502 – Närvaro (frånvaro, Tardiness och nedläggning av arbete)

ämne: Närvaro (frånvaro, Tardiness & nedläggning av arbete)

avsnitt: U502

Datum: 1 juli 2017

syfte:

det är viktigt för universitetet för alla anställda att ha tillförlitlig närvaro. Frånvaro och tardiness påverkar vår förmåga att effektivt tillhandahålla universitetstjänster negativt., Syftet med denna policy är att fastställa kraven för rapportering av frånvaro, att tillhandahålla riktlinjer för hantering av tardiness, tidiga avgångar och ledig frånvaro, och att beskriva anställdas behov av att följa etablerade arbetsscheman för att upprätthålla effektiv och effektiv verksamhet i hela universitetet.

som styrs av denna policy:

denna policy gäller för alla anställda.

Policy statement:

anställda måste anlända och vara beredda att börja arbeta vid sin schemalagda starttid., De anställda ansvarar för att meddela sin chef om frånvaro, sen ankomst eller tidig avresa varje dag av frånvaro, tardiness eller tidig avresa, i enlighet med enhetens call-in-förfarande. Oplanerad frånvaro, tardiness och oplanerade tidiga avgångar (oavsett om de är ursäktade eller oförlåtna), underlåtenhet att lämna lämplig anmälan eller missbruk av sjukskrivning eller annan betald ledighet kan leda till korrigerande åtgärder fram till och med uppsägning av anställning. (Se Policy 703 Progressiva Korrigerande Åtgärder.,) Frånvaro, tardiness och tidiga avgångar på grund av godkänd FMLA-ledighet, kortvarig funktionshinder, militär ledighet, jurytjänst, arbetstagares ersättning, annan godkänd ledighet eller rimlig logi enligt lag räknas inte som händelser. Dessa regler gäller för alla anställda vars avdelningar inte har mer specifika regler, eller när avdelningens närvaroregler inte gäller vissa områden som omfattas av denna policy.

1., Avdelningarna bör informera personalen om vikten av snabb och regelbunden närvaro och utveckla skriftliga enhetsregler med ett call-in-förfarande. Ansökningsförfarandet bör definiera när och vem en anställd ska ringa om han / hon kommer att vara frånvarande eller försenad. Det bör också ta itu med en tidsram när en anställd som kommer att försenas är skyldig att anmäla tillsyn.

2. Tidsgodkännare ansvarar för att granska och godkänna tiden före varje tidsfrist för godkännande., Det är tidsgodkännarens ansvar att säkerställa att tidsinlämningen är korrekt

3. Anställda måste i förväg underrätta sin handledare om eventuell ledig frånvaro, tardiness eller ledig tidig avresa. En anställd som inte kommer att kunna rapportera till arbetet som planerat, som kommer att vara sen eller som planerar att lämna tidigt måste kontakta sin handledare eller avdelningens utsedda call-in-nummer så långt i förväg som möjligt och senast före skiftets början eller tidig avresa., Anmälan och bekräftelse av en övervakare av tardiness, ledig tidig avgång eller ledig frånvaro kommer inte att ursäkta det.

4. Anställda måste registrera närvaro och frånvaro i närvarospårningssystemet. Omedelbara handledare är ansvariga för att granska och verifiera närvarouppgifter (minst en gång i månaden) och registrera händelser, i förekommande fall, för att säkerställa riktigheten i journalerna och konsekvent tillämpning av regler för närvaro vid institutionen och universitetets policy.

5., En oplanerad frånvaro kommer att registreras som en (1) förekomst. Varje försenad eller oplanerad tidig avresa kommer att registreras som hälften (1/2) en händelse. Inga händelser kommer att registreras för planerad frånvaro eller användning av upplupen sjukskrivning enligt universitetets-och avdelningspolicy. Mönsterbortfall, underlåtenhet att anmäla sig i tid eller underlåtenhet att följa Sjukskrivningspolicyn kan dock leda till att Frånvaro räknas som ledig frånvaro.

6. Händelser kommer att spåras av varje avdelning baserat på en rullande tolv (12) månadersperiod.,

7. Tillsynsmyndigheterna bör följa den korrigerande åtgärdsprogression som beskrivs nedan för att ta itu med ledig frånvaro, tardiness och oplanerade tidiga avgångar. När en anställd har ackumulerat fyra förekomster, kommer varje två förekomster därefter att främja korrigeringsåtgärdsprocessen, fram till och med uppsägning av anställning. Beroende på situationen kan korrigerande åtgärder dock påskyndas, upprepas eller tas ur sekvens, och Universitetet förbehåller sig rätten att genomföra omedelbar uppsägning om det är motiverat.,

• Verbal varning vid fyra (4) händelser.
• skriftlig varning vid sex (6) händelser.
• slutlig varning eller avstängning vid åtta (8) händelser.
• uppsägning vid tio (10) händelser.

8. Anställda kommer att bli föremål för omedelbar korrigerande åtgärder för inget samtal / ingen show. Två (2) eller flera på varandra följande arbetsdagar utan samtal/ingen show kan betraktas som nedläggning av arbete och resultera i uppsägning av anställning.,

9. Handledare bör vara observanta och identifiera mönsterfrånvaro. Anställda kommer att bli föremål för omedelbara korrigerande åtgärder för mönster oplanerade frånvaro.

10. Vanligtvis kommer anställda som arbetar i sex (6) månader utan förekomst sedan den senaste händelsen som resulterar i korrigerande åtgärder inte att ha korrigeringsåtgärdsprocessen till nästa nivå., Till exempel, om en anställd får en skriftlig varning på grund av den sjätte händelsen den 1 oktober och får ytterligare två händelser i följande juni, ska arbetstagaren få en annan skriftlig varning.

11. Varannan vecka anställda kommer inte att kompenseras för förlorad tid på grund av tardiness. En anställd som är sen sex minuter eller mindre anses dock försenad men kommer att betalas för tiden. Tardiness av mer än sex (6) minuter kommer att vara obetald. Måltider och raster får inte användas för att täcka frånvaro eller tardiness., En anställd får inte förlänga den normala arbetsdagen eller arbeta utöver sitt schemalagda skift för att kompensera för att vara sen utan föregående godkännande av arbetstagarens handledare

12. En ledig frånvaro är vanligtvis obetald om inte en anställds handledare godkänner användningen av upplupen semester, sjukskrivning eller personlig semestertid i enlighet med universitetets policy. Godtagbara sätt att kontrollera orsaken till den oplanerade frånvaron kan krävas., En anställd kommer inte att kompenseras för ledig frånvaro som sträcker sig bortom hans / hennes periodiserade saldon

13. Begäran om planerad frånvaro, inklusive jurytjänst, akuttid (semester eller personlig semester), dödsfall, militär ledighet, medicinsk ledighet och personlig ledighet måste begäras så långt i förväg som möjligt i enlighet med universitetets-och avdelningens policy och tillämplig lag. Det är arbetstagarens ansvar att begära ledighet eller ursäktad ledighet och att lämna in lämplig dokumentation., Anställda som inte kommer att kunna rapportera att arbeta som planerat (med undantag för ett universitet som godkänts ledighet) eller med hjälp av intermittent FMLA ledighet eller annan ledighet är skyldiga att kontakta sin handledare eller avdelningen varje dag om inte annat instrueras av sin handledare. Nekad ledighet eller annan begärd ledighet, underlåtenhet att återvända till arbetet efter godkänd ledighet eller underlåtenhet att följa dessa riktlinjer eller annan tillämplig Universitetspolicy kan leda till behandling av tid från arbetet som en ledig frånvaro, tardiness eller ledig tidig avgång enligt denna policy.,

14. Anställda som är frånvarande mer än tre dagar i följd på grund av sjukdom eller som misstänks för missbruk av sjukskrivning kan vara skyldiga att lämna in ett bevis på sjukdomsintyg, utfärdat av en vårdgivare, som identifierar när arbetstagaren sågs och behandlades. Underlåtenhet att lämna in sådana bevis på begäran kan leda till korrigerande åtgärder.

15. Anställda som är berättigade att använda betald sjukskrivning kan använda upplupen sjuktid för rutinmässiga läkarbesök., Arbetstagaren måste meddela handledaren i förväg om utnämningen, upp till sju dagar före när det är möjligt. När det är möjligt bör sådana möten schemaläggas i början eller slutet av skiftet.

16. På grund av arten av de tjänster som anställda tillhandahåller kan vi sällan stänga vår verksamhet. Med detta i åtanke förväntas anställda rapportera för arbete på svåra väderdagar och att planera framåt för att förutse eventuella svårigheter som kan uppstå., Om en anställd kommer att vara sen eller oförmögen att rapportera till jobbet, måste arbetstagaren meddela sin handledare så snart som möjligt. Avdelningarna kommer att avgöra om anställda kommer att få händelser för tardiness eller ledig frånvaro på svåra väderdagar.

nyckeldefinitioner:

roller och ansvar: