La oss innse det — hvis du bruker Gmail-kontoen for mer enn noen ganger å kontakte venner og slektninger, er det sannsynlig at det er spinne ut av kontroll. Mellom arbeidsrelaterte e-post, online hendelser, invitasjoner, annonser fra din favoritt butikker, og bare ren spam, du kommer til å finne det vanskelig å holde oversikt.

Det finnes en rekke måter å organisere e-posten din, og en kraftig alternativ er å bruke etiketter i Gmail er analog til mapper., Å sette etiketter på e-post gjør dem lettere å arbeide med. For eksempel, du kan merke alle du trenger å sende holiday hilsener til; alle som har uttrykt interesse for å kjøpe din grafiske romanen samling, og alle som arbeider på din nåværende video prosjekt; alle som du visste i college — mulighetene er nesten uendelige.

Her er noen grunnleggende og noen strategier for å bruke Gmail-etikett funksjoner. Merk at alle av dem er gjort på en datamaskin, det er forskjellige måter å håndtere etiketter på en mobil enhet, som jeg vil snakke om i slutten av denne artikkelen.,

Opprett etiketter

for å begynne å bruke etiketter, den første tingen du trenger å gjøre er å lage noen. Det er et par måter du kan gjøre det.

Først, kan du opprette en etikett fra Gmail venstre kolonne:

• I kolonnen til venstre, rull ned fra Innboksen til du kommer til «Administrer etiketter» og «Opprett ny etikett.»
• Klikk på det siste, og skriv inn navnet på den nye etiketten. Du kan reir det under en eksisterende etikett hvis du vil.

Du kan også opprette en ny etikett og umiddelbart bruke det til flere e-poster:

• Velg e-postene du ønsker å etikett ved å merke av i boksene til venstre for e-post. Når du er klar, høyre klikk.
• Hold markøren over «Etikett as.»Kan du skrive inn navnet på den nye etiketten i feltet på pop-up-vinduet, og trykk enter-tasten, eller klikk på «Opprett ny», der du kan skrive inn navnet på den nye etiketten og hekker det under en eksisterende etikett hvis du vil.

Farge etikettene

En av de enkleste tingene du kan gjøre med etiketter i Gmail er å gi dem farger. Det kan virke som en liten ting, men hvis du leser gjennom e-post, fargede etiketter gjøre det umiddelbart klart hvilken kategori en e-post som hører hjemme i.

for Å tilordne farger til en Gmail-etikett:

• Hold markøren over navnet på etiketten i venstre kolonne.
• Klikk på de tre prikkene til høyre for navnet på etiketten.
• Klikk på «Etiketten farge.,»
• Velg den fargen du ønsker å tilordne til at label — du kan enten velge en grunnleggende farge kombinasjon, eller opprette egendefinerte farger på bakgrunn og tekst.

Hvis du ønsker å gå tilbake til standard farger (svart tekst på grå bakgrunn), klikk på «Fjern farge.»

Bruk etiketter automatisk for innkommende e-post

Du kan automatisk legge til etiketter på e-post som de kommer inn., For eksempel, hvis jeg hadde planer om å skrive en historie om ulike typer ansiktsmasker og ønsket å merke eventuelle e-poster som kan angår dette emnet, og jeg kunne sette opp et filter som automatisk ville sette merkelappen «maske» på disse e-postene. Som dette:

• Første, lage etiketten du vil. I dette tilfellet, jeg brukte instruksjonene ovenfor for å lage etiketten «Masker.»
• Gå til Gmail-søk-boksen. Klikk på den lille pilen til høyre for søk-boksen for å få avansert søk.
• Sett inn søkeord i det aktuelle feltet(s)., For eksempel, å lage mitt søk, jeg vil se etter en e-post som inneholder ordet «maske» i det. Jeg kan også bare bruke den på e-post som ender opp i Innboksen min (slik at jeg ikke vil merke eventuelle e-poster som ender opp i Spam) ved å klikke på feltet ved siden av «Søk» og velge «postkasse» fra drop-down menyen.

• Klikk på «Lag filter» knappen.
• Det vil være en advarsel om at flere typer av filtre gjelder ikke for innkommende e-post. Klikk «Ok» for å vise deg korrekt.,
• Du vil deretter bli ført til en side som lar deg velge hva du vil filteret å gjøre. For eksempel, kunne jeg ha filtrert e-post umiddelbart slettet eller arkivert, som er merket som viktige (eller som ikke er viktig), eller videresendt til en annen adresse, blant flere andre alternativer. I dette tilfellet, kommer jeg til å merke av i boksen ved siden av «Bruk etiketten:» og så velge etiketten «Masker» fra drop-down menyen. (Du kan også opprette en ny etikett her, hvis du ønsker det.)

• Dette vil bare etiketten fremtidige e-postmeldinger. For å bruke etiketten til gjeldende e-poster, se også «Også bruke filter for å matche samtaler» som vises nederst på sjekklisten. (Merk: Dette siste er en noe quirky funksjonen, så det kan hende det ikke fungerer i alle tilfeller.)
• Klikk på «Opprett filter.»

Redigere dine filtre

Hvis du vil redigere eller slette noen av filtrene dine, må du gjøre det via Gmail-viktigste-innstillinger-siden, som er tilgjengelig ved å klikke på cog i øverste høyre hjørne og klikk på «Se alle innstillinger.,»Da:

• Klikk på «Filtre og Blokkerte Adresser» – fanen.
• Du vil se en liste over alle dine filtre. Individuelt redigere eller slette en, klikk på «endre» eller «Slett» linker på høyre side av hver etikett.
• Du kan også slette eller eksportere en gruppe av etiketter ved å merke dem og deretter klikke på «Eksport» eller «Slett» linker nederst på listen.

Vis eller skjul dine etiketter

Når du har mye av etiketter, de kan være overveldende, og så Gmail har måter som du kan vise eller skjule bestemte etiketter.,

Dersom du klikker på «Administrer etiketter» i den venstre kolonnen, vil du bli ført til «Etiketter» – fanen på siden for innstillinger i Gmail. Bla ned den resulterende siden for å finne en liste over alle dine etiketter.

Det er to måter du kan justere om en etikett som er synlig: «Vis i label-listen» og «Vis i meldingslisten.»»Etiketten liste» refererer til listen over etiketter i Gmail-venstre spalte — det er nyttig fordi du kan klikke på navnet på en bestemt etikett for å søke etter alle e-poster med den aktuelle etiketten., Her i innstillinger kan du velge å vise at etiketten i listen til venstre, skjule det, eller bare vises hvis du har uleste e-poster med denne etiketten.

«Vis i e-liste lar deg vise eller skjule etikett i hovedvinduet for meldingen — med andre ord, du vil ikke se etiketten ved siden av e-posten er første linje(r). E-posten vil fortsatt være merket, men.

Og til slutt, kan du redigere hver etikett eller fjerne den helt. (Fjerne det vil ikke slette e-post, bare etiketten.,)

Administrer etiketter på en mobil enhet

Mens Gmail-etiketter må være opprettet ved hjelp av en datamaskin, og mer komplekse operasjoner må være gjort på en datamaskin, så vel, du ikke har noen alternativer til hvordan etiketter er brukt på din mobile enhet.

for Å manuelt legge til en etikett til en e-post:

• På både en iPhone og en Android-telefon, åpner e-postmeldingen du vil merke.
• Trykk på den tre-dot-ikonet i øverste høyre hjørne av skjermen.
• Velg «Endre etiketter.»
• for å Velge (eller velge bort) etikettene du vil bruke for denne meldingen.,

Hvis du bruker en iPhone, du kan legge til etiketter på mer enn én e-post på en gang:

• I din e-post liste, trykk på ikonet til venstre for hver melding du vil merke. Meldingen endres til et merke.
• Trykk på den tre-dot-ikonet i øverste høyre hjørne av skjermen.
• Velg «Endre etiketter.»
• Velg etiketter du ønsker å bruke på de meldinger.,

Du kan gjøre noen grunnleggende label ledelsen på en mobil enhet så vel, men hva du er i stand til å gjøre, er avhengig av om du bruker iOS eller Android.

for Å administrere etiketter på en iPhone:

• Trykk på den tre-linje hamburger-ikonet i øvre venstre hjørne.
• Bla ned og velg «Innstillinger.»
• Trykk på Gmail-kontoen du ønsker å justere.
• Bla ned til og velg «innstillinger for Etikett.»
• Velg merket du vil justere.
• Trykk på «Legg til…»hvis du ønsker å legge etiketten til fremtidige meldinger., Du kan angi en rekke faktorer, blant annet hvem det er fra, emne, som det er til, og ord for å inkludere eller ekskludere.
• Du kan også trykke på «Navn» for å endre navnet på etiketten, eller «Slett <navn>» for å slette etiketten.

På en Android-enhet:

• Trykk på den tre-linje hamburger-ikonet i øvre venstre hjørne.
• Bla ned og velg «Innstillinger.,»
• Trykk på Gmail-kontoen du ønsker å justere.
• Bla ned til og velg «Administrer etiketter.»
• På en Android-enhet, det eneste du virkelig kan justere er om den mobile enheten vil synkronisere etiketter med datamaskinen. Siden som kommer opp etter «Administrer etiketter» viser alle kategorier som Google inkludert (for eksempel Barne -, Sosial, osv.), og etter at alle etikettene. Det viser også om kategorier / etiketter har blitt synkronisert.
• Hvis du ønsker å synkronisere din etiketter, kan du bla ned til navnet på etiketten, og trykk på den.
• Trykk på «Sync-meldinger.,»Ingen meldinger du vil laste ned, men anvendelsen av den aktuelle etiketten til den aktuelle meldinger vil synkronisere. Du kan velge å bruke etiketter til meldingene som har kommet i løpet av de siste 30 dager eller alle meldinger.
• Når du har merket label for synkronisering, kan du velge om du ønsker å motta en varsling på telefonen hver gang en melding med denne etiketten vises.