ett nytt år är över oss, vilket innebär att det är dags för W-2 bearbetning. Som ni sannolikt vet, IRS har detaljerade krav för att fylla i formulär W-2. Vidare har socialförsäkringsmyndigheten (ssa) särskilda tidsfrister för när W-2s ska lämnas in till byrån och levereras till anställda.

specifikt måste du fylla i ett formulär W-2 för varje anställd som du betalat $600 eller mer under beskattningsåret. Denna regel står, oavsett din företagsstorlek., Du måste också lämna in varje W-2 med SSA och ge anställda sin kopia av formuläret senast den 31 januari.

men att fela är mänskligt. Så, vad ska du göra om du upptäcker ett W-2-fel? Först, vet att W-2 fel är mycket fixable, så det finns ingen anledning att panik.

därefter går vi igenom de olika typerna av W-2 misstag. Sedan diskuterar vi när och hur man löser dessa fel via en korrigerad Form W-2, även kallad ” Form W-2c.,”

typer av W-2 misstag

enligt IRS, de vanligaste W-2 fel inkluderar:

• utelämna decimaler och cent från Dollar belopp
• sätta dollartecken i ”pengar” lådor
• misslyckas för att korrekt formatera anställdas namn i rutan ”e”
• ange fel arbetsgivare identifikationsnummer, eller lista den anställdes personnummer som ein
• använda utskrift som är för stor eller för liten., IRS rekommenderar 12-punkts Courier font
• felaktigt kontrollerar” Pensionsplan” – platsen i box 13
• gör inte poster synliga nog. Endast svart bläck är tillåtet
• att inte använda det officiella W-2-formuläret.,ors:
  • fel mängd federala, statliga och/eller lokala skattepliktiga löner
  • felaktiga federala, statliga och/eller lokala skatter undanhållna
  • felaktigt anställdas namn, adress och/eller SSN
  • felaktig kodning för Box 12
  • felaktiga socialförsäkringstips eller tilldelade tips
  • felaktigt beskattningsår

  när du ska använda Form W-2c

  även om Form W-2c är lämplig för att fixa många W-2-misstag, kräver inte alla W-2-misstag en W-2c.,curate employee name, address, or SSN

• felaktig EIN
• felaktiga löner eller skatteavdrag
• fel beskattningsår
• du rapporterade 2 W-2s för en anställd under samma EIN, men bara 1 borde ha rapporterats
• du rapporterade 2 W-2s för en anställd under samma EIN, men endast 1 är felaktigt

använd inte formulär W-2c:

• om du redan har gett arbetstagaren sin W-2-kopia, men har inte lämnat in formuläret med SSA., I stället markerar du rutan ”Void” på Kopiera A av den felaktiga W-2. Skapa sedan en ny W-2 med lämplig information. Skriv ” korrigerad ”på arbetstagarens kopia av den nya W-2; Ge denna” korrigerade ” kopia till arbetstagaren. Filkopiering A av den nya W-2 med SSA, men skriv inte ”korrigerad” på SSA: s kopia
• för att rapportera tillbaka lön. Istället, granska IRS publikation 957 för instruktioner om rapportering tillbaka betala till SSA

10 tips för att fylla i formulär W-2c

Tips #1: Se till att du använder den officiella IRS formulär W-2c., Du kan beställa W-2s och W-2cs från IRS online eller genom att ringa byrån. Eller du kan köpa dem från en extern auktoriserad säljare, till exempel en stor kontorsmaterialaffär.

Tips #2: Om du lägger ut lönehantering, inklusive W-2-administration, är din löneleverantör sannolikt ansvarig för att få W-2-formulär och hantera W-2-förberedelse, distribution och korrigeringar., granska IRS Allmänna instruktioner för formulären W-2 och W-3, som innehåller följande 3 avsnitt för att korrigera W-2-fel:

1. Allmänna instruktioner, till exempel när och hur man lämnar in formulär W-2c (och formulär W — 3c-sändningsformuläret)
2. speciella situationer, till exempel att korrigera endast arbetstagarens namn och/eller SSN, felaktiga beskattningsår eller ein, eller mer än 1 W-2 för samma anställd
3. specifika instruktioner, till exempel hur du fyller i varje W-2c box

instruktionerna varierar beroende på typ av fel.,

Tips #4: notera de situationer där en W-2c är valfri. Om W-2 till exempel återspeglar fel anställdas adress, men allt annat är korrekt och du redan har lämnat in W-2 med SSA, kan du göra korrigeringen på ett av tre sätt:

1. ge arbetstagaren ett nytt formulär W-2 med rätt adress., Skriv ”REISSUED STATEMENT” på de nya kopiorna, men arkivera inte kopiera A med SSA
2. lämna ett formulär W-2c till arbetstagaren som visar rätt adress i rutan ”i”, men arkivera inte kopiera a Av W-2c med SSA
3. sätt W-2 med felaktig adress i ett kuvert som visar rätt adress och leverera den till arbetstagaren

av dessa 3 alternativ kräver endast #2 en W-2c.

Tips #5: Du kan göra ändringar i stat eller lokal W-2 Information om formulär W-2c., Men om det är dina enda ändringar, lämna inte W-2c med SSA. I stället lämna in W-2c till den statliga eller lokala förvaltningsmyndigheten (baserat på deras rapporteringskrav) och ge arbetstagaren sin kopia.

Tips #6: Om du inte är säker på att ett W-2c är rätt metod för att lösa ett W-2-fel, eller om du behöver förtydligande på IRS instruktioner, sök expertråd. Kom ihåg att målet med W-2c är att reparera problemet, inte att skapa en annan faux pas.

Tips #7: glöm inte att skicka formulär W-3c, vilket är en sammanfattning av alla w-2cs som skickas, med din W-2c-inlämning., Om W-2cs är för olika beskattningsår, lämna in en separat W-3c för varje beskattningsår.

Tips #8: lämna W-2c och lämna en kopia till arbetstagaren så snart som möjligt efter att ha upptäckt W-2-felet. SSA rekommenderar att arbetsgivarna fil W-2s och W-2cs online för att spara tid och bidra till att förbättra noggrannheten.

Tips 9: Försök att förbereda och lämna W-2s tidigt, före den 31 januari tidsfrist. Detta kan hjälpa dig att snabbt fånga och åtgärda W-2 problem.

Tips #10: ignorera inte W-2 misstag., Om en anställd ger frågan till din uppmärksamhet och du misslyckas med att ta itu med det, kan de lämna in ett klagomål mot dig till IRS. Du kan möta påföljder för att inte lämna in en korrekt och aktuell W-2.

exempel: för anmälningar på grund av Dec. 31, 2019 är straffet $ 50 per formulär W-2 arkiverat korrekt inom 30 dagar efter tidsfristen, upp till det maximala straffet för året ($194,500 för småföretag). Den maximala straff för att inte lämna in en korrigerad W – 2 alls är $ 270 per formulär. Du kan undvika straffet om felet är ” inkonsekvent ”eller om du kan visa” rimlig orsak.,”

slutsats

informationen om dina anställdas formulär W-2 påverkar deras federala och tillämpliga statliga eller lokala skattedeklarationer. Därför måste uppgifterna vara exakta. Om arbetstagaren redan har lämnat in sina avkastningar när du utfärdar en korrigerad W-2, beroende på typ av fel, kan de behöva ändra sin avkastning. Du kan också behöva ändra ditt företags sysselsättningsdeklarationer.