumidor em 2019, e 20% deles envolviam roubo de identidade. Deitar fora documentos com o seu lixo expõe a sua informação a qualquer pessoa disposta a fazer um pequeno trabalho sujo para roubar a sua identidade. Você pode não perceber quanta informação está presente em suas contas antigas, declarações, cheques anulados e cancelados e outros documentos financeiros.,

Aqui está o que poderia estar presente nos documentos que você quer jogar fora:

• nome Completo
• endereços Físicos
• números de Telefone
• números de Conta
• números de Roteamento
• carteira de Motorista números
• Política de números
• Nomes de utilizador
• palavras-passe
• informações de Membros
• Registros médicos
• Assinaturas

a Sua melhor opção é destruir todos os documentos que contenham informações confidenciais, antes de arremessá-los. Ou investe num triturador para a sua casa ou utilize um serviço profissional de trituração., Você provavelmente vai pagar uma taxa por este serviço, mas é um pequeno preço para manter suas informações pessoais seguras.Aqui estão algumas lojas de venda a retalho que oferecem serviços de retalhamento: armazém de escritórios, escritórios, escritórios, centros de navios, muitas cidades também têm dias livres de retalhamento de papel para os residentes. Consulte o site da sua cidade para obter informações sobre eventos como este.,uma vida financeira envolve necessariamente uma quantidade significativa de Documentação—desde extractos bancários mensais a documentos de seguro aos vários materiais necessários para apresentar os seus impostos. Ao aprender o que precisa ficar e o que é livre de ir, você pode minimizar a quantidade de materiais que você acumula ao longo do tempo.