Et nytt år er over oss, hvilket betyr at det er tid for W-2 behandling. Som du sannsynligvis vet, SKATTEMYNDIGHETENE har detaljerte krav til utfylling av Skjemaet W-2. Videre, Social Security Administration (SSA) har bestemte frister for når B-2s skal være arkivert på kontoret, og levert til ansatte.

Spesielt, må du fylle ut et Skjema W-2 for hver ansatt som du betalt $600 eller mer i skatt i året. Denne regelen står, uavhengig av din bedrift størrelse., Du må også sende hver W-2 med SSA og gi de ansatte sitt eksemplar av skjemaet som ikke senere enn 31. januar.

Men å feile er menneskelig. Så, hva bør du gjøre hvis du oppdager en W-2 feil? Først, vet at W-2 feil er svært fixable, så det er ingen grunn til panikk.

Neste, vil vi gå gjennom de forskjellige typer av W-2 feil. Deretter vil vi diskutere når og hvordan du kan løse disse feilene via en korrigert Skjema W-2, også kalt «Skjema W-2c.,»

Typer av W-2 feil

Ifølge SKATTEMYNDIGHETENE, den mest vanlige W-2 feil inkluderer:

• Utelate desimaler og cent fra dollar beløp
• å Sette dollartegn i «penger» – boksene
• Unnlate å riktig format ansattes navn i boksen «e»
• Inn feil employer identification number, eller en liste over de ansattes personnummer som EIN
• ved Hjelp av print som er for stort eller for lite., SKATTEMYNDIGHETENE anbefaler 12-punkts Courier skrift
• Feilaktig å kontrollere «Pensjon» spor i boksen 13
• Ikke gjør oppføringer synlige nok. Bare sort blekk er tillatt
• Unnlate å bruke den offisielle W-2 form.,or:
  • Feil beløp av føderale, statlige og/eller lokale skattepliktig lønn
  • Feil føderale, statlige og/eller lokale skatter tilbakeholdt
  • Unøyaktig ansattes navn, adresse, og/eller SSN
  • Feil koding for safe 12
  • Unøyaktig Social Security tips eller tildelt tips
  • Feil skatt året

  Når skal du bruke Skjemaet W-2c

  Selv om Skjemaet W-2c er hensiktsmessig for å løse mange W-2 feil, ikke alle W-2 tabber krever en W-2c.,kapellan ansattes navn, adresse, eller SSN

• EIN Feil
• Feil lønn eller skattetrekk
• Feil skatt året
• Du er rapportert 2 W-2s for en ansatt under den samme EIN, men bare 1 skal ha blitt rapportert
• Du er rapportert 2 W-2s for en ansatt under EIN samme, men bare 1 feil

ikke bruk Skjemaet W-2c:

• Hvis du allerede har gitt den ansatte sine W-2 kopier, men har ikke arkivert form med SSA., I stedet, sjekk «Void» – boksen på Kopier En av feil W-2. Deretter oppretter du en ny W-2 med riktig informasjon. Skriv «RETTET» på den ansattes kopi av den nye B-2; gi dette «RETTET opp» kopi til arbeidstakeren. Fil Kopier En av de nye, W-2 med SSA, men ikke skriv «RETTET» på SSA-kopien
• for Å rapportere tilbake betale. I stedet, gå gjennom SKATTEMYNDIGHETENE Publisering 957 for instruksjoner om rapportering tilbake betale til SSA

10 tips til utfylling av Skjemaet W-2c

Tips #1: Pass på at du bruker den offisielle IRS-Skjema B-2c., Du kan bestille W-2s og W-2cs fra SKATTEMYNDIGHETENE online eller ved å ringe byrået. Eller du kan kjøpe dem fra en ekstern autorisert selger, slik som en stor office forsyning butikken.

Tips #2: Hvis du outsource lønn behandling, herunder W-2 administrasjon, din lønn leverandør er sannsynligvis ansvarlig for å skaffe W-2 skjemaer og håndtering W-2-utarbeidelse, distribusjon og rettelser., gjennomgang IRS’ Generelle Instruksjoner for Former W-2 og B-3, som omfatter følgende 3 deler for å korrigere W-2-feil:

1. Generelle instruksjoner, for eksempel når og hvordan du sender inn Skjemaet W-2c (og Form W-3c — oversendelse form)
2. Spesielle situasjoner, for eksempel utbedring av bare den ansattes navn og/eller SSN, unøyaktig skatt året eller EIN, eller mer enn 1 W-2 for samme arbeidstaker
3. Spesifikk instruksjoner, for eksempel hvordan å fullføre hvert W-2c-boksen

instruksjonene kan variere avhengig av feilen.,

Tips #4: legg Merke til situasjoner der en W-2c er valgfritt. For eksempel, hvis W-2, og reflekterer feil ansatt adresse, men alt annet er nøyaktige og du har allerede arkivert W-2 med SSA, kan du gjøre korreksjon på én av tre måter:

1. Gi den ansatte en ny Form W-2 med riktig adresse., Skriver «SOLGT UTTALELSE» på den nye kopier, men ikke Kopiere En fil med SSA
2. Innrede et Skjema W-2c til den ansatte som viser riktig adresse i boksen «jeg», men ikke sende inn Kopier En av W-2c med SSA
3. Sette W-2 med feil adresse i en konvolutt vise den korrekte adressen og levere det til den ansatte

Av de 3 alternativene, bare #2 krever en W-2c.

Tips #5: Du kan gjøre endringer til staten eller lokale W-2-informasjon i Skjemaet W-2c., Men hvis de er de eneste endringene, ikke-fil W-2c med SSA. I stedet, fil-W-2c med statlige eller lokale administrasjon agency (basert på deres krav til rapportering) og gi den ansatte sin kopi.

Tips #6: Hvis du ikke er sikker på at en W-2c er riktig tilnærming for å løse et W-2 feil, eller hvis du trenger en avklaring på de amerikanske skattemyndighetene (IRS’ instruksjoner, søk sakkyndig råd. Husk, målet av W-2c er å reparere problemet, ikke for å opprette en annen faux pas.

Tips #7: ikke glem å sende Skjemaet W-3c, som er et sammendrag av alle W-2cs blir sendt, med W-2c underkastelse., Hvis W-2cs er for ulike skatte-årene, fil separat W-3c for hvert skatteår.

Tips #8: Fil-W-2c og gi en kopi til arbeidstaker så snart som mulig etter påvisning av W-2 feil. Den SSA anbefaler at arbeidsgivere fil W-2s og W-2cs på nettet for å spare tid og forbedre nøyaktigheten.

Tips 9: Prøver å forberede og utstyre W-2s tidlig, før den 31. januar som tidsfrist. Dette kan hjelpe deg raskt fange opp og avhjelpe W-2 problemer.

Tips #10: ikke ignorere W-2 feil., Hvis en arbeidstaker bringer saken til din oppmerksomhet, og du ikke klarer å løse det, kan de klage mot deg til SKATTEMYNDIGHETENE. Du kan møte straffer for ikke å sende inn en korrekt og tidsriktig W-2.

Eksempel: For registreringer på grunn av Desember. 31, 2019, straffen er $50 per Skjema W-2 arkivert på riktig måte innen 30 dager etter fristen, opp til maksimal straff for året ($194,500 for små bedrifter). Den maksimale straff for ikke å sende inn en korrigert W-2 i det hele tatt er $270 per skjema. Du kan unngå straff hvis feilen er «ubetydelige» eller hvis du kan vise «rimelig grunn.,»

Konklusjon

informasjon om ansattes Form W-2 påvirker deres føderale og delstatlige eller lokale selvangivelsen. Derfor må dataene være presis. Hvis den ansatte har allerede arkivert deres avkastning etter den tid du utsteder en korrigert W-2, avhengig av type feil, kan de må endre sine tilbake. Du, også, kan behov for å endre bedriftens sysselsetting selvangivelsen.