Getty

Editorial Notă: Forbes poate câștiga un comision pentru vânzările realizate de partenerul link-urile de pe această pagină, dar asta nu afectează editorii noștri opinii sau evaluări. dacă sunteți ca mulți dintre noi, cantitatea de hârtie care intră în casa dvs. este uneori greu de manevrat. De la poștă la chitanțe la documente, este o provocare să păstrați totul organizat., În timp ce multe companii se îndreaptă spre sisteme fără hârtie, nu se simte așa atunci când te uiți la grămezi de documente financiare din casa ta.pe măsură ce luați decizii de viață și financiare, există de obicei o pistă de hârtie. Același lucru este valabil și atunci când cumpărați, vindeți sau asigurați ceva. Și după impozitare în fiecare an, există un alt teanc de documente pentru a adăuga la fișierele. Ce ar trebui să salvați și ce este bine să aruncați în colecția de gunoi din această săptămână—prin care ne referim la ceea ce trebuie să fie mărunțit și eliminat în mod corespunzător?,principalul motiv pentru depunerea documentelor financiare este să vă puteți apăra declarațiile fiscale anuale dacă este necesar, dar există și alte motive pentru a salva anumite tipuri de documente. Iată un ghid rapid despre ce trebuie să faceți cu documentele dvs. financiare: cât timp trebuie să le salvați pe cele importante, cum să stocați documentele pe care le păstrați și cum să eliminați în siguranță restul.

cât timp trebuie să păstrați documentele financiare?unele documente financiare trebuie păstrate pe termen lung. Iată o defalcare a documentelor de salvat, în funcție de timpul în care ar trebui păstrate.,când vine vorba de impozite, cel mai bine este să păstrați înregistrările fiscale timp de cel puțin șapte ani. Statutul IRS de limitări pentru audit este de trei ani. Cu toate acestea, există circumstanțe în care acestea se pot întoarce până la șase sau șapte ani, de exemplu, dacă ați raportat venituri sub 25% sau mai mult. Statutele limitărilor de stat pot varia, așa că consultați un profesionist fiscal cu privire la limitările din statul dvs.

cel mai bun pariu este să stea pe declarațiile fiscale, atâta timp cât posibil. Dacă vă confruntați vreodată cu un audit fiscal, atunci veți avea toate informațiile de care aveți nevoie., De asemenea, ar trebui să ia în considerare salvarea documentelor care verifică informațiile privind se întoarce pentru cel puțin șapte ani, cum ar fi W-2 și 1099 formulare, încasări și plăți. Dacă aveți chitanțe legate de active, cum ar fi chitanțele pentru proiectele de remodelare a casei, păstrați-le atât timp cât sunteți proprietarul.documentele care se încadrează în această categorie includ extrasele bancare și de card de credit nefiscale, declarațiile de investiții, cioturi de plată și chitanțe pentru achiziții mari., Păstrați aceste înregistrări la îndemână timp de un an dacă aveți nevoie de ele pentru a vă susține pregătirea fiscală din anul curent sau ca dovadă a venitului atunci când faceți o achiziție mare.Comisia Federală pentru comerț sugerează menținerea facturilor medicale plătite timp de un an înainte de a le arunca—cu excepția cazului în care aveți un litigiu de asigurare nerezolvat, caz în care veți păstra facturile medicale până la soluționarea litigiului. Facturile medicale sunt confuze și este înțelept să ai înregistrări la îndemână pentru a contesta plățile sau erorile.,multe bănci și emitenți de carduri de credit oferă declarații electronice acum, deci este posibil să nu fie nevoie să păstrați copii pe hârtie la îndemână, ceea ce va reduce excesul de dezordine. Dacă păstrarea altor documente pe termen lung vă face să vă îngrijorați, puteți opta să le scanați pentru a crea copii electronice și apoi să eliminați documentele originale pe hârtie.

mai puțin de un an

unele documente nu trebuie să ocupe spațiu valoros în casa dvs. pentru foarte mult timp., De exemplu, nu vă faceți griji cu privire la păstrarea chitanțelor decât dacă acestea se referă la:

• produse în garanție
• declarațiile dvs. fiscale
• creanțe de asigurare

puteți arunca majoritatea facturilor lunare după ce le plătiți sau după ce plățile au fost creditate în extrasul dvs. bancar. Dacă ajungeți să aveți nevoie să vă întoarceți pentru a verifica ceva, vedeți dacă puteți accesa facturile anterioare prin accesul la contul online. Multe companii păstrează facturile și facturile anterioare disponibile online în ultimele luni sau mai mult.,

De obicei, băncile nu vă mai trimit cecuri anulate înapoi, dar dacă ale dvs. o fac, cele mai multe cecuri anulate sunt în regulă să se rupă după ce ați verificat că extrasul dvs. bancar este corect. Unele cecuri anulate ar trebui salvate, totuși, dacă sunt legate de declarațiile fiscale, ca orice donație caritabilă.

Ce documente financiare ar trebui să păstrați pentru totdeauna?

ne-am uitat la documente care sunt în regulă de aruncat după o anumită perioadă de timp, dar există o mulțime de documente pe care ar trebui să le păstrați pe termen nelimitat., Lucrări importante pentru a salva pentru totdeauna includ:

• certificate de Naștere
• carduri de Securitate Socială
• certificate de Căsătorie
• actele de Adopție
• certificate de Deces
• Pașapoarte
• Testamente și testamentele
• Competențe de avocat
• Juridică pilitura
• arhivele Militare
• Pensionare si planuri de pensii
• Moștenire documente
• Beneficiar forme

Pentru orice le-ați cumpărat sau de asigurat, ar trebui să salvați documentele aferente pentru cel puțin atâta timp cât le dețineți sau până la garanție se termină., Nu va strica să-i țină în jurul valorii de mai mult timp, deși, doar pentru a fi în siguranță. Acestea includ titluri, acte, polițe de asigurare, documentație de garanție și multe altele.polițele de asigurare de sănătate și documentele aferente sunt importante și pentru păstrarea pe termen lung. Atâta timp cât asigurarea de sănătate este activă, ar trebui să păstrați aceste înregistrări. Dacă acoperirea dvs. sa încheiat sau v-ați mutat la o altă companie de asigurări, mergeți mai departe și aruncați documentele odată ce sunteți sigur că nu veți avea nevoie de ea. Același lucru este valabil dacă primiți prestații de invaliditate sau de șomaj. Păstrați documentația până când știți că nu mai aveți nevoie de ea.,dacă aveți înregistrări financiare sau documente de care nu sunteți sigur că veți avea nevoie, fiți precauți. Păstrați orice documente până când sunt pozitive nu aveți nevoie de ele.

cum se stochează documentele financiare

puteți reduce dezordinea prin crearea unui sistem fiabil pentru stocarea documentelor financiare. Păstrarea documentelor în siguranță este la fel de importantă., Atunci când stocarea documentelor, va doresc o soluție de stocare care este:

• Ușor accesibil
• Protejate de furt
• Protejate de mediu/vremea/daune
• Bine organizat

Dacă aveți documente pe suport de hârtie sau în format electronic, aici sunt opțiuni pentru stocarea documentelor financiare în condiții de siguranță pe termen lung.

stocarea hârtiei

multe persoane aleg să păstreze documentele stocate într-un dulap de evidență. Utilizați dosare de fișiere pentru a organiza documente de subiect, an sau o altă metodă de alegere., Cutiile bancherilor sunt o altă opțiune de depozitare, dar acestea sunt mai susceptibile la deteriorarea apei.pentru cele mai importante documente, este posibil ca un dulap standard să nu fie suficient. Utilizarea unui seif acasă poate fi o opțiune mai bună. Căutați un seif rezistent la foc și impermeabil pentru o protecție maximă. Un seif acasă nu trebuie să fie elaborat sau scump, ca ceva ce probabil ați văzut în filme (nu este nevoie de seifuri de perete ascunse în spatele operei de artă). Un simplu lockbox puteți apuca și du-te este perfect pentru stocarea documentelor în caz de incendiu acasă sau de inundații.,cutiile de valori erau o metodă populară de stocare a obiectelor de valoare, inclusiv a documentelor esențiale. Nu toate sucursalele bancare oferă astăzi cutii de valori, dar poate fi o opțiune dacă preferați să păstrați aceste documente în afara locului. Rețineți că vă aflați la mila instituției financiare cu privire la momentul în care puteți accesa seiful.

stocare electronică

Dacă doriți să vă orientați către mai puțină hârtie, există o mulțime de opțiuni de stocare digitală.,multe instituții financiare și companii vă permit acum să optați pentru facturare electronică și declarații, fie prin e-mail, fie prin acces la cont online. Unele bănci percep acum o taxă pentru declarațiile pe hârtie, deoarece documentele electronice devin mai ușor disponibile.pentru alte documente, puteți utiliza un scaner pentru a le scana în computer sau puteți face fotografii folosind telefonul mobil.

păstrarea tuturor documentelor pe computer nu este foarte eficientă și vă poate afecta sistemul., Alte opțiuni de stocare digitală includ hard disk-uri externe, cum ar fi HDD-urile și SDD-urile, care sunt soluții compacte pentru stocarea unor cantități masive de date electronice. O soluție și mai compactă este stocarea documentelor electronice pe o unitate flash, deși unitățile flash sunt, de asemenea, mai ușor de rătăcit sau de deteriorat.dacă mergeți pe ruta digitală, poate fi o idee bună să creați mai multe copii de rezervă în cazul în care una dintre ele este deteriorată sau nu reușește. Copiile de rezervă digitale ocupă mult mai puțin spațiu decât să aveți mai multe copii pe hârtie ale documentelor dvs. importante.,

o altă opțiune este de a merge cu stocare cloud-based pentru documente esențiale. Ultimii ani au vazut o explozie de soluții bazate pe cloud, inclusiv:

• Dropbox
• Google Drive
• Microsoft OneDrive
• iCloud
• Amazon Cloud Drive
• Cutie
• NextCloud
• iDrive
• Carbonite

Utilizarea cloud-de stocare bazate nu numai că economisește spațiu, dar, de asemenea, poate fi mare pentru organizarea și păstrarea documentelor securizate, deoarece cele mai multe servicii garantează protecția prin rețele criptate., Multe soluții bazate pe cloud permit accesul prin dispozitive mobile, făcând documentele dvs. accesibile aproape oriunde în lume.dacă ajungeți să alegeți o soluție de stocare digitală, asigurați-vă că nu aveți nevoie de o copie fizică sau de un document original în viitor. Ultimul lucru pe care vrei să-l faci este să distrugi ceva pentru a economisi spațiu, doar pentru a avea nevoie de el cinci ani mai târziu.

cum să eliminați documentele financiare vechi

curățarea casei dvs. de grămezi de hârtii vechi și inutile este un sentiment minunat, dar nu-l aruncați cu colectarea săptămânală a gunoiului., Majoritatea acestor documente conțin informații personale pe care nu doriți să le expuneți.potrivit unui raport al Comisiei Federale pentru comerț (FTC), peste 3.2 milioane de rapoarte ale consumatorilor au fost depuse la rețeaua Sentinel a consumatorilor în 2019, iar 20% dintre acestea au implicat furt de identitate. Aruncarea documentelor cu coșul de gunoi vă expune informațiile oricui dorește să facă o mică muncă murdară pentru a vă fura identitatea. S-ar putea să nu vă dați seama cât de multe informații sunt prezente pe vechile facturi, declarații, cecuri anulate și anulate și alte documente financiare.,

Aici e ceea ce ar putea fi prezente pe documentele pe care doriți să arunce:

• numele Complet
• adrese Fizice
• numere de Telefon
• numere de Cont
• numerele de Rutare
• permis de conducere numere
• Politica de numere
• numele de Utilizator
• Parole
• informații de Membru
• Dosarele medicale
• Semnături

cea mai bună opțiune este de a rupe orice documente care conțin informații sensibile înainte de aruncarea lor. Fie investiți într-un tocător pentru casa dvs., fie utilizați un serviciu profesional de mărunțire., Probabil veți plăti o taxă pentru acest serviciu, dar este un preț mic pentru a vă păstra informațiile personale în siguranță.

Aici sunt unele magazine de vânzare cu amănuntul care oferă serviciile de tocare:

• Office Depot
• Office Max
• Capse
• UPS Store
• FedEx Office Print & Nava Centre

Multe orașe dețin, de asemenea, gratuit de hârtie mărunțirea zile pentru rezidenți. Verificați site-ul orașului dvs. pentru informații cu privire la evenimente de genul acesta.,o viață financiară implică în mod necesar o cantitate semnificativă de documentație—de la extrase bancare lunare la documente de asigurare la diverse materiale necesare pentru a depune impozitele. Învățând ce trebuie să rămână și ce este liber să mergi, poți minimiza cantitatea de materiale pe care le acumulezi în timp.