Um Ano Novo está Sobre nós, o que significa que está na hora do processamento W-2. Como você provavelmente sabe, o IRS tem requisitos detalhados para preencher o Formulário W-2. Além disso, a administração de segurança social (SSA) tem prazos específicos para quando W-2s devem ser arquivados na agência e entregues aos funcionários.

especificamente, você deve preencher um Formulário W-2 para cada empregado a quem você pagou $600 ou mais durante o ano fiscal. Esta regra mantém-se, independentemente do seu tamanho de Negócio., Você também deve arquivar cada W-2 com a SSA e dar aos funcionários sua cópia do formulário até 31 de Janeiro.mas errar é humano. Então, o que você deve fazer se descobrir um erro W-2? Primeiro, saiba que os erros W-2 são altamente corrigíveis, então não há razão para entrar em pânico.a seguir, vamos rever os diferentes tipos de erros do W-2. Em seguida, vamos discutir quando e como resolver esses erros através de um Formulário W-2 corrigido, também chamado “Formulário W-2C.,”

Tipos de W-2 erros

de Acordo com o IRS, as mais comuns W-2 erros incluem:

• Omitindo pontos decimais e centavos de dólar montantes
• Colocando sinais de dólar em “dinheiro” caixas
• Falha formatar corretamente empregados’ nome na caixa de “e”
• Entrar errada número de identificação do empregador, ou de listagem do empregado Número de Segurança Social como o EIN
• Usando a impressão de que é muito grande ou muito pequeno., The IRS recommends 12-point Courier font
• erroneamente checando o “plano de aposentadoria” slot na caixa 13
• Não tornando as entradas visíveis o suficiente. Apenas tinta preta é permitida

não usar o formulário oficial W-2.,rup:

• Errado quantidade dos governos federal, estadual e/ou local de salários tributáveis
• Incorreta federal, estadual e/ou local de impostos retidos
• Imprecisas funcionário nome, endereço, e/ou SSN
• Imprópria para a codificação caixa de 12
• Imprecisas Sociais dicas de Segurança ou alocados dicas
• Incorreta ano fiscal

Quando usar o Formulário W-2c

Apesar de Formulário W-2c é apropriado para a fixação de muitos W-2 erros, nem todos os W-2 asneiras requerem um W-2c.,vigário empregado, nome, endereço ou CPF

• Incorreta EIN
• Incorreta vencimentos ou retenções
• Errado exercício fiscal
• Você relatou 2 W-2s para um funcionário sob o mesmo EIN, mas apenas 1 deve ter sido relatado
• Você relatou 2 W-2s para um funcionário sob o mesmo EIN, mas apenas 1 é incorreto

não utilizar o Formulário W-2c:

• Se você já deu o empregado seu W-2 cópia, mas não tenha apresentado o formulário com a ASS., Em vez disso, assinale a caixa “vazio” na cópia A do W-2 incorrecto. Em seguida, criar um novo W-2 com a informação apropriada. Escreva ” corrigido “na cópia do empregado do novo W-2; dê esta cópia” corrigido ” para o empregado. File Copy a Of The new W-2 with the SSA, but do not write “CORRECTED” on the SSA’s copy

To report back pay. Em vez disso, reveja a publicação 957 do IRS para instruções sobre a devolução do pagamento à SSA

10 dicas para preencher o Formulário W-2c

Dica #1: Certifique-se de que está a utilizar o Formulário IRS oficial W-2c., Você pode encomendar W-2s e W-2cs do IRS online ou ligando para a agência. Ou você pode comprá-los de um vendedor autorizado externo, como uma grande loja de suprimentos de escritório.Dica # 2: Se você terceirizar o processamento de folha de pagamento, incluindo a administração do W-2, seu fornecedor de folha de pagamento é provavelmente responsável por obter formulários W-2 e manusear a preparação, distribuição e correções do W-2., revisão do IRS Instruções Gerais para Formulários W-2 e W-3, que incluem as seguintes 3 seções de rectificação W-2 erros:

1. instruções Gerais, tais como quando e como apresentar o Formulário W-2c (e Formulário W-c 3 — o formulário de transmissão)
2. situações Especiais, como corrigir apenas o nome do funcionário e/ou SSN, imprecisa do ano fiscal ou EIN, ou mais do que 1 W-2 para o mesmo funcionário
3. instruções Específicas, tais como a conclusão de cada W-2c caixa

As instruções variam, de acordo com o tipo de erro.,

Tip #4: Note As situações em que um W-2c é opcional. Por exemplo, se o W-2 reflete o errado empregado endereço, mas tudo o resto é precisa e que você já apresentou o W-2 com o SSA, você pode fazer a correção de uma das três maneiras:

1. Dar o empregado de um novo Formulário W-2, com o endereço correto., Escrever “REEDITADO INSTRUÇÃO” em novas cópias, mas não de Cópia de arquivo de Uma com a ASS
2. Fornecer um Formulário W-2c para o empregado mostrando o direito de endereços na caixa de “eu”, mas não de Cópia de arquivo de Uma das W-2c com o SSA
3. Colocar o W-2, com endereço incorreto em um envelope apresentar o endereço correto e entregá-lo ao funcionário

esses 3 alternativas, só #2 requer um W-2c.

Dica #5: Você pode fazer alterações para o estado ou local de W-2 informações no Formulário W-2c., Mas se essas são as suas únicas alterações, não filie O W-2c com o SSA. Em vez disso, arquivar o W-2c com o estado ou agência local de administração (com base em seus requisitos de relatórios) e dar ao empregado a sua cópia.

Dica #6: Se não tiver a certeza de que um W-2c é a abordagem certa para resolver um erro W-2, ou se precisar de esclarecimentos sobre as instruções do IRS, procure aconselhamento especializado. Lembre-se, o objetivo do W-2c é reparar o problema, não criar outro faux pas.

Dica #7: não se esqueça de enviar o Formulário W-3c, que é um resumo de todos os w-2cs sendo enviados, com sua submissão W-2c., Se os W-2cs forem para diferentes exercícios fiscais, apresente um W-3c separado para cada exercício fiscal.

dica #8: arquivar o W-2c e fornecer uma cópia para o empregado logo que possível após a detecção do erro W-2. A SSA recomenda que os empregadores arquivem W-2s e W-2cs online para economizar tempo e ajudar a melhorar a precisão.dica 9: tente preparar e fornecer W-2s mais cedo, antes do prazo de 31 de Janeiro. Isto pode ajudá-lo a capturar e resolver prontamente os problemas W-2.dica #10: não ignore os erros do W-2., Se um funcionário chamar a sua atenção para o problema e você não conseguir resolvê-lo, eles podem apresentar uma queixa contra você ao IRS. Você pode enfrentar penalidades por não preencher um W-2 correto e oportuno.

exemplo: para os ficheiros Dec. 31 de 2019, a pena é de US$50 por Formulário W-2 arquivado corretamente dentro de 30 dias do prazo, até a pena máxima para o ano (us $ 194.500 para pequenas empresas). A pena máxima por não preencher um W-2 corrigido é de US $270 por formulário. Você pode evitar a penalidade se o erro for ” inconsequente “ou se você pode mostrar” causa razoável.,”

conclusão

a informação sobre o Formulário W-2 dos seus empregados tem impacto nas suas declarações fiscais federais e nacionais ou locais aplicáveis. Por conseguinte, os dados devem ser precisos. Se o empregado já tiver apresentado os seus retornos no momento em que você emitir um W-2 corrigido, dependendo do tipo de erro, eles podem precisar de alterar o seu retorno. Você, também, pode precisar de alterar as declarações de imposto sobre o emprego da sua empresa.