Un nou an este peste noi, ceea ce înseamnă că este timpul pentru procesarea W-2. După cum probabil știți, IRS are cerințe detaliate pentru completarea formularului W-2. În plus, administrația de securitate socială (ssa) are termene specifice pentru momentul în care W-2s trebuie depus la agenție și livrat angajaților.mai exact ,trebuie să completați un formular W – 2 pentru fiecare angajat căruia i-ați plătit 600 USD sau mai mult în cursul anului fiscal. Această regulă este valabilă, indiferent de dimensiunea afacerii dvs., De asemenea, trebuie să depuneți fiecare W-2 la SSA și să oferiți angajaților copia formularului până la 31 ianuarie.dar a greși este uman. Deci, ce ar trebui să faceți dacă descoperiți o eroare W-2? În primul rând, știți că erorile W-2 sunt foarte fixabile, deci nu există niciun motiv de panică.apoi, vom trece peste diferitele tipuri de greșeli W-2. Apoi, vom discuta când și cum să rezolvăm aceste erori printr-un formular corectat W-2, numit și „Formularul W-2c.,”

Tipuri de W-2 greșeli

în Conformitate cu IRS, cele mai frecvente W-2 erori includ:

• Omiterea puncte zecimale și de cenți din fiecare dolar sume
• Pune semne dolar în „bani” cutii
• Nu reușesc să formatați corect angajaților nume în caseta „e”
• Introducerea greșită număr de identificare a angajatorului, sau listarea angajatului Numărul de Securitate Socială ca EIN
• Utilizarea de imprimare care este prea mare sau prea mic., FISCUL recomandă 12-punctul font Courier
• mod Eronat verificarea „planul de Pensionare” slot în caseta 13
• Nu face intrări sunt suficient de vizibile. Numai cerneala neagra este permisa
• nefolosind formularul Oficial W-2.,ors:
  • Greșit cantitatea de federale, de stat, și/sau locale impozabile salarii
  • Incorecte federale, de stat, și/sau locale impozitele retinute
  • Inexacte angajat numele, adresa, și/sau SSN
  • Necorespunzătoare de codificare pentru cutie 12
  • Inexacte Securitate Socială sfaturi sau alocate sfaturi
  • Incorecte an fiscal

  Când să utilizați Formularul W-2c

  Deși Formularul W-2c este adecvată pentru fixarea mulți W-2 greșeli, nu toate W-2 gafe nevoie de un W-2c.,preot angajat numele, adresa, sau SSN

• Incorecte EIN
• Incorecte salarii sau reținerile fiscale
• Greșit an fiscal
• Ai raportat-2 W-2s pentru un angajat în aceleași EIN, dar numai 1 ar trebui să au fost raportate
• Ai raportat-2 W-2s pentru un angajat în aceleași EIN, dar numai 1 este incorect

a nu se folosi Formularul W-2c:

• Dacă v-ați dat deja angajatul lor W-2 copia, dar nu s-a depus formularul cu SSA., În schimb, bifați caseta „Void” de pe copia A A W-2 incorect. Apoi, creați un nou W-2 cu informațiile corespunzătoare. Scrieți” corectat „pe copia angajatului noului W-2; dați această copie” corectată ” angajatului. Fișier copie a noului W-2 cu SSA, dar nu scrie „corectat”pe copia SSA
• pentru a raporta plata înapoi. În schimb, revizuiți publicația IRS 957 pentru instrucțiuni privind raportarea plății înapoi către SSA

10 sfaturi pentru completarea formularului W-2c

Sfat #1: Asigurați-vă că utilizați formularul IRS Oficial W-2c., Puteți comanda W-2s și W-2CS de la IRS online sau sunând la agenție. Sau le puteți cumpăra de la un vânzător autorizat extern, cum ar fi un important magazin de aprovizionare cu birouri.Sfat #2: dacă externalizați procesarea salariilor, inclusiv administrarea W-2, furnizorul dvs. de salarizare este probabil responsabil pentru obținerea formularelor W-2 și manipularea pregătirii, distribuției și corecțiilor W-2., revizuire IRS’ Instrucțiuni Generale pentru Formularele W-2 și W-3, care includ următoarele 3 secțiuni pentru rectificarea W-2 erori:

1. instrucțiuni Generale, cum ar fi atunci când și cum să depună Formularul W-2c (și Formularul W-3c — formularul de transmitere)
2. situații Speciale, cum ar fi corectarea doar a angajatului numele și/sau SSN, inexacte an fiscal sau EIN, sau mai mult de 1 W-2 pentru același angajat
3. instrucțiuni Specifice, cum ar fi modul de a finaliza fiecare W-2c cutie

instructiuni varia, în funcție de tipul de eroare.,

Sfat #4: notați situațiile în care un W-2c este opțional. De exemplu, dacă W-2 reflectă salariatului greșit adresa, dar totul altceva este corectă și că deja am depus W-2 cu SSA, puteți face o corecție în unul din trei moduri:

1. Da angajatului un nou Formularul W-2, cu adresa corecta., Scrie „REEDITAT DECLARAȚIE” pe noi copii, dar nu Copia Un fișier cu SSA
2. Furnizeze un Formular W-2c la angajatul care arată adresa corectă în rubrica „i”, dar nu Copia Un fișier de pe W-2c cu SSA
3. Pune W-2 cu adresă incorectă într-un plic afișarea adresa corectă și îl va livra la angajat

De cele 3 alternative, doar #2 necesită un W-2c.

Sfat #5: puteți face modificări la stat sau local W-2 informații pe Formularul W-2c., Dar dacă acestea sunt singurele modificări, nu depuneți W-2c cu SSA. În schimb, fișier W-2c cu statul sau Agenția de administrare locală (pe baza cerințelor lor de raportare) și să dea angajatului copia lor.Sfat #6: Dacă nu sunteți sigur că un W-2c este abordarea corectă pentru rezolvarea unei erori W-2 sau dacă aveți nevoie de clarificări cu privire la instrucțiunile IRS, solicitați sfaturi de specialitate. Amintiți-vă, scopul W-2c este de a repara problema, nu de a crea un alt pas faux.

Sfat # 7: nu uitați să trimiteți formularul W-3c, care este un rezumat al tuturor W-2CS trimise, cu trimiterea W-2c., Dacă W – 2CS sunt pentru ani fiscali diferiți, depuneți un W-3c separat pentru fiecare an fiscal.sfat #8: fișier W-2c și să furnizeze o copie a angajatului cât mai curând posibil, după detectarea erorii W-2. SSA recomandă angajatorilor să depună W-2s și W-2CS online pentru a economisi timp și a ajuta la îmbunătățirea preciziei.sfat 9: încercați să pregătiți și să furnizați W-2 mai devreme, înainte de termenul limită din 31 ianuarie. Acest lucru vă poate ajuta să prindeți prompt și să remediați problemele W-2.sfat #10: nu ignora greșelile W-2., Dacă un angajat aduce problema în atenția dumneavoastră și nu reușesc să-l abordeze, ei pot depune o plângere împotriva ta la IRS. Vă puteți confrunta cu sancțiuni pentru a nu depune un W-2 corect și în timp util.

exemplu: pentru pilitura din cauza Dec. 31, 2019, pedeapsa este de 50 USD pe formularul W – 2 depus corect în termen de 30 de zile de la termenul limită, până la pedeapsa maximă pentru anul (194,500 USD pentru întreprinderile mici). Pedeapsa maximă pentru a nu depune un W-2 corectat este de 270 USD pe formular. Puteți evita pedeapsa dacă eroarea este ” inconsecventă „sau dacă puteți afișa” cauza rezonabilă.,”

concluzie

informațiile din formularul W-2 al angajaților dvs. au impact asupra declarațiilor fiscale federale și aplicabile de stat sau locale. Prin urmare, datele trebuie să fie precise. Dacă angajatul și-a depus deja declarațiile până la emiterea unui W-2 corectat, în funcție de tipul de eroare, poate fi necesar să-și modifice returnarea. De asemenea, este posibil să fie necesar să modificați declarațiile fiscale de angajare ale afacerii dvs.