Getty

om du är som många av oss är mängden papper som kommer in i ditt hem svårt att hantera ibland. Från mail till kvitton till dokument är det en utmaning att hålla allt organiserat., Medan många företag rör sig mot papperslösa system, det känns inte så när man tittar på högar av finansiella papper i ditt hem.

När du fattar liv och ekonomiska beslut finns det vanligtvis ett pappersspår. Detsamma gäller när du köper, säljer eller försäkrar något. Och efter skatt tid varje år, det finns en annan stack av dokument att lägga till dina filer. Vad ska du spara, och vad är okej att kasta i veckans sopsamling-med vilket vi menar, vad behöver strimlas och kasseras ordentligt?,

den främsta anledningen till att lämna in finansiella dokument är att kunna försvara dina årliga deklarationer om det behövs, men det finns andra skäl att spara Vissa typer av pappersarbete. Här är en snabbguide till vad du ska göra med dina finansiella dokument: Hur länge du behöver spara de viktiga, hur man lagrar de dokument du behåller och hur man säkert kasserar resten.

hur länge ska du behålla finansiella dokument?

vissa finansiella dokument bör bevaras på lång sikt. Här är en uppdelning av dokument att spara, baserat på den tid de ska hållas.,

sju år eller längre

När det gäller skatter är det bäst att hålla några skatteposter i minst sju år. IRS preskriptions för revision är tre år. Det finns dock omständigheter där de kan gå tillbaka så långt som sex eller sju år, till exempel om du underrapporterade inkomst med 25% eller mer. Statliga stadgar för begränsningar kan variera, så kolla med en skatteproffs på begränsningarna i ditt tillstånd.

din bästa insats är att hålla fast vid dina skattedeklarationer så länge som möjligt. Om du någonsin står inför en skatterevision, har du all information du behöver., Du bör också överväga att spara dokument som verifierar informationen på din avkastning i minst sju år, som W-2 och 1099 formulär, kvitton och betalningar. Om du har kvitton relaterade till tillgångar, som kvitton för hem remodeling projekt, hålla dessa så länge du är ägare.

ett år

dokument som ingår i denna kategori inkluderar icke-skatterelaterade bank-och kreditkortsutdrag, investeringsutdrag, betalningsplatser och kvitton för stora inköp., Håll dessa poster till hands för ett år om du behöver dem för att stödja din nuvarande år skatteberedning eller som bevis på inkomst när du gör ett stort köp.

Federal Trade Commission föreslår att du håller fast vid dina betalda medicinska räkningar i ett år innan du kastar dem—om du inte har en olöst försäkringstvist, i vilket fall du skulle behålla medicinska räkningar tills tvisten är löst. Medicinska räkningar är förvirrande, och att ha register till hands för att bestrida betalningar eller fel är klokt.,

många banker och kreditkortsutgivare erbjuder elektroniska uttalanden nu, så du kanske inte behöver behålla papperskopior till hands, vilket kommer att skära ner på överskott av skräp. Om att hålla andra dokument på längre sikt gör dig orolig kan du välja att skanna dem för att skapa elektroniska kopior och sedan kassera de ursprungliga pappersdokumenten.

mindre än ett år

vissa dokument behöver inte ta upp värdefullt utrymme i ditt hem under mycket lång tid., Till exempel, oroa dig inte för att hålla kvitton om de inte avser:

• produkter under garanti
• dina deklarationer
• försäkringsfordringar

Du kan kasta de flesta månatliga räkningar efter att du betalat dem, eller efter att betalningarna har krediterats ditt kontoutdrag. Om du slutar behöva gå tillbaka för att verifiera något, se om du kan komma åt tidigare räkningar via Online-kontoåtkomst. Många företag håller tidigare räkningar och fakturor tillgängliga online under de senaste månaderna eller längre.,

banker brukar inte skicka avbrutna kontroller tillbaka till dig längre, men om din gör det är de flesta avbrutna kontroller okej att strimla när du har verifierat ditt kontoutdrag är korrekt. Vissa avbrutna kontroller ska sparas, men om de är relaterade till skattedeklarationer, som alla välgörenhetsgivande.

vilka finansiella dokument ska du behålla för alltid?

Vi har tittat på dokument som är okej att kasta bort efter en viss tid, men det finns gott om dokument som du bör hålla fast vid på obestämd tid., Viktiga papper för att spara för alltid inkluderar:

• födelsebevis
• socialförsäkringskort
• äktenskapsintyg
• adoptionspapper
• Dödscertifikat
• Pass
• testamenten och levande testamenten
• fullmakt
• juridiska anmälningar
• militära register
• pensions-och pensionsplaner
• arv dokument
• mottagarformulär

för allt du har köpt eller försäkrat bör du spara de relaterade dokumenten i minst så länge du äger dem eller tills garantin slutar., Det kommer inte att skada att hålla dem runt längre, men bara för att vara säker. Detta inkluderar titlar, gärningar, försäkringar, garantidokumentation och mer.

sjukförsäkringar och relaterade dokument är viktiga för att hålla lång sikt också. Så länge din sjukförsäkring är aktiv, bör du hålla dessa register. Om din täckning slutade eller du har flyttat till ett annat försäkringsbolag, gå vidare och kasta pappersarbete när du är säker på att du inte behöver det. Detsamma gäller om du får invaliditets-eller arbetslöshetsförmåner. Behåll dokumentationen tills du vet att du inte längre behöver den.,

om du har finansiella poster eller dokument som du inte är säker på att du behöver, fela på sidan av försiktighet. Behåll några dokument tills du är säker på att du inte behöver dem.

så här lagrar du finansiella dokument

Du kan skära ner på skräp genom att skapa ett tillförlitligt system för att lagra dina finansiella dokument. Att hålla dina dokument säkra är lika viktigt., När du lagrar dina dokument vill du ha en lagringslösning som är:

• lättillgänglig
• skyddad mot stöld
• skyddad från miljö/väder/skada
• välorganiserad

oavsett om du har pappersdokument eller elektroniska versioner, här är alternativ för att lagra dina finansiella dokument säkert på lång sikt.

Papperslagring

många väljer att lagra dokument i ett arkivskåp. Använd filmappar för att organisera pappersarbete efter ämne, år eller annan metod som du väljer., Bankers lådor är ett annat lagringsalternativ, men dessa är mer mottagliga för vattenskador.

för dina viktigaste dokument kanske ett standardfileringsskåp inte räcker. Användningen av ett hem säkert kan vara ett bättre alternativ. Leta efter ett säkert som är brandsäkert och vattentätt för maximalt skydd. Ett hem säker behöver inte vara genomarbetade eller dyra, som något du har förmodligen sett i filmerna (inget behov av dolda vägg kassaskåp bakom konstverk). En enkel lockbox som du kan ta tag i och gå är perfekt för att lagra dokument i händelse av en hembrand eller översvämning.,

Värdeskåp brukade vara en populär metod för att lagra värdesaker, inklusive viktiga dokument. Inte alla bankkontor erbjuder värdeskåp idag, men det kan vara ett alternativ om du föredrar att hålla dessa dokument offsite. Tänk på att du är i händerna på finansinstitutet när du kan komma åt ditt Värdeskåp.

elektronisk lagring

om du vill gå mot mindre papper finns det gott om digitala lagringsalternativ.,

många finansinstitut och företag låter dig nu välja elektronisk fakturering och uttalanden, antingen via e-post eller Online-kontoåtkomst. Vissa banker tar ut en avgift för pappersdeklarationer nu, eftersom elektroniskt pappersarbete blir lättare tillgängligt.

för andra dokument kan du använda en skanner för att skanna dem till din dator, eller så kan du ta foton med din mobiltelefon.

att hålla alla dina dokument på datorn är inte särskilt effektivt och kan mosa ner ditt system., Andra digitala lagringsalternativ inkluderar externa hårddiskar, som hårddiskar och SDDs, som är kompakta lösningar för lagring av massiva mängder elektroniska data. En ännu mer kompakt lösning lagrar elektroniskt pappersarbete på en flash-enhet, även om flash-enheter också är lättare att felplacera eller skada.

om du går den digitala rutten kan det vara en bra idé att skapa flera säkerhetskopior om en av dem skadas eller misslyckas. Digitala säkerhetskopior tar upp mycket mindre utrymme än att ha flera papperskopior av dina viktiga dokument.,

ett annat alternativ är att gå med molnbaserad lagring för viktiga pappersarbete. De senaste åren har sett en explosion av molnbaserade lösningar, inklusive:

• Dropbox
• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• iCloud
• Amazon Cloud Drive
• Box
• NextCloud
• iDrive
• Carbonite

med hjälp av molnbaserad lagring sparar inte bara på utrymme, utan även på också kan vara bra för att organisera och hålla dina dokument säkra, eftersom de flesta tjänster garanterar skydd genom krypterade nätverk., Många molnbaserade lösningar tillåter åtkomst via mobila enheter, vilket gör dina dokument tillgängliga nästan var som helst i världen.

om du väljer en digital lagringslösning, se till att du inte behöver en fysisk kopia eller originaldokument i framtiden. Det sista du vill göra är att strimla något för att spara utrymme, bara för att behöva det fem år senare.

hur man gör sig av med gamla finansiella dokument

rensa ditt hem av högar av gamla, värdelösa pappersarbete är en underbar känsla, men inte skrapa den med din veckovisa sophämtning., De flesta av dessa dokument innehåller personlig information som du inte vill ha utsatt.

Enligt en Federal Trade Commission (FTC) – rapport lämnades över 3,2 miljoner konsumentrapporter in till Consumer Sentinel Network i 2019, och 20% av dem involverade identitetsstöld. Kasta bort dokument med papperskorgen exponerar din information till alla som är villiga att göra lite smutsigt arbete för att stjäla din identitet. Du kanske inte inser hur mycket information som finns på dina gamla räkningar, uttalanden, ogiltigförklarade och inställda kontroller och andra finansiella dokument.,

här är vad som kan finnas på de dokument du vill kasta bort:

• fullständiga namn
• fysiska adresser
• telefonnummer
• kontonummer
• routingnummer
• körkort nummer
• policynummer
• användarnamn
• lösenord
• medlemsinformation
• medicinska journaler
• signaturer

ditt bästa alternativ är att strimla alla dokument som innehåller känslig information innan gungade dem. Antingen investera i en dokumentförstörare för ditt hem eller använda en professionell fragmentering tjänst., Du kommer sannolikt att betala en avgift för denna tjänst, men det är ett litet pris för att hålla din personliga information säker.

här är några butiker som erbjuder fragmentering tjänster:

• Office Depot
• Office Max
• Staples
• UPS Store
• FedEx Office Print & Ship Centers

många städer håller också gratis papper fragmentering dagar för invånarna. Kontrollera din stads hemsida för information om händelser som denna.,

ett finansiellt liv innebär nödvändigtvis en betydande mängd dokumentation—från månatliga kontoutdrag till försäkringsdokument till de olika material som krävs för att lämna in dina skatter. Genom att lära sig vad som behöver stanna och vad som är gratis att gå, kan du minimera mängden material du ackumuleras över tiden.